8 ideas para el cultivo de donantes en el seguimiento del evento de caridad.

Usted ha recaudado fondos para una organización benéfica y ha llevado a cabo un gran evento. Con suerte, todos la pasaron bien y se fueron más informados sobre una buena causa.

Las festividades pueden haber terminado, pero su trabajo no.

Al realizar un seguimiento después de su evento de caridad, básicamente está ingresando a una ronda de bonos para recaudar fondos. Es hora de convertir algunas de las personas que asistieron a su evento en donantes.

Esta guía repasará…

• Mirar sus resultados.
• Ajustar el presupuesto del evento.
• Crear contenido a partir de las imágenes del evento.
• Agradecer a todos y compartir sus resultados.
• Recopilar comentarios e informar a su equipo.

Al final, estará en un lugar mucho mejor para convertir a quienes asistieron a su evento en donantes.

1. Prepararse para el seguimiento.

El seguimiento después del evento debe ser parte de la planificación de su evento. Puede redactar una nota de agradecimiento con anticipación y luego del evento completar los espacios en blanco.

Consejo: Use una plantilla de correo electrónico para seguimiento de eventos para ayudarse a describir cómo debe lucir el suyo.

2. Mirar los números.

Antes de enviar correos electrónicos de seguimiento, debe mirar los números. ¿Logró los objetivos que se propuso para el evento?

Si pretendía recaudar fondos o difundir conocimientos, debe analizar algunos de los datos que ha recopilado.

Podría medir su éxito en base a…

• Cuántas entradas ha vendido.
• Cuantas personas asistieron (si fue un evento gratuito).
• Menciones en los medios de comunicación y redes sociales.
• Cuantos donantes se registraron.
• Cuánto dinero ha recaudado en total.

Lo que todos quieren ver es cómo contribuyeron a una gran causa. Dales números y datos para que puedan sentir que han hecho la diferencia.

Los animará a apoyarlo aun más.

Consejo: Use estas métricas de éxito de recaudación de fondos para ayudarse a realizar un seguimiento de su desempeño.

3. Ajustar su presupuesto.

Una vez que termina la fiesta, es hora de cerrar los libros. Las organizaciones benéficas están bajo un intenso escrutinio cuando se trata del presupuesto, ya que se supone que el dinero apoya una buena causa.

Sin embargo, si ha logrado mantenerse dentro del presupuesto, será una tarea bastante sencilla.

Algunos de los números que tendrás que sumar son…

• Cuántas entradas ha vendido.
• Cualquier comida y bebida que haya vendido.
• Venta de mercadería y souvenirs.
• Patrocinios corporativos.
• Donaciones hechas en el día.

Y luego deducir todos los gastos como ser…

• Alquiler del lugar.
• Costos del catering.
• Honorarios de oradores y entretenimiento.
• Gastos de marketing.

Compare las cifras finales para ayudarse a determinar si cumplió o no con el plan del presupuesto inicial. Será útil para presupuestar futuros eventos de caridad.

Además, también es una buena manera de mostrar a los posibles donantes que está administrando el dinero de manera responsable.

Consejo: Utilice esta guía para ayudarse a calcular los ingresos y gastos de su evento de caridad.

4. Crear contenido del evento.

Hizo que fotógrafo documente el evento de caridad que acaba de organizar … ¿verdad? Ahora debería tener un montón de fotos y videos en su disco duro.

Si ha transmitido el evento en vivo, ya debe tener el video en sus perfiles de redes sociales. Pero todavía hay mas para ser creativo con eso.

Una de las mejores maneras de usar este material es crear un video de eventos destacados. Puede combinar imágenes móviles y fijas, así como imágenes relacionadas con la organización benéfica que está apoyando.

También debe publicar, en sus redes sociales, imágenes fijas con citas de oradores del evento. Los animará a compartirlo con sus seguidores, lo que deriva en más exposición para usted.

El contenido visual es una forma particularmente buena de llegar a nuevos donantes para la causa. No todos se asombran con hechos y cifras; algunos prefieren ver resultados más tangibles.

Consejo: Si no sabe cómo editar videos, puede encontrar un editor de videos voluntario online.

5. Agradecer a todos por su contribución.

Debería destacar el agradecimiento a todos por ayudar a que el evento sea un éxito. Agregará un toque personal y aumentará la probabilidad de convertir a las personas que asistieron a su evento en futuros donantes.

Asegúrate de enviar un gran «gracias» a…

• Quienes asistieron al evento.
• Oradores y artistas.
• El lugar y los vendedores.
• Patrocinadores y donantes.
• Equipo del evento.

No tiene que enviar cientos de notas escritas a mano. Pero es agradable agradecer personalmente a ciertas personas clave, como sus grandes donantes.

Consejo: Mire estas citas de «agradecimiento» para recaudar fondos y encuentre inspiración para su correo electrónico.

6. Compartir sus resultados (y contar una historia).

Todos estarán interesados en lo que se logró con el evento de caridad. Su correo electrónico de seguimiento debe incluir la mayor cantidad de información relevante posible.

No bombardee a las personas con estadísticas y cifras complicadas, pero bríndeles una visión general de los números. Muéstreles cuánta diferencia ha hecho su apoyo.

Estos son algunos de los resultados que puede compartir después del evento:

• Cuánto dinero y conciencia ha recaudado.
• Recortes de prensa y menciones a los medios.
• Compromisos y acciones en redes sociales.

La parte más importante es que resalte el significado qué todos estos resultados tienen para la causa. ¿Qué pueden hacer con todos los fondos adicionales y la atención?

Cuente una historia relacionada con la organización benéfica y cómo ha ayudado el apoyo. Úselo para mostrar qué fondos adicionales podrían aportar los donantes para promover la causa.

Consejo: Lea acerca de cómo puede medir el éxito de la recaudación de fondos e incluya algunos resultados adicionales.

7. Recopilar comentarios de todos.

Una de las partes más importantes del seguimiento del evento es solicitar comentarios. Todos los involucrados podrán brindarle información valiosa que puede usar para futuros eventos.

Solicitar comentarios no solo lo ayudará, sino que también hará que los invitados y los patrocinadores se sientan parte integral del evento.

Puede enviar un formulario de comentarios y pedir a los asistentes que califiquen su evento en una escala de uno a cinco. Pero también debe incluir un cuadro de comentarios donde puedan brindarle comentarios más detallados.

Si desea ser más específico, pregunte a su público…

• Lo que les encantó del evento.
• Cómo podría mejorar el próximo evento.
• Si estarían interesados en eventos similares.
• Si considerarían hacer una donación caritativa.

Consejo: Use un sitio web como SurveyMonkey para crear su propio formulario personalizado de comentarios.

8. Informe a su equipo.

La última parte y el final del seguimiento de su evento es llevar a cabo una reunión informativa. Ya debe tener una idea general de lo que funcionó y lo que no funcionó.

Si no lo sabe, ahora es el momento de preguntar…

• ¿Logró su objetivo?
• ¿Qué salió bien?
• ¿Qué salió mal?
• ¿Cómo puede mejorarlo?

Ahora es el momento de profundizar más con su equipo y hacer un buen uso de los comentarios. Vea si puede aumentar los aspectos positivos y reducir los negativos para su próximo evento.

Aproveche la oportunidad para reiterar los resultados del evento que acaba de llevar a cabo. Debería animar y entusiasmar a su equipo de eventos para la próxima recaudación de fondos de caridad.

Consejo: Lea esta guía sobre cómo informar adecuadamente a su equipo de eventos de caridad.

Para resumir.

Ahora ha realizado un exitoso seguimiento posterior a su evento de caridad. Con suerte, ha terminado con felices donantes, patrocinadores y miembros del equipo del evento.

Lo más importante, es de esperar que haya hecho una contribución significativa a una buena causa. Y los comentarios que ha recibido le darán una idea para el próximo evento.

Hablando del próximo evento, intente golpear mientras la plancha está caliente. Usted ha ayudado al público del evento a dar el primer paso para convertirse en donantes.

¡El siguiente paso depende de usted!