Cómo organizar un espectáculo (qué hacer en el día).

ya ha planeado y comercializado durante meses. Hoy, finalmente está llevando a cabo su espectáculo.

Si ha hecho todo lo demás hasta este punto, entonces está en un buen lugar. Pero ahora no es el momento de descansar en los laureles.

Todavía hay cosas que pueden salir mal y oportunidades de las que puede beneficiarse.

Este artículo repasará…

• Como comprobar el equipamiento técnico.
• Donde poner a los artistas antes del show.
• Cómo asegurarse de que su equipo sepa lo que está pasando.
• Cómo preparar al público y al personal del recinto.
• Formas en que puede impulsar el marketing de su evento.
• Cómo terminar el espectáculo con una nota profesional.

Después de que termine el espectáculo, podrá descansar tranquilo … ¡hasta que llegue el próximo!

1. Comprobar todo el equipamiento técnico.

Una de las tareas más importantes para el día del espectáculo es verificar la configuración y el equipo. Si algo sale mal, el espectáculo está en peligro.

Asegúrese de que el escenario y los asientos están en orden. Pruebe cada equipo con el equipo técnico y asegúrese de que no habrá sorpresas.

Organizar los asientos.

Si no hizo esto durante la etapa de planificación, ahora es el momento de ordenar el área de asientos. Puede organizar los asientos en filas (teatro) o alrededor de mesas (cabaret).

Los espectáculos en vivo generalmente son impulsados por la multitud, así que asegúrese de que haya asientos cerca del escenario.

Preparar el escenario.

El punto del escenario es llamar la atención sobre los artistas intérpretes o ejecutantes. Por lo tanto, debe asegurarse de que esté elevado. De esa manera, el intérprete sera visible sin importar dónde se sienta.

Un escenario elevado también ayudará a llevar la atención del público hacia el artista cuando comience el espectáculo.

Verificar el sonido.

Prueba de micrófono, uno-dos, uno-dos. Asegúrese de que todo el sonido funcione correctamente y que todos puedan escuchar claramente a los artistas.

Si su artista tiene requisitos especiales para sus micrófonos o soportes, asegúrese de cumplir con sus necesidades. De lo contrario, podría afectar negativamente su rendimiento.

Verificar la iluminación.

La iluminación es otro elemento crucial que ayudará a llamar la atención sobre el espectáculo. Debería asegurarse de que haya dos o tres focos en el escenario (pero no ciegue a los artistas).

La iluminación (o la falta de ella) también es importante cuando se trata del público. Debería haber poca o nada de luz sobre ellos. De esa manera, las luces del escenario serán mucho más efectivas.

Realizar un ensayo técnico completo.

Los artistas no son los únicos que necesitan ensayar antes del espectáculo. Es imperativo que haga un ensayo técnico completo antes del primer acto.

Asegúrese de que todos estén manos a la obra y que el equipo técnico sepa lo que están haciendo. Si algo sale mal durante el ensayo, todavía tiene tiempo de arreglarlo antes de que comience el espectáculo.

Consejo: Para una inmersión más profunda, consulte estas guías detalladas sobre la configuración del sonido e iluminación para espectáculos en vivo.

2. Asignar una habitación verde.

Sus artistas deben tener un lugar para pasar el rato antes y después de su show. Por lo tanto, debe hacer que una de las salas tras bastidores en el lugar sea la «sala verde«.

No tiene que ser verde, pero tiene que ser lo suficientemente espaciosa para disfraces e instrumentos. También ayuda si deja algunas bebidas y bocadillos para los artistas.

Debe asegurarse de que haya alguien para dar la bienvenida a los artistas cuando lleguen. Muéstreles a la sala verde para que puedan desempacar su equipo y relajarse antes de continuar.

Consejo: Vea este artículo sobre el abastecimiento de salas verdes para inspirarse.

3. Imprimir un programa de espectáculos para todos.

Como planificador de espectáculos, es su responsabilidad asegurarse de que todos sepan lo que están haciendo. Una buena manera de hacerlo es imprimir un programa de espectáculos para su equipo y el personal del lugar.

Liste exactamente lo que va a pasar en el día. Eso incluye la preparación técnica, cuando las puertas se abren y cierran, y cuando se llevan a cabo las actuaciones.

También debe dejar copias del programa del programa (menos la preparación técnica) para el público. Colóquelos en el bar o en las mesas para que las personas puedan planificar sus visitas al baño.

Consejo: Use una plantilla de programación para espectáculos para ayudarse a describir el evento.

4. Imprimir un código de conducta para el público.

Su equipo no son las únicas personas que necesitan algunas pautas. Puede sonar condescendiente, pero debe proporcionar un código de conducta para el público.

¿Por qué? Porque sabe que siempre habrá esa persona que hablen por teléfono durante el espectáculo. O alguien que decide molestar al artista después de unos tragos.

No tiene que entregar una copia impresa a todos en la puerta. Solo póngalo en un lugar donde no lo puedan ignorar.

Consejo: Vea estas reglas de etiqueta de publico para ayudarse a escribir el código de conducta.

5. Tener un fotógrafo (o camarógrafo) en el sitio.

Las imágenes y los videos de su espectáculo serán invaluables para fines de marketing. Le muestran a la gente exactamente lo que sucedió, y lo que se han perdido si no asistieron.

También es un gran contenido para sus perfiles de redes sociales. Use las imágenes del espectáculo para crear emoción sobre el próximo.

Si planea grabar videos, es una buena idea hablarlo primero con los artistas. Los comediantes podrían no querer que sus bromas se filtraran si están a punto de lanzar un especial.

Consejo: ¿Necesita ayuda para encontrar un fotógrafo o camarógrafo? Usted puede obtener algunos presupuestos aquí.

6. Animar a las personas a compartir su evento en las redes sociales.

Debe tener enlaces claramente visibles a los perfiles de redes sociales de su programa. Anime a las personas a que lo etiqueten en sus fotos y videos antes y después del espectáculo.

Una buena manera de hacer esto es incluir sus perfiles y hashtags alrededor del lugar. Colóquelos en el póster del programa, el programa del evento y cualquier otro lugar apropiado.

Consejo: Lea acerca de cómo fomentar que compartan de su programa en las redes sociales.

7. Eliminar todas las distracciones.

Antes de que comience el espectáculo, debe asegurarse de que no haya distracciones en absoluto. Los comediantes, oradores y actores usualmente necesitan completo silencio para concentrarse en su actuación.

Asegúrese de que el personal del bar no esté hablando durante el espectáculo y deshágase de los ruidos y las luces parpadeantes.

Los únicos ruidos que desea escuchar son las reacciones de la audiencia al desempeño en sí. Cualquier otra cosa resta valor a la experiencia.

8. Solicitar comentarios en el lugar.

A pesar de que debe solicitar comentarios después del espectáculo, no hay nada que le impida preguntar en el mismo día. Verifique con su equipo y con el personal del lugar para ver si todo funciona correctamente.

También puede preguntarle casualmente a algunos de los invitados si se la están pasando bien. Apreciarán que les pida su opinión, y usted apreciará sus comentarios.

¡Lo logro!

Su espectáculo es la parte más importante de todos los esfuerzos de organización de su evento. Es importante asegurarse de que todos se diviertan, incluido usted mismo.

Aproveche la oportunidad para establecer una relación duradera con el lugar, los artistas y, lo que es más importante, el público.

De esa manera, tendrá una base sólida para futuros espectáculos que serán aún más grandes y mejores.

¡Buena suerte … que sea excelente!