Cómo crear una agenda de conferencias (+ plantillas gratuitas).

Cualquier reunión puede beneficiarse de tener un plan para lo que se debe discutir. Para conferencias de negocios más grandes, sin embargo, una sólida agenda de conferencias es una necesidad absoluta.

En este artículo, cubriremos…

• Como es una agenda de conferencia típica.
• Consejos para crear una agenda para una conferencia.
• Plantillas de agenda de conferencias y otras herramientas.

¿Cuál es la estructura típica de una agenda de conferencia?

No hay reglas duras y rápidas cuando se trata de estructurar la agenda de una conferencia. Sin embargo, verá similitudes en la mayoría de los programas que se encuentre.

Así es como se ven muchas agendas de conferencias para un día típico:

• 08:00–09:00: Se abre el registro.
• 09:00–10:00: Orador principal 1.
• 10:00–11:00: Pausa para refrescos.
• 11:00–12:00: Sesión temática 1.
• 12:00–13:00: Pausa para almorzar.
• 14:00–15:00: Orador principal 2.
• 15:00–16:00: Sesión temática 2.
• 16:00–17:00: Sesión temática 3.
• 17:00–18:00: Sesión de redes.
• 18:00–20:00: Tiempo libre.
• 20:00–00:00: Fiesta.

Consejos para armar una agenda de conferencia.

Crear una agenda de conferencia no siempre es una tarea sencilla. Hay expectativas que cumplir, oradores que reclutar y accesibilidad a los lugares que considerar.

1. Decidir sobre el tema de la conferencia.

El primer paso para crear una agenda de conferencia interesante es establecer un tema general para el evento. ¿Hay un tema específico que está de moda en su industria en este momento?

Consejo: Inspírese en nuestra guía sobre cómo elegir el tema adecuado para su evento.

2. Realizar encuestas previas al evento.

Su agenda debe proporcionar algo de valor a los asistentes, por lo que debe averiguar qué les interesa aprender. Haga eso enviando una encuesta con preguntas previa al evento.

Aquí hay algunas preguntas que puede hacer a sus asistentes antes del evento:

• ¿Qué espera aprender de la conferencia?
• ¿Qué oradores le gustaría escuchar?
• ¿Qué tipo de sesión (descansos, redes, etc.) es una prioridad para usted?

De esta manera, usted se preparará para una conferencia exitosa midiendo y cumpliendo con las expectativas de sus asistentes.

Consejo: Puede utilizar nuestra guía sobre herramientas de encuestas para eventos para ayudarse a recopilar los conocimientos necesarios.

3. Reclutar oradores.

Una vez que tenga un tema general y sepa qué oradores les gustaría escuchar a sus asistentes, puede comenzar a hacer una lista corta y comunicarse con líderes de opinión relevantes.

Los oradores principales se asegurarán de que los asistentes estén entusiasmados por el día siguiente. Una amplia gama de panelistas para las sesiones de trabajo abarcará todos los aspectos de un tema dado.

Los oradores con demanda pueden ser difíciles de incorporar, por lo que es importante elaborar una narrativa convincente que despierte su interés por su conferencia.

Finalmente, también es una buena idea dejar mucho tiempo antes de la conferencia para reclutar a los oradores. Los mejores suelen tener agendas muy ocupadas.

Consejo: Los sitios web como Speakers Corner tienen una base de datos de oradores principales conocidos.

4. Crear sesiones interactivas.

Sus asistentes esperarán charlas de oradores expertos de los que puedan aprender. Pero también querrán participar en sesiones interactivas a lo largo de la conferencia.

Estas son algunas de las diferentes sesiones que puede incluir en la agenda:

• Preguntas y respuestas facilitadas.
• Chats cruzados.
• Demostraciones de productos.
• Sesiones de redes.
• Encuestas.
• Pruebas.
• Reuniones de mesa redonda.

Las sesiones de conferencias interactivas harán que sus asistentes se sientan participantes activos en el evento en lugar de espectadores pasivos. Asegúrese de que sean parte de la historia.

5. Organizar sesiones por pistas.

Las conferencias grandes a menudo pueden tener cientos de sesiones diferentes en las que los asistentes pueden participar. Siempre es bueno tener opciones, pero puede ser difícil organizarlo todo.

Una conferencia por partes tiene una serie de sesiones relevantes adjuntas a ella bajo un subtema. Organizar las sesiones con partes facilitará a los asistentes navegar por la agenda.

Si imaginamos que está organizando una conferencia de marketing, la Parte A podría tener este aspecto:

• 1ra sesión: «Cómo dominar los anuncios de Facebook»
• 2da sesión: «Marketing Influencer 101»
• 3ra sesión: «La importancia de LinkedIn en 2019»

Mientras tanto, la Parte B podría verse así:

• 1ra sesión: «Cómo hacer crecer su lista de correo»
• 2da sesión: «Los últimos desarrollos en SEO»
• 3ra sesión: «Herramientas para aumentar las conversiones de sitios web»

Los asistentes aún pueden elegir saltar de una parte a la otra. Pero agregar temas similares en una sola parte hace que la agenda de la conferencia sea más coherente.

Consejo: Lea más acerca de cómo crear excelentes sesiones de trabajo que agreguen valor a la agenda.

6. Comunicar la agenda al talento de la conferencia.

Es esencial que mantenga a todos los involucrados en la ola cuando se trata de la agenda. Los oradores y los panelistas querrán saber sobre los cambios y los plazos.

Esto es lo que debe hacer para asegurarse de que todos sepan qué esperar:

• Discutir compromisos y pagos.
• Comunicar plazos y entregas.
• Pedir por adelantado todos los materiales de presentación.
• Confirmar cualquier requerimiento técnico especial.
• Organizar presentaciones con fotos y biografías.
• Revisar y confirmar los esquemas de presentación.

Consejo: Lea más acerca de cómo informar a sus oradores y use este breve ejemplo para inspirarse.

7. Incluir la agenda en la aplicación de su evento.

Las agendas de papel son tan antaño. Es probable que ya tenga en mente una aplicación de eventos para su próxima conferencia. Asegúrese de que la agenda esté incluida para la conveniencia de sus asistentes.

La gente de negocios tendrá otras cosas en su vida profesional durante la conferencia. Así que asegúrese de que la agenda también se puede sincronizar con sus aplicaciones de calendario personal.

Una agenda de conferencia en la aplicación también es una buena oportunidad para recopilar comentarios útiles. Habilite «Me gusta», «Comentarios» y «Revisiones» para cada parte o sesión para que sepa qué funciona y qué no.

Consejo: Revise estas principales aplicaciones para eventos que puede usar para su conferencia.

Herramientas y plantillas de agenda para conferencia que puede usar.

No hay necesidad de reinventar la rueda cuando se trata de redactar la agenda de su conferencia. Hay un montón de grandes plantillas disponibles de forma gratuita en la red.

Aquí hay algunas plantillas de agenda para conferencias que puede usar como punto de partida:

• Canva.
• GEVME.
• Microsoft Word.
• Template.net.

También hay una selección de aplicaciones dedicadas a la construcción de agendas para conferencias:

• ConfTool.
• NoConf.
• PHPJabbers.
• Sched.

¿Listo para ponerlo en la agenda?

Ahora tiene todas las herramientas que necesita para armar una sólida agenda de conferencia. Con eso en la mano, su evento debería ser lo más fluido posible.

¿Encontró una agenda de conferencia que pensó que era particularmente buena? Envíenos un enlace en la sección de comentarios a continuación. ¡Compartir es demostrar interés!