Alquiler de equipos para eventos 101: lo que necesita y dónde encontrarlo.

Como todos los organizadores de eventos saben, los buenos eventos requieren que encajen una gran cantidad de piezas. Algunas de esas piezas son absolutamente esenciales para que el evento despegue en primer lugar.

Así que hablemos de las herramientas del oficio: equipos para eventos.

Esta guía repasará…

• Qué eventos necesitan equipo.
• Equipo genérico necesario en la mayoría de los eventos.
• Equipos para eventos especializados.
• Las diferentes opciones para conseguirlo.
• Donde encontrar equipos para eventos.

¿Listo para expandir su kit de herramientas?

¿Qué eventos necesitan equipo?

Aquí hay ejemplos de eventos que definitivamente requerirán algún tipo de equipo para eventos:

• Conferencias.
• Ferias.
• Exhibiciones.
• Conciertos.
• Espectáculos de comedia.
• Obras de teatro.
• Proyecciones de cine.
• Clases.

Incluso si no está seguro de si necesita o no equipo para su evento en particular, podría sorprenderse, así que siga leyendo.

Equipo relevante para la mayoría de los eventos.

Aunque cada evento es único, hay ciertos tipos de equipos que siempre serán necesarios para que todo funcione sin problemas. Vamos a repasar algunos de los equipos de eventos más genéricos.

1. Mesas y sillas.

Cualquier evento que incluya comida, charlas o presentaciones necesitará mesas y sillas para los invitados. Excepciones notables incluyen recepciones y raves. Pero aun así, una mesa o dos pueden ser útiles.

Es posible que necesite tablas para:

• Comidas.
• Registro.
• Mostrar información.
• Equipos.
• Mercaderías.

Consejo:Lea sobre los diferentes tipos de mesas y asientos para tener una idea de lo que necesita.

2. Carpas y toldos.

Si está organizando un evento al aire libre, es una buena idea protegerse del clima trayendo una carpa o un toldo.

3. Carteles y pancartas.

La señalización de eventos es obligatoria para casi todos los eventos, incluso si se trata de mostrar a los invitados dónde se está llevando a cabo el evento.

Pero hay muchos usos para carteles y pancartas, incluyendo …

• Comercializar la marca.
• Programas.
• Direcciones.
• Estacionamiento.
• Sector de fumadores.

Consejo: Lea nuestra guía de señalización de eventos para obtener una imagen completa de lo que necesita.

4. Energía y cables.

Si está organizando un evento al aire libre, deberá ver cómo conseguir energía para las festividades. Pero incluso los eventos en interiores pueden requerir una extensión de cable adicional o dos.

5. Iluminación.

Ya sea que le interesen los láseres y los focos o solo necesite un poco de luz para establecer el estado de ánimo, es una buena idea si los invitados pueden ver lo que está pasando … o simplemente verse entre ellos.

Estas son algunas de las áreas para las que podría necesitar iluminación:

• El lugar en general.
• Podios.
• Escenarios.
• Pasarelas.
• Cuerdas y redes.
• Carpas y toldos.

Consejo: Observe estas formas creativas sobre como usar la iluminación en eventos para inspirarse.

6. Escenario.

Si su evento presenta algún tipo de actor u orador, es útil tener un escenario para que todos los miembros de la audiencia puedan verlos y escucharlos.

Consejo:Lea acerca de los diferentes tamaños de escenarios para saber cuál debe obtener para su evento.

7. Sonido.

Al igual que la iluminación, el equipo de sonido es una parte esencial de cualquier evento que presenta discursos o actuaciones.

Estos son algunos de los equipos de sonido que puede necesitar:

• Micrófonos.
• Parlantes.
• Monitores para escenario.
• Soportes para micrófono y altavoz.
• Mesas de mezclas.
• Auriculares.
• Giradiscos.
• Reproductor de música (teléfono, tableta o portátil)

Consejo: Vea cómo los números de los asistentes influyen en sus requisitos y lea esta guía detallada sobre equipos de sonido para comprender cómo funciona todo.

8. Efectos visuales.

Las presentaciones pueden ser apropiadas en muchos eventos, desde demostraciones de productos corporativos hasta vergonzosas fotos familiares en reuniones.

Estos son algunos de los equipos que necesitará para que eso suceda:

• Laptop (para videos web).
• PowerPoint.
• Proyectores.
• Pantallas.
• Rotafolio.
• Superficie blanca.

9. Almacenamiento.

Sí, también necesitará un lugar para guardar todo. Pero el almacenamiento no solo es importante para el equipo de su evento. También puede ser útil para almacenar las pertenencias del personal del su equipo, así como la comida y las bebidas.

Equipos para eventos especializados.

Si está organizando un evento especial que no está cubierto por el equipo más genérico, entonces es una buena idea pensar un poco más en que necesita para su evento.

Aquí hay ejemplos de equipos especiales requeridos para diferentes tipos de eventos:

• Artículos para manualidades y artesanias para talleres.
• Instrumentos para clases de música.
• Utensilios e ingredientes para eventos gastronómicos.
• Equipamiento deportivo para eventos fitness y deportivos.
• Decoraciones festivas para fiestas.

Cómo conseguir equipamiento para su evento.

Tiene varias opciones cuando se trata de adquirir el equipo adecuado para su evento. No hay necesidad de romper el banco, independientemente del presupuesto de su evento.

1. Comprar equipo nuevo.

Si el dinero no es un problema o el equipo que necesita no es tan caro, lo mejor es comprar lo que necesita nuevo. De esa manera, al ser suyo, lo podrá guardar y usar tantas veces como quiera.

2. Comprar equipo usado.

Si lo que necesita es un poco caro, puede pagar para buscar en eBay algunas buenas ofertas en equipos de eventos favoritos. Otro buen lugar para buscar equipo usado es Gumtree.

3. Alquilar o rentar.

Si solo necesita el equipo por un corto período de tiempo (por ejemplo, para uno o dos eventos), la mejor opción es alquilar o rentar equipos para eventos.

4. Alquiler con opción a compra.

Si no está seguro de si organizará un evento similar en el futuro, pero considera hacerlo si el primero es un éxito, intente alquilar el equipo con la opción de comprarlo en una fecha posterior.

Consejo: ¿No está seguro de qué opción elegir? Lea acerca de los beneficios de alquilar equipos.

Donde encontrar equipos para eventos.

Ahora, la pregunta del millón de libras: ¿Dónde encuentra el equipo que necesita para su evento?

La mayoría de los proveedores de equipos para eventos tendrán la opción de comprar nuevos o usados, así como permitir el alquiler o renta de equipos para eventos.

Aquí hay una muestra de proveedores del Reino Unido con los que puede comenzar:

• Event Equipment Hire
• Add To Event.
• Event Equipment Ltd
• Party Doctors
• Event Hire UK
• Options Hire
• Event Hire Online
• Thorns Group

Aquí hay algunos sitios web donde puede encontrar buenas ofertas en equipos usados:

• Fat Llama
• Facebook Marketplace
• eBay
• Gumtree

Si eso no es suficiente para saciarlo, consulte estos directorios de proveedores de eventos:

• Event Services Directory
• Stand Out Magazine
• Showman’s Directory
• The White Book

Consejo: Si aún está buscando dinero en efectivo, lea cómo negociar con los proveedores de equipos de eventos para obtener un mejor trato.

¡Consiga el equipo!

Ahora debería tener una idea bastante clara de lo que necesita, dónde encontrarlo y cuánto dinero tendrá que pagar.

Si ha encontrado alguna buena oferta en alguno de los equipos de eventos mencionados anteriormente, deje sus comentarios en las siguientes secciones: ¡compartir es importante!