5 razones por las que fallan los eventos (y qué hacer al respecto).

Se supone que los eventos son agradables.

¿Cómo se asegura de que todos pasen un buen momento y el dinero se filtre? ¿O que asistan las personas adecuadas?

Si desea mantenerse en el camino del éxito, aquí hay cinco errores de planificación de eventos que debe evitar.

1. No conocer a su público.

No conocer que su público es como tomar una foto en la oscuridad.

Vamos a pintar un escenario que puede llevar a un evento fallido. Ha creado un gran evento empresarial para ayudar a lanzar su nueva plataforma de gestión de proyectos.

En el gran día, la sala de conferencias está llena de estudiantes de negocios y gerentes junior. Solo hay un puñado de gerentes de marketing: los grandes tomadores de decisiones. No va a conseguir muchas ventas. Está en problemas.

¿Qué salió mal?

Usted lanzó un evento sin tener en mente a un público objetivo claro y lo promocionó a las personas equivocadas. Debe comenzar con un público claro en mente para dar a sus eventos una oportunidad justa de éxito.

¿Cómo identifica a su público objetivo?

Aquí hay algunos consejos rápidos:

Crear una persona de cliente.
Crear una persona vívida y detallada del cliente está muy extendido en el marketing. Una persona es una representación semi-ficticia de la persona que usted esperaría en su evento. Comience por identificar sus:

• Edades.
  ¿Son los Gen Xers, los millennials o un público mayor?
• Género.
  ¿Es más probable que sus asistentes sean hombres o mujeres?
• Nivel de ingreso o descripción del trabajo.
  Esto influirá en el nivel de exclusividad al que debe aspirar, entre otras cosas.

Otras variables vitales pueden incluir ubicación, pasatiempos e intereses.

Consejo: Para obtener más información sobre el desarrollo de las personas de los clientes, consulte esta guía.

Realizar una Investigación.

Aprende más sobre los hábitos de su persona a través de la investigación. Puedes hacerlo a través de:

1. Encuestas.
   Envíe encuestas a través de servicios web como SurveyMonkey o cuestionarios en papel.
2. Entrevistas.
   Encuentre un área de alto tráfico donde su persona pueda estar. Las ferias comerciales, por ejemplo, son sitios razonables. Hágales algunas preguntas sobre las expectativas de su tipo de evento.
3. Grupos de enfoque.
   Encuentre un pequeño grupo de personas que se ajusten a su persona ideal. Involúcrelos en discusiones grupales y sesiones de preguntas y respuestas.
4. Estudiar datos anteriores.
   Herramientas como gov.uk pueden ayudar a identificar datos demográficos clave o revisar formularios de autorización de eventos pasados.

Consejo:Para obtener más detalles, consulte nuestra guía sobre las 6 mejores maneras de identificar al público objetivo para un evento.

2. No saber por qué asisten a los eventos.

Así que ahora tiene información sobre la percepción de su público objetivo. La siguiente pregunta es: «¿Qué valor agrega su evento a sus vidas?» ¿Sabe por qué querrían asistir a su evento?.

Como planificador de eventos, esta es la pregunta definitiva. Vivimos en una época donde las personas anhelan experiencias personalizadas. También son muy selectivos en cuanto a los eventos en los que desean pasar su tiempo.

La «Decisión de asistir a un estudio» de 8,992 encuestados indica que:

• 92% asisten a eventos para aprender.
• El 78% está buscando la ubicación correcta para el evento.
• El 76% quiere oportunidades para conectarse y formar redes.

 

Compare esta información con público objetivo para elaborar su propuesta de valor. ¿Sus necesidades de aprendizaje, viajes, redes o inversión son más importantes? Encuentre formas en que pueda cumplir con sus expectativas.

Consejo: ¿Necesita más ayuda para crear un valor fantástico? Eche un vistazo a esta guía.

3. Marketing de redes sociales mal pensado.

Las plataformas de redes sociales son las herramientas ideales de promoción de eventos para los planificadores de eventos. Los millennials son el grupo de edad con más probabilidades de asistir a un evento. Un 67% de los millennials son muy optimistas en cuanto a los eventos (seguidos de cerca por el 66% de los Gen Xers).

La forma más fácil de dirigirse a estos dos grupos es a través de las redes sociales y las interacciones online. SproutSocial dice que es probable que el 75% de todas las personas paguen esa entrada al evento en las redes sociales.

No subestime la importancia del marketing de eventos.

Caso en cuestión: un comercializador de Google para Emprendedores en el Campus de Londres organizó un evento sobre piratería y seguridad cibernética. Usted pensaría que un gran contenido, una gran marca y un gran respaldo corporativo serían suficientes para obtener los números.

Realmente no.

El evento tuvo solo 18 asistentes, viendo presentaciones fantásticas en un mar de asientos vacíos. No se hizo mucho para promocionar el evento, y el marketing en las redes sociales habría marcado la diferencia.

Pero tenga cuidado. Una promoción mal pensada en las redes sociales puede ser la pesadilla de su evento.

¿Recuerda la debacle de «Spread the Cheer» de Starbucks?

Una campaña automatizada de #spreadthecheer que se transmite en vivo a una pantalla grande suena bien. Dejar la alimentación sin tripulación fue definitivamente una mala idea.

¿Qué le parece el anuncio publicitario en las redes sociales de H&M «Coolest Monkey in the Jungle»?

Consejos para marketing de eventos en redes sociales.

No ser demasiado agresivo.
Empujar su evento y no conectarse con su público los alejará. En su lugar comparta, interactúe y comprométase con ellos.

Entender cómo funcionan las redes sociales.
Los hashtags, por ejemplo, pueden ser fácilmente secuestrados. Herramientas como Everwall pueden darle derechos de moderación. No hacer spam a su público. Asegúrese de publicar siempre contenido relevante e interesante. Buffer puede ayudarlo con la programación de las redes sociales.

Consejo: Asegúrese de estar al tanto del marketing de su evento con estos «11 pasos comprobados para una sólida estrategia de marketing de eventos».

4. Falta de originalidad.

Las ideas originales y creativas son difíciles de encontrar. Pero son la clave del éxito. La competencia en el campo de eventos es intensa. Un evento original también puede ser uno que presente ideas no tan nuevas de una manera nueva.

La singularidad de su evento no debe estar vinculada a la idea en sí misma. La planificación y la entrega también son importantes.

Un evento original debe impresionar y sorprender a sus asistentes. World’s Biggest Coffee Morning — una exitosa iniciativa de recaudación de fondos para el cáncer por Macmillan Cancer Support — brinda un buen giro a su idea de caridad cotidiana. Recaudan fondos pidiendo y permitiendo a las personas organizar mañanas de café con amigos, compañeros de trabajo o familiares.

En el otro extremo del espectro se encuentran los festivales de música de campamentos de vacaciones en peligro de extinción, como Safe as Milk o Down to the Woods Festival. Han sido cancelados debido a la baja venta de entradas. Sus alineaciones repetitivas parecen ya no capturar a las multitudes.

Si quiere ser más original…

… aquí hay algunas maneras en que puede hacer que su evento sea verdaderamente único:

Crear un tema original.
¿Qué hay de darle sabor al ambiente del evento? Dele rienda suelta a su imaginación y busque inspiración. Visite foros y blogs de ideas afines, como el Blog de Event Manager.

Consejo: Para obtener ayuda sobre cómo crear un tema de evento, consulte Cómo elegir un tema de evento (y qué incluir)

Usar tecnología para estimular a los asistentes el día del evento.
Use la tecnología de realidad virtual y aumentada para mantener a los asistentes comprometidos y activos durante el evento. Invítelos a las encuestas en sus teléfonos inteligentes durante las sesiones. Muestre sus resultados en tiempo real en pantallas grandes, utilizando gráficos para despertar más interés.

Consejo: Para inspirarse en el uso de la tecnología RV para eventos, eche un vistazo a este artículo.

5. Ignorar la ley de Murphy.

El Fyre Festivales un excelente ejemplo de un evento bien financiado que fracasó debido, en gran parte, a la falta de buenas habilidades de planificación de eventos.

¿Significa esto que todos los eventos bien planificados van según lo planeado? No.

Pero los buenos planificadores entienden la Ley de Murphy. Los momentos peludos extraños son muy comunes en el mundo de la planificación de eventos. Mantener los platos girando es parte del trabajo.

Siempre realice una evaluación de riesgos y anote todos los planes de contingencia por escrito.

Posibles problemas de última hora y cómo solucionarlos.

Algunos de los desastres más comunes en eventos incluyen…

1. Clima inclemente:
Diseñe un plan de clima húmedo para ser comunicado a todos los asistentes. Si es una contingencia de interior, hágales saber. Comparta los detalles de cancelaciones, reembolsos y reprogramaciones de antemano. Siempre se puede utilizar una plataforma de venta de entradas online. Esto puede ayudarlo a salvar la cara y procesar los reembolsos causados por las interrupciones de última hora.

2. Una muchedumbre demasiado grande.
Supervise atentamente sus registros. Limitar las entradas y establecer una lista de espera. O considere mudarse a un lugar más grande.

3. No aparece nadie.
Este escenario prevalece con eventos mal comercializados y con asistencia gratuita. Involucrese con plataformas de monitoreo de ventas de entradas en tiempo realpara mantenerse por encima de los números.

Consejo: Consulte nuestra Lista de las mejores herramientas de planificación de eventos online gratuitas para ayudarlo a mantenerse al tanto de las cosas.

Hacer que los eventos sean un éxito.

Es doloroso ver cómo un evento prometedor falla por los errores anteriores.

Esperemos que ahora sepa de qué debe cuidarse y cómo evitar que el mejor evento falle.

¡Ahora vaya y haga eventos memorables para sus asistentes!