No existe tal cosa como saber demasiados consejos de planificación de eventos. Un evento, no es un camino fácil de planificar y ejecutar, por lo que necesitará tantas herramientas en su arsenal como sea posible.
Hemos reunido aquí una lista de 17 invaluables consejos para la planificación de eventos. Esperamos que hagan su vida como planificador de eventos un poco más fácil.
Algunos de los consejos que veremos en este artículo le enseñarán cómo…
- Armar un plan de batalla.
- Utilizar software de planificación.
- Recopilar y utilizar datos.
- Gestionar su tiempo y dinero.
- Encuentra y prepara un local.
- Obtener el tiempo correcto.
- Encontrar un socio de venta de entradas.
- Sincronizar aplicaciones.
- Automatizar tareas.
¿Listo para rodar? Aquí vamos.
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Consejo Nro. 1: Pensar en grande (y luego desescalar).
Describa cómo se vería el evento perfecto si no hubiera restricciones. Describa cada aspecto del evento.
Luego regrese con un bolígrafo rojo y escriba con lo que estaría feliz de conformarse. Ahora tiene un rango dentro del cual puede trabajar y gestionar sus propias expectativas.
Consejo Nro. 2: Usar software de planificación de eventos.
Hay una serie de programas de planificación de eventos disponibles para su uso. Lo ayudarán a administrar su lista de tareas, presupuesto y fechas límite.
Lea nuestra guía en Las Mejores Herramientas Online Gratuitas de Planificación de Eventos para ver algunas de ellas.
Consejo Nro. 3: Recopilar datos (y usarlos).
Los datos son excelentes porque le permiten medir su éxito y predecir los resultados. Si no tiene datos de eventos anteriores, debe comenzar a recopilarlos ahora.
Mire los patrones de compra y la presencia online de sus invitados. Alternativamente, puede realizar encuestas y ver estudios de casos de eventos similares a los suyos.
Consejo Nro. 4: Administrar su tiempo de manera eficiente.
Como es muy probable que trabaje de forma independiente, es importante que estructure su día. Use una aplicación de calendario para programar sus tareas y tiempos de descanso.
También debe permitirse un búfer en caso de retrasos inesperados.
Consejo Nro 5: Crear un presupuesto realista.
A nadie le gustan las hojas de cálculo, pero son un mal necesario. Cree un presupuesto basado en su visión (ver Consejo Nro. 1).
Luego realice un seguimiento con una hoja de cálculo o un software de planificación de eventos (consulte el Consejo Nro. 2) para asegurarse de mantenerlo.
Consejo nro. 6: Pensar en fondos adicionales.
La etapa de planificación de un evento no es un momento demasiado temprano para pensar en la financiación. Después de todo, acaba de crear un presupuesto.
Afortunadamente, hay formas en que puede mejorar sus finanzas. Haga una lista de posibles patrocinadores de eventos o piense en una posible financiación colectiva de su evento.
Consejo Nro. 7: Buscar lugares (e instalaciones).
Su elección del lugar debe reflejar el tema de su evento y su presupuesto. Pero también debe tener todas las facilidades que necesita.
Piense en la ubicación, los asientos, el WiFi, la seguridad, el catering, la iluminación, el sonido y cualquier otra cosa que pueda necesitar. Asegúrese de que el lugar que elija tenga todo en su lista.
Consejo Nro. 8: Redactar contratos detallados.
Siempre tenga contratos detallados entre usted, el lugar, el entretenimiento y cualquier otra persona involucrada. Busque asesoramiento legal si es necesario.
Asegúrese de que las presupuestos que obtenga tengan todo incluido. No quiere una cuenta sorpresa al final del evento.
Lea la letra pequeña y asegúrese de que no pueda haber malentendidos.
Consejo Nro. 9: Visitar el lugar antes del evento.
La mayoría de los eventos tendrán sitios web con imágenes bonitas e incluso una visita virtual de 360 grados. Pero debe ir allí en persona de antemano.
Póngase en los zapatos de sus invitados y piense en que los impresionará. Lo ayudará a visualizar su evento y la experiencia que creará.
Consejo Nro. 10: Encontrar lugares para autofotos.
Intenta encontrar algunos lugares para hacer autofotos mientras esté en el lugar. Ayudará a aumentar sus menciones en las redes sociales, que solo pueden ayudar a sus esfuerzos de marketing más adelante.
Puede crear un muro de autofotos si coloca deliberadamente un telón de fondo a la entrada del lugar. De esa manera, sus invitados pueden compartirlo en Instagram en un primer instante.
Consejo Nro. 11: Esperar lo inesperado.
Muchas cosas pueden salir mal cuando planea un evento. Si su evento es al aire libre, debe vigilar el clima.
Si su evento es en una ciudad grande como Londres, debe tener en cuenta los retrasos en el trafico y las huelgas de metro. Cualquier cosa podría pasar. Esté preparado para ello.
Consejo Nro. 12: Tener cuidado con eventos que compiten (y festivales).
Desea asegurarse de que su evento no esté en conflicto con un competidor cuando programe la fecha.
Del mismo modo, debe tener cuidado con los días festivos con los que pueda chocar su evento. Dependiendo de su público objetivo, también debe planificar fuera de las vacaciones populares.
Consejo Nro. 13: Encontrar un socio de venta de entradas confiable.
Elija un sitio o plataforma de venta de entradas que le facilite la vida. Asegúrese de que acepten todas las formas de pago y se integren con sus otras plataformas.
Un nombre bien conocido también le dará credibilidad a su evento.
Consejo Nro. 14: Conectar sus cuentas de redes sociales.
Aunque las redes sociales pertenecen a la fase de marketing de su evento, ahora es el momento de prepararlo.
Use un agregador como Buffer o Hootsuite para conectar todas sus cuentas de antemano.
Consejo Nro. 15: Automatizar, automatizar, automatizar.
Descubra cuántos aspectos de su evento puede automatizar. Programe correos electrónicos y publicaciones en redes sociales.
Sincronice su aplicación de venta de entradas con su CRM o software de gestión de eventos. Automatice todo.
Consejo Nro. 16: Hacer una lista de verificación.
Cree una lista de verificación, ya sea física o digital. Trello es una buena aplicación para listas de verificación. La pluma y el papel también funcionan bien.
Solo asegúrese de tener una consigo en todo momento. Lo ayudará a hacer un seguimiento del progreso.
Consejo Nro. 17: Seguir aprendiendo.
Es fácil quedar atrapado en las rutinas, especialmente si ha estado en el juego por un tiempo. Pero las tendencias y los avances tecnológicos no descansan. Usted tampoco debería.
Lea libros electrónicos (y libros reales), tome cursos cortos y cree una alerta de Google para las noticias de la industria.
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¿Aprendió algo?
Esos son todos nuestros nuestros consejos de planificación de eventos… por ahora. Siempre estamos en la búsqueda de más técnicas para facilitar su vida como organizador de eventos.
Si tiene alguna sugerencia de planificación de eventos que no hemos cubierto, nos encantaría saber de usted en los comentarios a continuación. ¡Compartir es demostrar interés!
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