Cómo elegir el software de registro de eventos adecuado: una guía.

El software de registro de eventos correcto puede hacer que un planificar un evento sea mucho más sencillo. Si elije la opción incorrecta o intenta realzar el proceso usted solo, y puede que se arrepienta.

No se deje intimidar: hay algunas soluciones muy simples por ahí. No tiene que ser un genio técnico para obtener un beneficio de ellos.

Hemos elaborado una guía para ayudarlo a elegir el mejor software de registro de eventos para sus necesidades. Dependiendo del tamaño de su evento o negocio, usted puede priorizar diferentes características. Esta guía lo ayudará a tomar la decisión correcta.

¿Qué es el software de registro de eventos?

No todo el mundo automatiza la gestión de eventos. Muchas empresas y personas siguen organizando eventos a la antigua usanza.

El software de registro de eventos, es una forma de administrar asistentes, invitaciones, entradas y otros aspectos de la organización de un evento. Hay muchas bolas para hacer malabares. Una plataforma adecuada puede automatizar gran parte del proceso.

Naturalmente, todos los eventos son diferentes. Como tal, el software de gestión de eventos ofrece características que satisfacen una amplia gama de necesidades. Si está organizando una conferencia, necesitará una combinación de herramientas muy diferente a la de alguien que esté planeando un concierto.

¿Qué características son las adecuadas para usted?

El software de registro de eventos viene en muchas formas. Tendrá que determinar las capacidades que necesita. ¿Qué ofrecen estas características? ¿Cuáles son las más importantes para el evento que está planeando?

Gestión de asistentes y entradas.

Los asistentes son el corazón de cualquier evento. Gestionar las respuestas, la entradas y la capacidad de su sede en una hoja de cálculo de Excel puede ser una pesadilla. El software de registro de eventos puede eliminar este problema.

El software de registro generalmente proporcionará una página de inicio donde las personas pueden confirmar su asistencia a su evento. Puede vincularse a esto desde su sitio web, redes sociales y campañas de marketing por correo electrónico. Si automatiza el seguimiento de los asistentes, hará su vida mucho más fácil. Incluso puede configurar campañas de correo electrónico automáticas y enviar recordatorios a sus invitados.

Su software también debería poder ayudarlo a administrar sus entradas. Algunos eventos, pueden ser tan simples como vender un tipo de entrada y ver quién aparece, pero esto es raro.

La combinación de entradas dependerá de la capacidad del lugar, los diferentes tipos de entradas (como entradas de adultos vs. niños) y los niveles de descuento. Puede convertirse rápidamente en algo complejo. Pero, con las herramientas adecuadas, configurar la venta de entradas para su evento no tiene por qué ser difícil. Sitios como Billetto le permiten comenzar en solo cinco minutos.

De fácil uso

No hay duda de que el software usado con anterioridad hace que se sienta como si estuviera tratando de controlar una nave espacial. El software de eventos no debería darle un dolor de cabeza. Algunos de los programas disponibles son increíblemente fáciles de usar.

Un software como Eventbrite posee muchas funciones, en una interfaz simple, que le permiten ver cada paso del proceso del evento.

Integración

Las personas están mejor conectadas que nunca. Un estudio de GlobalWebIndex ha informado que las personas tienen un promedio de siete cuentas de redes sociales cada una. Mantener todo «cerrado» no siempre es la mejor opción.

Desea compartir su evento a lo largo y ancho, especialmente si está abierto al público. El software de registro de eventos puede vincularse con servicios de marketing por correo electrónico, redes sociales y más. Bizzabo, por ejemplo, se integra con más de 750 plataformas diferentes.

¿Usar su software de registro para pagos? Asegúrese de usar una versión que se integre con múltiples plataformas de pago. De esta manera, no perderá ningún asistente porque tropezó en el proceso de pago.

Correo electrónico, herramientas de marketing y marca.

Su marca para un evento debe ser profesional y bien pensada. El software correcto le permitirá fácilmente enviar correos electrónicos de recordatorio y ofertas especiales. EventZilla puede incluso ayudarlo a crear un sitio web para su evento que sea apto para dispositivos móviles.

Cuanto más control tenga sobre la marca, mejor. Es más probable que las personas se involucren con una campaña de correo electrónico y una página de eventos que parezca profesional. Como explica Pinpointe aquí: “Es importante que las imágenes de los productos se vean profesionales; de lo contrario, se apagarán los suscriptores «.

Su «producto» es su logotipo, su invitación y su sitio web hasta que la gente pase por la puerta.

Considere si puede incluir su propia marca, o si está atascado con las plantillas. ¿Cuánta flexibilidad le dan las campañas de email? En este caso, las apariencias son importantes.

Otras herramientas de marketing que puede ofrecer el software de registro de eventos incluyen widgets adheribles, generadores de códigos QR, códigos de cupones y más.

Precio (y estructura de precios)

Con las numerosas opciones de software vienen numerosas opciones de precios. Whova.com ha creado una comparación de precios completa con una tabla para mostrar algunas de las estructuras de precios.

Algunos cobran una tarifa plana por sus servicios, como una tarifa mensual. Algunos cobran una tarifa fija por entrada, mientras que otros cobran un porcentaje. Incluso, puede encontrar combinaciones de estos tres tipos de pago.

Si está organizando un evento grande, una tarifa fija podría ser la mejor opción para que los precios no comiencen a aumentar rápidamente.

Perspectivas ofrecidas

Una de las herramientas más poderosas que su software puede proporcionarle es una visión del comportamiento de sus clientes. Al elegir, considere qué estadísticas pueden proporcionar.

Puede consultar estadísticas como la conversión de la página del evento, los ingresos totales, los asistentes y los registros. Algunos programas incluso mostrarán aspectos negativos, como reembolsos que haya tenido que ofrecer. Este tipo de datos puede ser increíblemente difíciles de formular sin software. Tener acceso a él hará que sus eventos sean más exitosos.

Conclusión

En algunas industrias, está claro cuándo un proveedor es mejor que otro. En cuanto a un software de registro de eventos, se trata más de asegurarse de tener características adecuadas que un precio adecuado.

Solo usted sabrá exactamente lo que está buscando. Ser capaz de resolver lo que cada una de las características puede ofrecer lo ayudará a tomar la decisión correcta. Puede ahorrar en carga de trabajo y dedicar más tiempo a eventos futuros.