Cómo planificar un evento de caridad: 10 pasos clave.

Cómo planificar un evento de caridad, es algo que nos preguntan muy a menudo. ¿Qué hace que los eventos de caridad sean tan desafiantes?

Los organizadores de eventos de caridad tienen que pensar en las mismas cosas que los organizadores de otros eventos … y más.

No solo tiene que pensar en las restricciones presupuestarias y los objetivos de recaudación de fondos. También debe asegurarse de que los intereses de todas las partes se encuentren alineados entre si.

Desafortunadamente, a menudo no es suficiente pedirle a la gente que realice una donación a una causa benéfica. Quieren una experiencia, para ser vistos, y sentirse especiales.

En este artículo aprenderá cómo:

• Formular el propósito de su evento.
• Establecer un objetivo específico.
• Crear un presupuesto realista.
• Encontrar su público adecuado.
• Crea un tema que resuene con ellos.
• Encuentre un lugar y vendedores que se adecuen al tema.
• Armar un equipo de personal y patrocinadores.
• Decidir cómo aceptar donaciones.

Hay mucho que cubrir, ¡así que comencemos de inmediato!

1. Define el propósito de su evento.

Comience por definir uno o más objetivos. Sus esfuerzos estarán mucho más enfocados si comienza formulando el propósito de su evento.

Un objetivo obvio de la mayoría de los eventos de caridad es recaudar dinero para una causa. Pero también podría ser para aumentar la conciencia y llegar a nuevas personas.

2. Establecer un objetivo medible.

Una vez que haya establecido el propósito de su evento, necesita establecer un objetivo medible. Dependiendo de su propósito, este objetivo podría estar relacionado con:

• Dinero recaudado.
• Entradas vendidas.
• Miembros registrados.
• Asociaciones establecidas.
• Patrocinios asegurados.
• Difusión de conciencia.

La parte más importante,al establecer su objetivo, es ser INTELIGENTE. De esa manera sabrá si el evento fue o no un éxito.

Los objetivos INTELIGENTES son:

• Específicos
• Medibles
• Alcanzables
• Realistas
• Oportunos

Por ultimo, es aconsejable crear una línea de tiempo para planificar el evento y alcanzar sus objetivos.

3. Crear un presupuesto realista.

Esta es la parte en la que nos deslizamos en el cliché de que «se necesita dinero para ganar dinero», ¡porque es cierto!

La hoja de cálculo con su presupuesto para el evento de caridad, será un documento vivo. Comenzará con una estimación aproximada, que luego será cada vez más específica a medida que el evento progrese.

Un presupuesto lo ayudará a comprender cuánto dinero debe destinar a:

• Entretenimiento.
• Alimentos y bebidas.
• Marketing.
• Seguridad.
• Personal.
• Transporte.
• Utilidades.
• Vendedores.
• Lugar de encuentro.

Es crucial que te guarde un poco, en caso de gastos imprevistos.

Lea cómo minimizar sus costos aquí.

4. Decidir cual es su público adecuado.

Debe decidir a quién está dirigido el evento. Es importante que conozca el público al que se dirige su evento porque influirá en muchas otras decisiones que tome.

Algunos de los factores que debe tener en cuenta son la edad, género, antecedentes, profesión e intereses personales de su público.

Una vez que sepa quién es su público adecuado, lo sabrá …

• Qué tema del evento los atraería
• Cómo promocionarles el evento.
• Qué patrocinadores serían una buena opción.
• Qué tipo de entretenimientos organizar.

Consulte a la audiencia cada vez que tenga dudas sobre algo relacionado con su evento.

5. Armar un equipo.

Muchas manos hacen que el trabajo sea liviano, por lo que querrá que un equipo lo ayude con la logística. Si es posible, intente asegurar un comité anfitrión de celebridades locales o donantes ricos para ayudar a liderar el camino.

6. Establecer un tema para el evento.

El tema de su evento de caridad será uno de los principales factores que harán que las personas se inscriban. Decida un tema basado en cuál es su causa y a qué público desea dirigirse.

¿Atascado por ideas?

Recuerde que un evento de caridad sigue siendo un evento, pero con un elemento de caridad. Use otros eventos como inspiración y vea si puede incluir su causa en ellos.

Aquí hay algunas ideas para ayudarlo a comenzar:

• Noche de solteros.
• Correr 5K por la ciudad.
• Fiesta elegante.
• Concierto de música en vivo.
• Noche de comedias.

El tema, tendrá un impacto en su presupuesto y en la elección del lugar, por lo que requiere mucha reflexión.

7. Encontrar un lugar.

Una vez que haya elegido el tema, es hora de encontrar un lugar para el evento. El lugar debe poder contener la cantidad de personas que espera registrar, pero también coincidir con su presupuesto.

Al negociar el lugar, no tenga miedo de usar el hecho de que está organizando un evento de caridad. Se sorprendería al saber cuántos están dispuestos a darle un descuento: si no es así, done el lugar.

Descubra…

• Cuanto costara.
• Qué está incluido en el precio.
• Cuanta gente puede albergar.
• Si puede o no obtener un descuento.

Recuerde que el lugar no tiene que ser tradicional, solo tiene que ser apropiado. Puede organizar una noche de comedia en el hangar de un aeropuerto, siempre que haya asientos y un sistema de sonido.

8. Contactar patrocinadores.

El objetivo de su evento de caridad es recaudar dinero. La mayor parte de eso vendrá de los asistentes.

Pero no hay ninguna razón por la que no deba involucrar a algunos patrocinadores.

Una vez que tenga un objetivo, un presupuesto, un equipo, un tema y un lugar, puede acercarse a potenciales socios.

Encuentre negocios que se alineen con su causa y que quieran llegar a su público adecuado. Un buen lugar para comenzar, son las empresas que ya patrocinan eventos de caridad en su área.

Lea más sobre cómo obtener patrocinadores para su evento de caridad aquí.

9. Encontrar un modo de aceptar donaciones.

Hay muchas maneras en que se pueden aceptar donaciones en un evento de caridad. Podría enfocarse en promover una forma de donar o dar a las personas más opciones para elegir.

Estas son algunas de las formas en que puede aceptar donaciones:

• Venta de entradas.
• Ventas de mercancías.
• «Texto para donar».
• Rifas.

Debería encontrar un sistema de venta entradas que sea fácil de usar y que funcione en todos los dispositivos. Haga que registrarse para su evento sea lo mas fácil posible para la gente.

10. Seleccionar proveedores.

Si se ha decidido por una cena o algo similar, deberá buscar algunos proveedores. Use el tema de su evento y el público adecuado para guiar sus esfuerzos aquí.

Algunos proveedores que puede necesitar para su evento incluyen:

• Catering.
• Fotógrafos.
• Planificadores de medios.
• Alquiler de equipos.

Al igual que con los lugares, vea si puede obtener un descuento de los proveedores y vendedores. Vea si puede asegurar algunos proveedores que hayan trabajado con organizaciones benéficas en el pasado.

CharityComms tiene un excelente directorio de proveedores benéficos.

Y finalmente…

… tiene que mezclar todo. Hasta ahora debería haber …

• Objetivos de recaudación de fondos medibles.
• Un presupuesto realista para su evento.
• Un publico adecuado.
• Un tema para su evento.
• UN lugar y entretenimientos.
• Un equipo y patrocinadores.
• Proveedores y sistema de ventas de entradas.

Debe asegurarse de que todos trabajen juntos y que todo funcione sin problemas. Haga un plano del evento y ejecute la logística varias veces por adelantado.

Comuníquese de manera clara con su equipo, sus patrocinadores, el lugar y los proveedores. Haga planes de respaldo en caso de que algo salga mal a última hora.

Buena suerte con su evento de caridad. ¡Háganos saber en los comentarios si tiene algo que agregar a nuestra lista!