Cómo encontrar voluntarios para un evento: 6 pasos claves.

Como organizador de eventos, a menudo querrá saber cómo encontrar voluntarios para un evento. Especialmente si está organizando una recaudación de fondos de caridad.

Esta guía lo ayudará a…

• Definir para qué necesita voluntarios.
• Crear roles para sus voluntarios de eventos.
• Proporcionar un incentivo para ser voluntario.
• Encontrar posibles candidatos.
• Reclutar los voluntarios adecuados para su evento.

Al final, sabrá exactamente cómo definir los roles de su voluntariado y cómo encontrar personas para cumplirlos.

1. Definir los requisitos de su evento.

El primer paso para el proceso de reclutamiento de voluntarios para su evento es determinar por qué los necesita. Durante la etapa de planificación del evento, debe escribir una lista de las tareas que debe realizar.

Una vez que sepa qué debe hacerse, tendrá una idea de las habilidades necesarias para esas tareas. Teniendo eso en cuenta, podrá encontrar voluntarios con la experiencia adecuada.

Los voluntarios del evento pueden ayudarlo con muchas cosas, incluyendo…

• Planificar el evento.
• Promoción y marketing.
• Recibir a los asistentes al evento.
• Proporcionar indicaciones durante el evento.
• Vender comidas y bebidas.
• Cuidar a los oradores o animadores.
• Limpiar después del evento.

Pero las habilidades prácticas pueden no ser todo lo que usted necesita. Tal vez, su evento requiera rasgos de personalidad específicos, como ser optimista o tener un buen sentido del humor.

También puede necesitar voluntarios con rasgos físicos específicos. Si los necesita para levantar cajas pesadas, entonces querrá a alguien que sea fuerte y tenga algo de resistencia.

Haga una lista de los rasgos de personalidad deseables que le gustaría que los voluntarios de su evento exhiban.

Consejo: Lea nuestras guías sobre cómo planificar un evento y qué hacer en el día para ayudarlo a escribir una lista de tareas y requisitos.

2. Consultar a las partes interesadas del evento.

Es una buena idea reclutar voluntarios para su evento, pero solo asegúrese de que todos los involucrados estén en la misma página. Dígale a su equipo sobre las posibles estrategias de reclutamiento de voluntarios.

Si no está planeando el evento usted solo, es posible que desee consultar con otras partes interesadas involucradas en el evento (como los patrocinadores) antes de reclutar voluntarios.

Consejo: Lea acerca de cómo negociar con las partes interesadas si espera resistencia a la idea de reclutar voluntarios para eventos.

3. Crear roles para los voluntarios del eventos.

Una vez que tenga una lista de tareas que deben realizarse en relación con el evento, es hora de redactar algunas funciones para sus potenciales voluntarios de eventos.

Vea qué tareas se pueden agrupar para saber qué voluntarios pueden ser responsables de qué tareas. Imagine que está creando departamentos para una empresa (que básicamente es lo que usted es).

Aquí hay una lista de posibles departamentos de eventos que puede crear:

• Limpieza.
• Concesiones.
• Control de público.
• Servicio de atencion al cliente.
• Logística.
• Marketing.
• Mercaderías.
• Venta de entradas.
• Tráfico.

Una vez que tenga una lista de departamentos que se encargan de tareas específicas, puede comenzar a segmentar esos departamentos en roles individuales.

Su departamento de marketing podría, por ejemplo, tener una persona para redes sociales, una para volantes y otra para publicaciones de eventos.

Cuando haya definido los roles individuales en cada departamento, puede comenzar a escribir una descripción de trabajo para cada uno de ellos.

La descripción de su trabajo debe incluir, pero no limitarse a, lo siguiente:

• Responsabilidades.
• Plazos.
• Objetivos.
• Competencias.
• Experiencia.
• Conocimiento.
• Rasgos físicos.
• Rasgos de personalidad.

Trate de hacer la descripción del trabajo lo más detallada posible. De esa manera, evita a los solicitantes que hayan malinterpretado lo que está buscando.

Consejo: Lea acerca de cómo escribir una excelente descripción de trabajo para voluntarios.

4. Proporcionar un incentivo para ser voluntario.

Por lo general, los voluntarios no son remunerados, lo que significa que tiene que inventar otro incentivo para que sea una propuesta atractiva. Tiene que pensar en formas creativas para reclutar voluntarios.

Aquí hay algunos incentivos posibles que puede dar a sus voluntarios:

• Acceso gratuito al evento.
• Pases tras bambalinas.
• Alimentos y bebidas.
• Descuentos en productos o servicios.
• Experiencia laboral.
• Carta de recomendación.

El incentivo no solo debe ser algo que uno no necesite para poder vivir. Debe tener un valor real para sus potenciales voluntarios.

Piense en ello como un salario. Usted no haría su trabajo gratis, entonces ¿por qué deberían hacerlo sus voluntarios? Su incentivo debe ser de igual o mayor valor que el tiempo y el trabajo que dedican al voluntariado.

Consejo: Vea estos excelentes incentivos para que los voluntarios de eventos para que lo ayuden a decidir por su cuenta.

5. Encontrar potenciales voluntarios para eventos.

Sabe qué debe hacerse, quién puede hacerlo y qué ofrecerá a cambio. Va muy bien hasta aquí. Ahora necesita encontrar los voluntarios reales para su evento.

Use sus canales existentes

Lo primero que puede hacer es usar sus canales existentes para anunciar las oportunidades de voluntariado. Publique en las redes sociales, envíe un correo electrónico a su lista de correo y solicite a su red personal.

Consejo:Lea acerca de cómo promover sus roles de voluntariado online.

Preguntar a otras organizaciones.

Una buena forma de obtener voluntarios es preguntando a otras organizaciones que los usan en su trabajo. Es probable que tengan algunos buenos candidatos en el archivo que puedan compartir con usted.

Consejo:Organizaciones benéficas como Cancer Research UK y British Heart Foundationusan voluntarios para sus eventos.

Buscar bases de datos de voluntarios.

También puede buscar en las bases de datos de voluntarios existentes para encontrar personas que ya se han registrado para ser voluntarios. Solo están buscando la oportunidad correcta.

Consejo:Consulte las bases de datos de voluntarios como SignUp.com para encontrar candidatos para los roles de su evento.

Permitir que lo encuentren.

También puede inscribirse en sitios y foros que ayuden a los voluntarios a encontrar oportunidades. Solo asegúrese de que su evento o causa valga la pena (ver Nro.4).

Consejo: Escriba su oportunidad en Do-it.org para hacerse notar.

6. Reclutar voluntarios para el evento.

Una vez que haya encontrado una fuente de posibles candidatos para sus roles de voluntariado, es hora de precalificar, entrevistar y luego reclutar a los mejores.

Precalificar.

Si recibe una gran cantidad de solicitudes, puede eliminar a los candidatos que no encajarán bien utilizando un cuestionario de selección.

Use el cuestionario para preguntarles sobre sus habilidades, intereses y razones para ser voluntario. También puede ayudarlo a asignarlos a ciertos roles de voluntariado antes de la entrevista.

Entrevista.

Si su evento es relativamente pequeño, debe tomarse el tiempo para entrevistar personalmente a cada voluntario. Como alternativa, agende una llamada de Skype con ellos si no se encuentran cerca.

Una entrevista cara a cara le dará una mejor idea de quiénes son como personas y si los querrá en el equipo de voluntarios de su evento.

Reclutar.

Una vez que haya seleccionado a los mejores candidatos, es hora de reclutarlos. Lea este proceso de reclutamiento de voluntarios para ayudarlo a finalizar su búsqueda.

¿Encontró algunos voluntarios?

Con suerte, esta guía ha ayudado a sus esfuerzos de reclutamiento de voluntarios. Ahora debe contar con un excelente equipo listo para ayudarlo con su evento.

Ahora necesita saber cómo administrar un equipo de voluntarios, lo cual trataremos en breve en este blog.

¡Esté atento para más información!