8 Pautas de oro para la planificación de un evento comunitario.

¿Está organizando un evento para los lugareños? Entonces querrá leer estas pautas de oro para planificar un evento comunitario.

En esta guía, cubriremos…

• Que es un evento comunitario.
• Cómo organizar una reunión pública y conseguir voluntarios.
• La importancia de una lista de verificación de planificación de eventos.
• Procedimientos de seguridad y salud.
• Seguro de responsabilidad civil y patronal.
• Evaluaciones de riesgo.
• Licencias para alimentos, alcohol, juegos de azar y entretenimiento.
• Cómo contactar a los medios locales.
• Privacidad y protección de datos.

Hay mucho que aprender, así que comencemos por lo esencial.

¿Qué es un evento comunitario?

Un evento comunitario es organizado por locales para los locales. Por lo general, es planeado y administrado por voluntarios que quieren acercar a la comunidad local.

Ejemplos de eventos comunitarios incluyen:

• Fiestas callejeras.
• Proyecciones de cine.
• Cuestionarios de pub.
• Días de jardinería.
• Tiendas de intercambio.
• Días temáticos.
• Espectáculos en vivo.
• Fiestas gastronómicas.
• Mercados de agricultores.

En otras palabras, puede ser cualquier cosa, desde una rifa hasta una recaudación de fondos de caridad. Su evento comunitario solo está limitado por su imaginación.

1. Organizar una reunión pública.

Por lo general, es un equipo de voluntarios quien organiza un evento comunitario en lugar de organizadores profesionales. Eso significa que necesita encontrar lugareños que estén interesados en hacer que el evento se lleve a cabo.

Una buena manera de hacerlo es organizar primero una reunión pública. Puede realizarla al aire libre, en un centro comunitario o en una iglesia local.

Aquí hay algunas maneras en que puede dar a conocer la reunión:

• Entregar volantes a través de buzones residenciales.
• Colocar carteles en escaparates locales y tableros de anuncios.
• Escribir una carta en un periódico local.
• Anunciarla en la radio local.
• Crear un evento online e invitar a sus vecinos.

Una vez que haya reunido a una multitud, debe mantenerla amplia y simple. La idea es no planear todo de antemano.

Más bien, desea crear entusiasmo en torno a la idea del evento inicial. Solicite información a los lugareños que asisten a la reunión y que deseen involucrarse con la organización.

2. Utilizar una lista de verificación de planificación de eventos.

Debe anotar todas las ideas que surjan en la reunión pública. Una vez que haya tenido un momento para revisar la lista, es hora de entrar en detalles.

Averigüe qué se requiere para dar vida a las ideas de su evento. Luego ordene todo por prioridad y evalúe cuánto costará.

Consejo: Puede utilizar nuestra lista de verificación de planificación de eventos para ayudarlo a planificar su evento comunitario.

3. Leer sobre procedimientos de salud y seguridad.

Los procedimientos de salud y seguridad a menudo se conocen como el último buzzkill. Pero están ahí para asegurar que nadie resulte herido durante el evento.

Debe considerar quiénes asistirán al evento y dónde se llevará a cabo. El sentido común hace mucho aquí: solo necesita aplicar un poco de la Ley de Murphy.

Estas son algunas preguntas que debe hacerse al considerar la salud y la seguridad:

• ¿El evento involucra algún equipo potencialmente peligroso?
• ¿Alguien podría lesionarse por las actividades del evento?
• ¿Hay alguna posibilidad de que el lugar sea demasiado caliente o demasiado frío?
• ¿Hay algún peligro potencial de incendio?
• ¿Asistirán personas vulnerables al evento?
• ¿Sus voluntarios necesitan algún entrenamiento previo?
• ¿Qué hará en caso de un accidente?

Consejo: Obtenga más información sobre cómo simplificar las precauciones de salud y seguridad.

4. Responsabilidad pública y seguro de responsabilidad del empleador.

Es importante estar asegurado en caso de que algo salga mal a pesar de sus mejores esfuerzos.

Las pólizas de seguro que veremos a continuación son el seguro de responsabilidad civil y el seguro de responsabilidad del empleador.

Tenga en cuenta que el seguro de responsabilidad civil no es un requisito legal. Pero si algo sucede, alguien podría presentar un reclamo en su contra. Y se pondrá caro muy rápido.

Seguro de responsabilidad pública.

Usted necesita un seguro de responsabilidad pública si existe alguna posibilidad de lesiones a personas, o la pérdida, robo o daño a la propiedad. En otras palabras, casi todos los eventos más grandes.

Seguro de responsabilidad civil del empleador.

También necesita, por separado, un seguro de responsabilidad del empleador si paga a alguno de sus empleados. Pero este no es un requisito legal si es que todos son voluntarios.

5. Realizar una evaluación de riesgos.

Una evaluación de riesgos es una lista de las diferentes cosas que pueden salir mal. Por lo general, involucra personas que se lesionan o daños a la propiedad.

Debe realizar una evaluación de riesgos para minimizar las posibilidades de que algo malo suceda. Al igual que con los procedimientos de salud y seguridad, debe aplicar generosamente. el sentido común.

Consejo:Puede mirar estos ejemplos de evaluaciones de riesgo para tener una idea de como son.

6. Adquirir las licencias adecuadas.

Es probable que necesite adquirir una licencia o dos para su evento comunitario. Si su evento involucra juegos de azar, alcohol y entretenimiento, definitivamente necesitará algunas.

Estas son algunas de las actividades para las cuales puede necesitar obtener una licencia:

• Sorteos y loterías comunitarias.
• Noches de bingo, carreras y casino.
• Eventos de música en vivo.
• Proyecciones de cine.
• Vender alcohol.
• Vender comidas y bebidas.
• Eventos en terrenos públicos.
• Colecciones callejeras.
• Fiestas callejeras y desfiles.

Y aquí están algunos de los lugares donde puede aprender sobre las diferentes licencias:

• Comisión de Juego para la información sobre las licencias de juego.
• PRS yPPL para obtener información sobre el uso de música con derechos de autor.
• BFI para información sobre proyecciones de películas locales.
• MPLC para obtener información sobre el uso de películas con derechos de autor.
• Agencia de Normas Alimentarias para información sobre el servicio de alimentos.
• Su consejo local para obtener información sobre entretenimiento en vivo, colecciones en la calle, cierres de calles, servir alcohol y organizar eventos en terrenos públicos.

En general, es una buena idea solicitar estas licencias con la mayor antelación posible. Preferiblemente a más tardar un mes antes del evento.

7. Ponerse en contacto con los medios locales.

También debe hacer lo mejor para promover el evento comunitario. Los medios sociales son sus amigos, pero también puede ser una buena idea contactar a los medios locales.

Escriba un comunicado de prensa para el evento antes de ponerse en contacto con el periódico local.

Consejo: Consulte nuestra guía detallada sobre cómo escribir un comunicado de prensa para un evento.

8. Privacidad y protección de datos.

Las fotos y videos de eventos son excelentes para marketing y promoción. Pero debe tener mucho cuidado cuando planifique un evento comunitario.

Todos los datos personales (incluidas las imágenes) están protegidos por las regulaciones de GDPR. Eso significa que necesita obtener el permiso de la persona para mantenerlo en el archivo.

Es una buena idea anunciar a los invitados que tiene la intención de tomar fotografías y filmar el evento. Si planea compartirlo en las redes sociales, entonces incluya eso también.

Ahora esta el evento en sí.

Ahora sabe todo lo que necesita para mantener su evento comunitario en el lado correcto de la ley.

Ahora solo queda … todo lo demás.

Afortunadamente, lo tenemos cubierto. Lea acerca de cómo prepararse para un evento, y obtenga excelentes consejos de planificación de eventos aquí en este blog.

¡Buena suerte!