Cómo llevar a cabo un evento de grupo de enfoque para obtener información del público.

La investigación de mercado es una parte esencial del conjunto de herramientas del organizador de eventos profesionales. Hay muchas maneras de hacerlo, incluso enviar una encuesta y organizar un evento de grupo focal.

Ya hemos cubierto todo lo relacionado con las encuestas para eventos. Ahora es el momento de describir cómo llevar a cabo un grupo focal para que pueda obtener información más valiosa.

Siga leyendo para descubrir…

• El punto de los grupos focales.
• Cómo planificar un grupo focal.
• Que preguntas hacer.
• Cómo reclutar participantes.
• Cómo moderar la discusión.
• Qué hacer con los resultados.

¿Por qué llevar a cabo un grupo focal?

Las encuestas de retroalimentación de eventos, que hemos recomendado en el pasado, le informarán qué sienten sus asistentes y cómo experimentaron el evento.

Los grupos focales, por otro lado, profundizarán y tratarán de explicar por qué los asistentes se sienten como lo hacen.

En otras palabras, las encuestas de comentarios le brindarán una visión general de lo que salió bien y lo que no funcionó en su evento, mientras que un grupo focal lo ayudará a comprender los detalles granulares.

Los grupos focales, y las encuestas para eventos, en este caso, no solo son útiles para la evaluación posterior al evento. También pueden ayudarlo como parte de sus esfuerzos de investigación de mercado antes de un evento.

Cómo planificar un grupo focal.

La planificación lo es todo, pero eso ya lo sabía de organizar eventos. Lo mismo es válido para organizar una discusión de grupos focales, así que hablemos de cómo se puede hacer.

1. Definir sus objetivos.

Necesita un objetivo claro antes de reclutar participantes para su grupo focal. ¿Qué preguntas está tratando de responder? ¿Qué información facilitará la planificación de sus futuros eventos?

Aquí hay algunas preguntas en las que puede usar grupos focales para responder:

• ¿Su idea del evento atraerá a su público objetivo?
• ¿Cómo puede promocionar mejor su evento para ellos?
• ¿Cuáles son las formas en que puede mejorar en sus eventos?

Un objetivo claro le facilitará la planificación del grupo focal. También garantizará que aproveche al máximo su tiempo y esfuerzo.

2. Definir su público objetivo.

Ya sea que defina primero sus objetivos o su público objetivo, se trata de un poco de una situación de gallina y huevo. Depende de lo que priorice.

Si tiene un objetivo claro para su evento y no le importa a quién apela, debe comenzar con el objetivo del grupo focal.

Si, por otro lado, el propósito de su evento es llegar a una audiencia específica, primero debe definir quién es esa audiencia. Luego podrá enfocarse en el concepto del evento más adelante.

Independientemente del orden, tendrá que definir su público objetivo. Cuanto más estrecho vaya (por ejemplo, «mujeres en tecnología de 20 a 30 años que estén interesadas en pescar»), más específicas serán las respuestas que obtendrá.

Consejo:Lea nuestra guía sobre cómo encontrar a su público objetivo para poder concentrarse en las personas adecuadas.

3. Encontrar un lugar.

Los grupos focales tienden a ser pequeños. Esto significa que virtualmente tiene infinitas opciones a la hora de elegir un lugar.

Asegúrese de que esté en un ambiente relajado con el mínimo ruido. Además, verifique si hay buenas conexiones de transporte público y estacionamiento.

Consejo: Lea nuestra guía sobre cómo encontrar un lugar para no terminar en el lugar equivocado.

4. Diseñar las preguntas.

Ahora que conoce a su público objetivo y el propósito del evento, tendrá una idea general de lo que quiere preguntar a los participantes.

Apunte a las preguntas que no provoquen una respuesta simple de “sí” o “no”. Deje esas para las encuestas. En su lugar, use preguntas abiertas que les permitan a los participantes elaborar sus respuestas.

Aquí hay algunas preguntas de ejemplo que puede usar:

• ¿Qué hace que un evento sea memorable para usted?
• ¿Dónde escucha sobre los próximos eventos?
• ¿Cómo lo hace sentir la actividad del evento XYZ?

Consejo:Use esta guía sobre cómo diseñar entrevistas de grupos focales para ayudarlo con las preguntas.

5. Reclutar participantes.

Es hora de reclutar algunos participantes … pero ¿cuántos? Eso depende de cuánto tiempo desee conservarlos y de cuántas preguntas desee que se respondan.

Si usted — digamos — solo tienes una hora y quiere hacer diez preguntas, apéguese a 5–6 participantes para que todos tengan la oportunidad de responder.

Es una buena práctica ofrecer algún tipo de incentivo a cambio del tiempo de sus participantes. Una opción es un vale de regalo para tiendas o restaurantes populares.

Consejo: Puede usar una empresa como TestingTime para ayudarlo a reclutar a los participantes correctos para su grupo focal.

Cómo llevar a cabo un grupo focal.

Debe haber un moderador presente para facilitar la discusión en el grupo focal. Ya que usted es el que busca respuestas, esa persona probablemente será usted.

También es una buena idea tener un asistente presente para tomar notas y potencialmente grabar la discusión del grupo focal para una revisión posterior.

Comience la sesión agradeciendo a todos por asistir. Luego explique brevemente el propósito del evento que está organizando y cómo se utilizará la información.

Aquí hay algunas cosas clave para recordar al moderar el grupo focal:

• Parafrasee comentarios largos o ambiguos de los participantes para asegurarse de que los haya entendido correctamente.
• Manténgase en su papel de moderador: evite participar en la discusión real.
• Asegúrese de no hacer preguntas importantes o de afectar las respuestas de las personas con su tono o lenguaje corporal.
• Establezca (y haga cumplir) algunas reglas de la discusión para evitar que las personas se interrumpan entre sí.

Una vez que la sesión termine, deles las gracias a todos por haber venido. Recuerde darles los incentivos prometidos.

Consejo:Lea estos consejos para moderar una discusión de grupos focales y transcribirla correctamente para su uso posterior.

Cómo analizar los comentarios y resultados.

Transcriba la grabación de la discusión del grupo focal. Recorte toda la charla superflua para que solo se concentre en los puntos importantes.

Cree una hoja de cálculo con las preguntas que ha hecho. Complete la respuesta de cada participante para terminar con una visión general clara.

Para cada pregunta, clasifique las respuestas de modo que sea más fácil para usted entender las más populares. Por ejemplo, podría terminar con las siguientes categorías para la pregunta «¿Cómo descubre los próximos eventos?»:

• A: Redes Sociales.
• B: Boletines de correo electrónico.
• C: Volantes y folletos.

Una vez que haya transcrito, codificado y categorizado todas las respuestas, es hora de redactar un informe. Incluya todos los hallazgos principales y cualquier conclusión que pueda extraer de ellos.

Consejo:Aquí se analiza bien cómo analizar los resultados de los grupos focales.

Mantenga su enfoque.

Los grupos focales son una excelente manera de conocer realmente a su público objetivo. Le proporcionará información que no podrá obtener de una encuesta de retroalimentación simple.

Dicho esto, los grupos focales tienen un tamaño de muestra pequeño. Eso significa que es posible que tenga que celebrar más de una sesión para asegurarse de obtener toda la información relevante.

¿Tiene experiencia de primera mano organizando grupos focales para eventos? ¡Comparta su experiencia con nosotros en los comentarios a continuación!