14 preguntas para hacerle a un planificador de eventos (+ herramientas para evaluar sus respuestas).

Es fácil armar una descripción del trabajo y colocarlo en un sitio de trabajo. Pero, ¿sabe qué preguntas hacerle a un organizador de eventos cuando los tiene que entrevistar para un trabajo?

En este artículo, cubriremos…

• Los beneficios de contratar un planificador de eventos.
• Donde encontrar buenos candidatos.
• Que preguntas hacerles.
• Cómo evaluar sus respuestas.

¿Por qué debería contratar un planificador de eventos?

Puede haber muchas razones por las que quizás desee contratar un planificador de eventos. Aunque un buen planificador de eventos no es barato, a menudo pueden evitar que cometa errores costosos.

1. Manejo del tiempo.

Hay muchas cosas que hacer en relación con la organización de un evento, y el tiempo es su activo más valioso. Un planificador de eventos experimentado puede ayudarlo a optimizar el proceso y ahorrarle tiempo.

2. Administración del presupuesto.

Aunque el tiempo es valioso, también lo es el dinero. Un buen planificador de eventos puede ayudarlo a administrar el presupuesto de su evento y negociar con lugares y proveedores en su nombre para que pueda obtener un buen trato.

3. Manejo de estrés.

La planificación de eventos se cita frecuentemente como uno de los trabajos más estresantes del mundo. Viendo que tendrá muchas otras cosas en que pensar, ¿por qué no subcontratar el estrés adicional a un profesional?

¿Dónde buscar planificadores de eventos?

Ahora que comprende los beneficios de contratar un planificador de eventos, veamos algunos lugares donde puede encontrar candidatos calificados para organizar su evento.

1. Approved Index.

Approved Index es un directorio de administración de eventos que, en el momento de redactar este informe, tiene casi 200 planificadores de eventos en su sitio. También puede filtrar los resultados por ubicación.

2. Event.org.uk.

A pesar de que event.org.uk parece haber sido diseñado por un adolescente en los años 90, tiene muchas empresas de gestión de eventos activas en orden alfabético.

3. Bizzabo.

El proveedor de software de gestión de eventos Bizzabo tiene un completo directorio de empresas que se ocupan de la producción, planificación y comercialización de eventos.

4. Event Services Directory.

Event Services Directory hace honor a su nombre. No solo puede encontrar planificadores de eventos, sino también proveedores de equipos, empresas de catering y entretenimiento corporativo.

5. CrunchBase.

Aunque CrunchBase no es realmente un directorio de gestión de eventos, tienen una lista de más de 650 planificadores de eventos de toda Europa. Como beneficio adicional, también muestra diferentes figuras de negocios.

6. AEO.

La Asociación de organizadores de eventos tiene una lista de planificadores de eventos que son miembros de la asociación. Actualmente hay más de 80 para elegir dentro del directorio de la asociación.

Aquí están las preguntas para hacerle un planificador de eventos.

Ahora sabe por qué podría necesitar contratar un planificador de eventos y dónde encontrarlos. Va muy bien hasta aquí. Vamos a adentrarnos en las catorce preguntas para hacerle un planificador de eventos durante la entrevista.

1. ¿En qué se especializa?

La mayoría de los planificadores de eventos se especializarán en cierto tipo de evento, que puede ser cualquier cosa, desde bodas hasta conferencias de negocios. Asegúrese de que su área de especialización se alinea con su evento.

2. ¿Qué servicios ofrece?

La planificación de eventos consta de muchas partes móviles, así que asegúrese de que su planificador de eventos pueda satisfacer todas sus necesidades. Los ejemplos incluyen buscar oradores y organizar el catering.

3. ¿Qué está incluido en su tarifa?

Establezca lo que obtendrá por su dinero y lo que le costará más. Póngase de acuerdo con una tarifa fija, por hora o por comisión, y determine los cargos adicionales, como gastos de viaje y personal de apoyo.

4. ¿Quién trabajará en el evento?

Averigüe quién es su principal punto de contacto y cuántas otras personas participarán en la organización de su evento. Obtenga una visión general de quiénes son todos y cómo contactarlos. (Es posible que también desee pensar en preguntas para entrevistas separadas para el personal del evento).

5. ¿Cuánto tiempo necesitará?

El tiempo que su organizador de eventos necesita para organizar su evento dependerá del tamaño y tipo de su evento, así como de cuántos otros eventos estén trabajando al mismo tiempo.

6. ¿Cómo elige el lugar para un evento?

El lugar a menudo será el gasto más grande en el presupuesto de su evento, por lo que es importante que el organizador del evento lo elija con cuidado. Haga esta pregunta para medir su atención al detalle.

7. ¿Tiene contactos con buenos proveedores?

Elija un planificador de eventos que tenga buenas relaciones con los proveedores que proporcionan equipos, decoración, transporte, catering y entretenimiento. De esa manera, es probable que consiga un buen trato.

8. ¿Cómo administra el presupuesto del evento?

El dinero siempre es un problema cuando se planifica un evento, ya que es fácil perder el control del presupuesto. Pregunte cómo el planificador de eventos administrará el presupuesto y evitará gastar demasiado.

9. ¿Cómo maneja la línea de tiempo?

Al igual que el dinero, el tiempo es un factor crítico en la organización de eventos. Es una pregunta importante que hacer porque su planificador de eventos podría hacer malabarismos con varios eventos a la vez, lo que es un gran desafío.

10. ¿Con qué tecnología está familiarizado?

Existe una amplia gama de herramientas de gestión de eventos disponibles para ayudar a los organizadores de eventos a organizar su tiempo, dinero, marketing y venta de entradas. Averigüe con cuáles está familiarizado su candidato.

11. ¿Cómo gestiona la seguridad del evento?

La salud y la seguridad son importantes cuando se trata de eventos, al igual que las diferentes pólizas de seguro que tendrá que contratar. Pregúntele a su organizador de eventos cómo realiza las evaluaciones de riesgo.

12. ¿Cuáles son sus políticas de cancelación y reembolso?

Al igual que con cualquier otro proveedor de servicios, siempre debe saber qué sucede si cancela o desea un reembolso. Asegúrese de que esté estipulado claramente en el contrato que firma para evitarse sorpresas.

13. ¿Tiene alguna certificación oficial?

Si bien las certificaciones no son muy importantes, puede ser tranquilizador si su planificador de eventos tiene algunas. Pregunte sobre su educación oficial y es son parte de alguna asociación de la industria.

14. ¿Cómo mide el éxito del evento?

Finalmente, es esencial que esté de acuerdo con las métricas para el éxito. Pregunte qué datos evalúa y cómo ha incorporado los comentarios de clientes anteriores para mejorar su rendimiento.

Herramientas para ayudar a evaluar las respuestas del planificador de eventos.

No hay muchas herramientas específicas para los eventos cuando se trata de evaluar las respuestas que recibe. Sin embargo, hay muchas herramientas útiles diseñadas para evaluar las respuestas a las entrevistas de trabajo.

Estos son algunos de los que puede modificar para ayudarlo después de la entrevista:

• Manager Foundation ha proporcionado un completo y personalizable formulario de evaluación de entrevista de trabajo.
• El departamento de recursos humanos del Gobierno de Vermont tiene un fácil y rápido formulario de evaluación que también puede utilizar.
• MaRS tiene una guía sobre cómo diseñar preguntas para la entrevista a fin de que luego sea fácil calificar las respuestas.

Preguntar libremente.

Hay muchas preguntas relevantes para hacer a un planificador de eventos antes de que considere contratarlo. Preguntarles al principio le ahorrará muchos dolores de cabeza y malentendidos más adelante.

¿Ha contratado un planificador de eventos en el pasado? Comparta sus experiencias con la comunidad dejándonos un comentario en la sección a continuación.