12 puntos por ganar: Cómo organizar un evento deportivo.

Organizar un evento puede ser estresante, pero pocos eventos presentarán tanta acción como un evento deportivo.

Así que hemos reunido una guía sobre cómo organizar un evento deportivo, para que tenga probelmas en el día del evento.

Siga leyendo para descubrir…

• Qué cosas controlar dos veces ese dia.
• Cómo informar a su equipo.
• Qué preparar para los asistentes y deportistas.
• Cómo promocionar el evento con imágenes.
• Qué hacer una vez que todo haya terminado.

1. Comprobar el pronóstico del tiempo.

Si su evento deportivo se lleva a cabo afuera, es esencial que verifique el pronóstico del tiempo el día del evento.

Es posible que lo haya comprobado por adelantado, pero, como todos sabemos, el clima puede cambiar al caer un centavo.

Esto es particularmente cierto si usted vive en una ciudad como Londres, donde puede experimentar las cuatro estaciones en un solo día.

Consejo: Puede utilizar el sitio web de Met Office para consultar el pronóstico del tiempo para el Reino Unido, pero haga una referencia cruzada con otras fuentes, como BBC Weathery Accuweather.

2. Informar a su equipo de eventos deportivos.

Es crucial que informe a su equipo de eventos antes de que lleguen los asistentes y los atletas.

Puede imprimir un programa para el evento y entregarlo a todos los miembros del equipo y voluntarios, para que todos estén en la misma página, literalmente.

Asegúrese de que el voluntario de primeros auxilios tenga todo lo que necesita en caso de un accidente o lesión del jugador.

Sus voluntarios deben tener todas las herramientas necesarias para hacer su trabajo. También deben saber quién es la persona de contacto en caso de cualquier problema durante el evento.

El objetivo de la sesión informativa del equipo es asegurarse de que minimiza la cantidad de microgestión que tiene que hacer una vez que todo comienza.

Consejo: Lea nuestra guía sobre cómo evaluar el desempeño del equipo de un evento para que sepa qué detalles cubrir durante la sesión informativa.

3. Hacer una ronda de salud y seguridad.

Cuando organiza un evento deportivo, es una buena idea realizar un control de salud y seguridad el mismo día del juego.

Como buen planificador de eventos, habrá realizado de antemano toda la planificación de salud y seguridad. Pero siempre es una buena idea volver a verificar en caso de que algo haya cambiado.

Consejo:Consulte nuestra guía de salud y seguridad para eventos a fin de aprender todo lo que necesita saber.

4. Comprobar cualquier equipo técnico.

Si está organizando un evento deportivo más grande, es posible que necesite micrófonos, sistemas de sonido e incluso un escenario para comunicarse con los asistentes.

Asegúrese de que todos los equipos técnicos estén funcionando como deberían. De esa manera, sabe que no habrá ningún problema técnico cuando necesite hacer anuncios.

También debe evitar los problemas con el sonido si necesita alertar a alguien en caso de que algún atleta se lesione durante el juego.

Consejo: Lea esta guía sobre cómo realizar una prueba de sonido sin estrés para que esté preparado.

5. Preparar el equipamiento deportivo.

¿Está suministrando el equipamiento para los deportistas? Entonces, asegúrese de que todo esté listo y preparado para cuando lleguen. Si los atletas traen su propio equipo, entonces también debe proporcionar un espacio para que puedan almacenarlo.

Consejo: Puede encontrar buenas ofertas en equipos deportivosonline o encontrar equipo deportivo de segunda manodecente en eBay.

6. Sacar los refrescos.

No importa qué tipo de evento deportivo organice, es importante que los atletas (y los asistentes) se mantengan hidratados.

Si las entradas para su evento deportivo incluyen refrigerios, asegúrese de alinear las bebidas de bienvenida para cuando lleguen los invitados.

También debe abastecerse de abundante agua embotellada para los atletas. Es probable que también aprecien algunos bocadillos, como las barras de frutas y proteínas.

Consejo: Use esta guía para bebidas veraniegas para eventos deportivos como inspiración.

7. Alinear los premios.

Si los atletas compiten por los premios, prepárelos para asegurarse de que los trofeos estén pulidos y perfectamente alineados para que todos los vean.

Si está regalando premios particularmente valiosos, asegúrese de tener la seguridad adecuada en orden.

Consejo: ¿Todavía no ha ordenado los trofeos? Echa un vistazo a este proveedor de premios y medallas.

8. Registrar y informar a los asistentes.

En caso de un gran evento deportivo, es vital que prepare la mesa de registro para poder estar al tanto de todos los que llegan. También hará que sea más fácil hacer un seguimiento de quienes no asistieron.

También es una buena idea tener a mano algunos programas de eventos que pueda usar para informar a los asistentes. Incluya un mapa si hay más de un juego a la vez.

Consejo: Puede utilizar un sitio web como Canva para diseñar un programa de eventos de forma rápida y sencilla.

9. Tomar fotos y grabar video.

Es increíblemente importante preparar cámaras de video y tener un fotógrafo dedicado en el lugar para documentar el evento deportivo.

Los fanáticos de los deportes aman revivir los eventos después de que sucedieron. Las imágenes y las secuencias de video también serán invaluables para el seguimiento de su evento y la promoción de las redes sociales.

Consejo: Lea nuestra guía sobre cómo encontrar y calificar a un fotógrafo de eventos.

10. Alentar el intercambio de redes sociales.

Usted no es el único que podría estar interesado en compartir lo que está sucediendo durante el evento deportivo.

Debería animar a los asistentes, atletas y voluntarios a compartir las actualizaciones de los eventos en las redes sociales.

Cree un hashtag de eventos para plataformas de redes sociales como Instagram y Twitter. De esa manera, será fácil para todos en las redes sociales seguir lo que está sucediendo.

Consejo: Lea esta guía para conocer los por qué y cómo crear un hashtag de eventos.

11. Entregar los premios.

Una vez que los atletas logran una actuación espectacular, es hora de entregar los premios.

La ceremonia de premiación es su oportunidad de brillar como anfitrión del evento. Si no se siente cómodo hablando en público, haga arreglos para que lo haga un miembro de su equipo.

12. Empacar y decir adiós.

Cuando todo esté dicho y hecho, es hora de decir adiós a todos los asistentes. Agradezca a los atletas por su excelente desempeño y empaque todo el equipo.

Si ha organizado el evento en el exterior, debe tener mucho cuidado para asegurarse de que no quede basura. No solo será perjudicial para el medio ambiente, sino que también podría incurrir en multas.

¿Ya está agotado?

Espero que no.

Limpie su frente, almacene electrolitos y prepárese para la ronda final: el seguimiento.