8 consejos para organizar un evento corporativo por primera vez.

Se ha ofrecido para organizar un evento corporativo en su empresa. El problema es que usted es el Jon Snow de la planificación de eventos; no sabe nada.

¿Y ahora que?

Las horas corren y no tiene tiempo para hacer un curso de planificación de eventos. Por eso está aquí: para tener un curso intensivo sobre cómo llevar a cabo su primer evento corporativo.

Siga leyendo para saber cómo:

• Definir el objetivo del evento.
• Comprimir todo en tareas manejables.
• Crear un presupuesto realista.
• Elegir una fecha apropiada.
• Crear una linea de tiempo.
• Armar un equipo.
• Encontrar un lugar adecuado.
• Promover el evento.

Al final de este artículo, será menos Jon Snow y más Bran Stark.

1. Empiece por el final.

Si suena como ingeniería inversa, es porque lo es.

Cuando se dispone a organizar un evento, es fácil quedar atrapado en los detalles inmediatos. Pero todos los proyectos necesitan una visión y un plan macro antes de profundizar en los detalles.

Piense en lo que quiere que sus colegas y jefes obtengan del evento. ¿Es una red? ¿Educación? ¿Un buen momento? ¿Los tres?

¿Qué está exactamente organizando?

Es una…

• conferencia o seminario
• Una feria
• Un retiro de la compañía
• Fiesta de Navidad
• Evento de formación de equipos
• Lanzamiento de un producto

También es crucial atender a su público objetivo. Las expectativas de sus invitados dependerán de la industria y del grado de pago. Comience con el final y deje que determine el plan de batalla.

2. Haga una lista de los componentes.

Una vez que tenga una idea general de cómo debería ser el evento, es hora de segmentar su plan. Determine cada componente que se requiere para que sea un éxito.

Dependiendo del evento, necesitará lo siguiente:

• Lugar.
• Decoración.
• Alimentos y bebidas.
• Entretenimiento.
• Marketing colateral.
• Transporte.
• Alojamiento.
• Venta de entradas.

Recuerde que, al principio, no importa cuán grande parezca un proyecto. Lo único que importa es que pueda descomponerlo en componentes pequeños y manejables.

Abra Google Docs y Sheets y segmente su plan en tareas individuales. A continuación, priorícelos según la urgencia.

3. Establezca un presupuesto.

Puede que no esté en condiciones de establecer su propio presupuesto para el evento. De hecho, los planificadores de eventos rara vez cuentan con fondos ilimitados para trabajar.

Esta bien. Puede conformarse con lo que tiene. Incluso es posible organizar un evento de presupuesto cero si se trata de eso.

Regla N 1 para establecer un presupuesto: Sea realista y deje un 10% en reservas.

Una vez que sepa cuánto tiene que trabajar, es hora de concertar algunas citas. Compare los costos de diferentes lugares, empresas de catering, imprentas y cualquier otra cosa que necesite para el evento.

Cuanto antes pueda reservar cualquiera de ellos, más probable es que obtenga un buen precio. De lo contrario, solo tendrá que negociar lo mejor que pueda.

4. Elija una fecha.

Si está en una posición para elegir la fecha, ahora es un buen momento para hacerlo. Si el evento es estacional, como una fiesta de Navidad, sus opciones podrían ser limitadas. La fecha que establezca podría estar influenciada por estos factores:

• Quién quiere que asista (y cuánto preaviso necesitan).
• ¿Cuánto tiempo tomará para que todo esté listo? (Ver N 5)
• Cuando lanza el producto o servicio.
• Cuando el lugar está disponible (ver N 6)

Ponga una fecha tentativa. Probablemente tendrá que ajustarla ligeramente una vez que encuentre el lugar adecuado.

5. Cree una línea de tiempo.

Cada plan tiene un cronograma, y usted también se beneficiará de hacer uno. No necesita ser mucho más que una serie de fechas límite para que todo salga a tiempo.

Regla N 1 para la creación de la línea de tiempo: siempre permita retrasos inesperados.

Es bueno ser optimista. Pero cuando está organizando un evento corporativo, es mejor ser realista.

Éstos son algunos de los retrasos inesperados que debe tener en cuenta:

• El lugar puede ser doblemente reservado.
• La decoración puede estar agotada.
• El catering puede llegar tarde.
• Las imprentas pueden escribir mal el nombre de su empresa.
• El transporte puede romperse.

Es poco probable que todas estas cosas sucedan, pero incluso una o dos de ellas pueden poner una traba en sus ruedas.

Es bueno aplicar un poco de la Ley de Murphy cuando cree su línea de tiempo.

6. Arme su equipo.

Es posible que necesite más de un par de manos para que su evento sea un éxito. Incluso si se trata de un evento a pequeña escala, es útil tener un equipo con el que trabajar.

Si su presupuesto no lo permite, entonces vea si puede usar alguna buena persuasión para que sus colegas se involucren. Incluso hasta podrían entusiasmarse con ser parte de la organización.

7. Encuentre un lugar.

Sin importar el evento que esté organizando, necesitará un lugar para que los invitados se reúnan. La búsqueda del lugar puede ser estresante y puede afectar fácilmente a su presupuesto.

Al evaluar diferentes lugares, debe considerar las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto tiempo de espera tiene?
• ¿Es lo suficientemente grande para adaptarse al número de asistentes?
• ¿El lugar tiene equipo de A / C, o debe traer el suyo?
• ¿Hay adecuada recepción de teléfono y WiFi?
• ¿Cuánto tiene que pagar por el depósito?
• ¿Cuáles son las políticas de cancelación y reembolso?

Como se mencionó, es una buena idea reservar el lugar lo antes posible para obtener el mejor precio posible.

8. Promocione su evento.

Esta parte también dependerá del evento que esté organizando. Puede ser tan simple como enviar un correo electrónico a sus colegas. O tanto como una campaña de marketing con todas las letras.

Si está creando un evento de mayor escala, también debe considerar lo siguiente:

• Publicaciones y anuncios en redes sociales.
• Folletos y carteles.
• Publicaciones en blogs.
• Sitios web de listado de eventos.
• Posicionamiento en buscadores (SEO).
• Invitaciones por correo directo.

Lo que importa es que logre que la gente asista. Hágales saber las Q: qué, cuándo y dónde.

Para resumir…

Respire.

Todo va a salir bien.

Si alguna vez se siente ansioso, aquí hay un antiguo método espiritual que puede usar para poner su mente en reposo:

Imagine que es Donald Trump.

Nadie sabe más sobre eventos que usted.

¡Buena suerte!