Cómo distribuir el comunicado de prensa de su evento en 7 pasos.

Si ha seguido nuestra guía sobre cómo escribir un comunicado de prensa para su evento, ahora debe estar listo para distribuirlo a lo largo y ancho.

En esta guía, analizaremos las diferentes opciones que tiene sobre cómo distribuir el comunicado de prensa de su evento, así como sobre cómo aumentar la probabilidad de que sea publicado.

¡A disfrutar!

1. Contratar una agencia de relaciones públicas.

La forma más común de distribuir un comunicado de prensa para un evento es a través de una agencia de relaciones públicas. Su trabajo es estar bien conectados, por lo que ya tendrán una larga lista de medios de comunicación a los que enviarlo.

No solo tienen los contactos, sino que también saben cómo acercarse a ellos de una manera que aumenta la probabilidad de que su comunicado de prensa sea publicado.

Incluso puede llevarlo un paso más allá y pedirle a la agencia de relaciones públicas que lo ayude a escribir el comunicado de prensa. Tendrán experiencia con eso, ya que también es parte de la descripción de su trabajo.

¿Suena demasiado bueno para ser verdad? Eso es porque no es gratis.

Una buena agencia de relaciones públicas sabrá qué cobrar por sus servicios. Cuantos más servicios requiera, mayor será el precio.

Otro inconveniente de utilizar agencias de relaciones públicas es que no a todos los medios de comunicación les gusta tratar con ellos. Algunos establecimientos preferirán un toque personal y encontrarán a las agencias como algo demasiado “corporativas”.

Consejo: Utilice esta lista de las 35 agencias de relaciones públicas más importantes del Reino Unido para comenzar

2. Utilizar un servicio de distribución de comunicados de prensa.

Un servicio de distribución de comunicados de prensa es una plataforma que le permite enviar su comunicado de prensa a una larga lista de contactos de medios. Por lo general, es una opción mucho más barata que contratar una agencia de relaciones públicas.

Podrá filtrar los medios de comunicación y los periodistas por categoría. Eso es muy útil y lo ayudará a dirigir su comunicado de prensa a las personas con más probabilidades de publicarlo.

Tanto las agencias de relaciones públicas como las plataformas de distribución lo ayudarán a llegar a una gran audiencia. Sin embargo, un servicio de distribución es solo eso: distribución. Sin toque personal y ni seguimiento.

Los críticos han argumentado que no tiene sentido utilizar un servicio de distribución de comunicados de prensa, ya que es poco más que un medio de spam.

Consejo: Eche un vistazo a esta lista de las 13 mejores agencias de distribución de comunicados de prensa en el Reino Unido para 2019.

3. Utilizar las redes sociales.

No hace falta decir que querrá usar las redes sociales para promocionar su comunicado de prensa. Pero lo diremos de todos modos.

La primera y principal razón por la que debe publicar su comunicado de prensa en las redes sociales es que es de uso gratuito (a menos que lo complemente con promociones pagas).

Además, muchos (sino la mayoría) periodistas y bloggers viven allí. Usan las redes sociales para descubrir nuevas historias, negocios y tendencias. Usted también puede llegar a dichos diarios más fácilmente en las redes sociales que en su correo electrónico. De hecho, muchas agencias de relaciones públicas los alcanzan de esa manera.

Al igual que con cualquier otra persona en las redes sociales, es crucial que los trate como personas y no como receptores de spam. Comprométase con su contenido y trate de construir una relación significativa.

Aquí es cómo debe estructurar su comunicado de prensa en las diferentes plataformas de medios sociales:

• Twitter: Escriba un comunicado de prensa de 140-280 caracteres y acompáñelo con una imagen.
• Facebook: Mantenga su comunicado de prensa en 90 caracteres (para que no se corte) y agregue una imagen.
• Instagram: Publique una imagen del comunicado de prensa y agregue un video clip máximo de 15 segundos a sus Historias.
• Pinterest: Las opciones están limitadas aquí, así que diseñe una imagen cautivadora que incluya la información de su comunicado de prensa.

Consejo: Lea más sobre cómo interactuar con periodistas en las redes sociales para mejorar sus habilidades y aprender sobre los comunicados de prensa de las redes sociales.

4. Crear su propia lista de medios.

Si está en el juego de planificación de eventos a largo plazo, puede ser rentable crear su propia lista de medios de comunicación para contactar cuando tenga un comunicado de prensa para distribuir.

Requiere mucho tiempo, pero si tiene el tiempo, el dinero y los recursos humanos, entonces comience a buscar en la Internet los contactos de la prensa que puede agregar a su lista.

El beneficio de tener su propia lista, además de poseerla, es que también le puede agregar un toque personal al alcance. Muchos periodistas apreciarán saber de usted directamente.

También puede combinarlo con el Punto Nro. 2 para encontrar un directorio de contactos de medios que pueda copiar en su propia lista de correo.

Consejo: Lea esta guía sobre cómo aprovechar las redes sociales para construir su lista de contactos de medios.

5. Investigar y seguir las pautas de presentación.

Si ha optado por hacer su propia lista de contactos de medios, es esencial que preste atención a las pautas de envío de cada punto de venta para los comunicados de prensa.

Como probablemente pueda imaginar, los medios de comunicación están inundados de consultas todos los días. No tienen tiempo para examinarlos a todos. Sus pautas de presentación están ahí para filtrar el spam.

Las pautas de presentación típicas incluirán cosas como lo que el distribuidor está interesado en recibir y en qué formato de archivo les gustaría recibirlo.

Consejo: Mire algunos ejemplos de pautas de envío para tener una idea de qué esperar.

6. Enviar su comunicado de prensa.

Una vez que haya identificado los medios de comunicación a los que le gustaría acercarse y haya leído sus pautas de envío individuales, es el momento de enviarles el comunicado de prensa.

Es vital que envíe su comunicado de prensa a la brevedad. No lo deje hasta el último minuto. Dele a los medios de venta unas semanas para leer y publicar su comunicado de prensa.

Así debe ser la estructura de su correo electrónico para los medios de comunicación:

• Tema: Mencione el punto clave de su evento y por qué es increíble.
• Saludo: Salude a la persona a la que se acercas por su nombre, si lo tiene.
• Párrafo de apertura: Proporcione un contexto sobre quién es usted y por qué lo envía por correo electrónico.
• El segundo párrafo: Presenta su evento y por qué merece ser presentado en su sitio.
• El tercer párrafo: Deles un llamado a la acción y un posible incentivo para publicarlo.
• Cierre: Agradézcales por su tiempo e incluya sus datos de contacto para que puedan ponerse en contacto.

Tenga en cuenta que no hay garantía de que reciba una respuesta, sin importar cuán bien escrito esté su correo electrónico. Los medios de comunicación suelen estar muy ocupados. Aparecer publicado es un juego de números.

Consejo: Lea esta guía detallada sobre cómo debe estructurar su correo electrónico para los medios de comunicación.

7. Realizar un seguimiento.

Su trabajo con la distribución de su comunicado de prensa no termina en el momento en que presiona «Enviar». Ahora tiene que jugar el juego de esperar por un tiempo … y luego realizar un seguimiento.

Con algunos medios, ni siquiera tiene que esperar antes de hacer un seguimiento. Puede llamar al medio o al periodista para informarles que se los ha enviado por correo electrónico. Eso aumentará la probabilidad de que lean su correo electrónico.

Después de eso, sin embargo, es importante que ejercite un poco de paciencia mientras repasan el tono y el comunicado de prensa. No le hará ningún favor ser un teléfono o un correo electrónico de pestilencia.

El tiempo que espere depende de cuánto tiempo disponga. Si su evento todavía está un poco alejado, espere aproximadamente una semana. Si es antes, espere tres días antes de hacer el seguimiento.

Sea educado cuando haga el seguimiento. Estructure la llamada para que sea una cuestión de cortesía. Pregunte si han tenido la oportunidad de leer su comunicado de prensa y si hay alguna pregunta que pueda responder.

Consejo: Lea las citas de los periodistas reales sobre cómo les gustaría que se les haga un seguimiento.

Seguir adelante.

Hay muchas maneras de distribuir un comunicado de prensa. Cómo aborda esto depende principalmente de su evento y estilo de negocios.

Un correo electrónico personal o un correo electrónico escrito por un profesional de una agencia de relaciones públicas son las formas más efectivas… pero también las más caras y las que más tiempo consumen.

Un servicio de distribución puede hacer que su mensaje salga más rápido y más barato, pero con el riesgo de que su comunicado de prensa se marque como spam y no sea recogido por los medios.

¿Tiene experiencia de primera mano en la distribución de un comunicado de prensa de eventos? ¡Déjenos un comentario en la sección de abajo!