Cuando se imagina organizando un evento de bienestar, ¿qué le viene a la mente?
Tal vez un grupo de monjes meditadores que se sientan con las piernas cruzadas en un estado de zen puro. O un público entusiasmado disfrutando el impacto de increíblemente sabrosas hamburguesas veganas y bajas en calorías.
Sin importar lo que imagine, podemos asegurarle esto: ¡un evento de bienestar no se organiza solo!
Incluso los expertos en eventos de bienestar de buena fe no pueden sentarse a esperar la reencarnación. Un buen evento requiere una buena planificación y promoción. Sin mencionar un gran anfitrión en el centro de todo.
Vamos a cubrir algunos consejos para organizar un evento de bienestar, incluyendo:
- Herramientas digitales.
- Organización del equipo.
- Preparación del local.
- Experiencia de los invitados.
- Planificación logística.
- Mezclar todo.
Herramientas digitales del comercio.
Puede hacer que su vida sea más fácil con la ayuda de herramientas digitales. Especialmente herramientas destinadas a eventos de bienestar. Los sitios web de venta de entradas — como Billetto — pueden ser un gran recurso aquí.
El día del evento de bienestar, podrá usar el sitio web de venta de entradas para ayudarlo con el trabajo de preparación y el registro de entrada de los invitados. Esto incluye:
- Imprimir su lista de invitados y compartir los detalles con su equipo.
- Vender entradas en la puerta con software de taquilla (los iPad funcionan muy bien para esto)
- Escanear entradas con su teléfono inteligente o tablet (Billetto tiene una aplicación para eso)
- Alcanzar a su público con actualizaciones en curso, si es necesario.
Consejo: Esta es una excelente herramienta para programar citas durante eventos de bienestar.
Liderar su equipo de bienestar.
Las asociaciones grupales con organizaciones de salud son comunes en los eventos de bienestar. Para eso, los voluntarios de eventos también suelen sentirse atraídos por este tipo de cosas. Eso significa que muy pocos eventos de bienestar se llevan a cabo sin un gran esfuerzo de equipo.
Poco antes de que comience su evento de bienestar, es importante repasar el plan de batalla por última vez. Esta es una excelente oportunidad para presentar el programa del evento, que todos los organizadores pueden consultar y discutir.
Esta reunión puede incluir un resumen de varias tareas y otra información:
- Bienvenida a los invitados.
- Control del programa.
- Planificación en caso de emergencias.
- Cobertura del evento para redes sociales.
Concéntrese.
El equipo siempre debe estar preparado con información relevante para su evento de bienestar.
Por ejemplo, si su evento de bienestar está dirigido a una dieta saludable, el equipo debe estar preparado para responder preguntas sobre proteínas, carbohidratos y calorías. O si la meditación es el tema, algunos miembros del personal deben estar preparados para ayudar a los huéspedes con técnicas básicas de meditación.
Consejo: Para una preparación máxima de eventos, considere diseñar un excelente programa de eventos.
Preparación del lugar.
Los eventos de bienestar pueden requerir una gran cantidad de trabajo de configuración. Si el lugar no está listo, ¡usted tampoco lo está! Asegúrese de saber cuándo el lugar está disponible para poder prepararlo. Querrá comenzar lo antes posible.
Qué preparar.
Dependiendo del estilo de su evento de bienestar, es posible que necesite preparar ciertos equipos:
- Estaciones de comprobación salud.
- Equipo de ejercicio.
- Accesorios de deportes y juegos.
- Estaciones de primeros auxilios.
- Accesorios para clases de comida saludable o mesas de buffet.
- Mercancías de bienestar y cabinas de vendedores, si las hubiera. (Bolas de estrés, ¿alguien?)
Es posible que sus organizaciones asociadas también hayan solicitado que se inserten sus promociones. Mantenga esas relaciones sólidas honrando eso y ayudando a hacer que su presencia sea conocida.
No sea tímido.
Haga que su público comiences su evento con buenas vibras. Esto es siempre importante, pero especialmente cuando se organiza un evento de bienestar.
Todo se reduce a — lo ha adivinado — ¡bienestar! Haga que sus invitados se sientan bien con una cordial bienvenida. Esto puede ser tan simple como pararse en la puerta y, literalmente, decir «Bienvenido». Tampoco tiene que decirlo con una extraña voz zen.
Consejo: Aquí hay algunas pegadizas ideas para hacer que los invitados se sientan bienvenidos.
¿Qué pasa con los invitados que llegan antes de tiempo?
Una cosa que se debe evitar es el tiempo de espera fuera del evento. Esto se puede evitar abriendo las puertas un poco antes para permitir que los invitados se entren y comiencen a divertirse de inmediato.
¡Pero asegúrese de que haya cosas para mantenerlos ocupados! Las cabinas de exámenes de salud son una manera fácil de mantener ocupados a los primeros invitados. Los buffets saludables también pueden aportar un buen ambiente y ayudar a los invitados a sentirse como en casa.
Consejo: Tarde o temprano, los invitados siempre deben sentirse bienvenidos durante el proceso de registro.
Logística y estar al tanto.
No quiere que nada pase por debajo de su agudo conocimiento de anfitrión.
Siempre consulte con los presentadores, vendedores y otro personal del stand el día del evento. Piense en esa escena en La Guerra de las Galaxias Episodio IV: “Red 10, esperando. Rojo 7, esperando…»
Aquí hay algunos elementos que tal vez desee volver a verificar antes de la hora del inicio del evento:
- ¿Toda la comida es fresca y se ve bien? ¿Está lista para servirse?
- ¿Está funcionando el examinador de salud o un equipo similar? (Considere probar personalmente estas cosas)
- ¿Hay algo en el lugar que pueda chocar con el ambiente de bienestar? (Baños sucios, envoltorios de comida chatarra del almuerzo de alguien, etc.)
- ¿Tiene planes de contingencia en lugar para el mal tiempo? (Muchos eventos de bienestar se llevan a cabo al aire libre).
¡Diga Whisky!
Mientras organiza un evento de bienestar, piense en los términos del futuro. Las imágenes y videos de este evento se pueden utilizar para publicitar futuros eventos.
Para eventos orientados a la actividad física, puede inscribir a los invitados para que se tomen fotografías antes y después del evento. Una gran cantidad de grupos de salud y de acondicionamiento físico utilizan esta estrategia, aumentando la motivación al tomar dos fotos con un año de separación.
Eventualmente, puede compartir estas imágenes en su sitio web y en las redes sociales: «Mi compromiso con la forma física comenzó con Healthy Guy Fest 2019 …»
Otras fotos para destacarse.
Asegúrese también de terminar con muchas imágenes que destaquen cosas como:
- Deliciosa comida saludable.
- Divertidas actividades físicas.
- Niños aprendiendo sobre el bienestar.
- Personal e invitados sonriendo.
La idea aquí es capturar tanta alegría como sea posible. Después de todo, se trata de bienestar, ¡así que asegúrese de tener personal diversión para capturarla!
Consejo: Aprenda más sobre el arte de las fotos del antes y el después, y comparta estos consejos con los invitados si desean probarlo.
Todo sobre el público.
A medida que se prepara para organizar un evento de bienestar, las cosas pueden complicarse. Pero en la verdadera moda del bienestar, es útil meditar en una cosa:
Este evento es para los invitados.
No permita que su frenesí de planificación se interponga en el camino de un gran evento. Todos los buenos eventos de salud y bienestar provienen de un lugar de servicio.
Servicio a los asistentes al evento, cuyas vidas deben ser mejoradas al asistir al mismo. Aunque sea solo un poquito.
Consejo: No solo le digas a sus invitados que son importantes, muéstreselos.
Construyendo algo realmente genial.
Si este es su primer evento de bienestar, puede que le parezca bastante estresante. Concéntrese en lo básico para que los invitados asistan y se sientan felices. Si puede dominar esto, ganará experiencia para la próxima ocasión.
Con el tiempo, su evento anual de bienestar puede convertirse lentamente en algo maravilloso.
Consejo: Tenga en mente algunas de estas ideas para organizar un increíble evento saludable, mientras desarrolla su perfecto evento de salud y bienestar a lo largo del tiempo
Mezclar y juntar todo.
Sabía que esto era lo que venía. Limpieza, limpieza en todas partes. Al igual que la vieja canción: Todos, hagan su parte…
En realidad no tiene que cantar eso.
Sin embargo, una vez que este evento termina, hay mucho que derribar y arreglar. Lo último que necesitas es una reputación de ser perezoso a la hora de limpiar. Los eventos de bienestar tienen que ver con la limpieza interior y exterior. ¡Esto también se aplica al medio ambiente!
Asegúrese de haber preparado métodos eficientes de eliminación de residuos. También querrá ver las opciones de compost y reciclaje. Nunca se sabe de dónde vendrá la publicidad. Un evento de bienestar que se haga famoso por poner productos reciclables en la basura, puede tener problemas para lidiar con esa imagen pública.
Cuerpos sanos, ambiente sano.
Consejo: Los servicios de limpieza de eventos pueden facilitarle las cosas.
Hay un montón de cosas para pensar.
Tenga a mano nuestra guía mientras organiza un evento de bienestar y estará en buena forma.
Comente a continuación con sus propias sugerencias y experiencias … ¡o cualquier otra cosa que tenga que decir sobre los eventos de bienestar!
