Cómo planificar un evento deportivo: 7 pasos procesables.

Un gran evento deportivo ofrece una amplia variedad de beneficios a la sociedad. Puede usarlo para recaudar fondos, crear conciencia y promover la cohesión de la comunidad.

Planificar el evento es la parte difícil. Debe tener el control desde el momento en que concibe la idea hasta el análisis posterior al evento.

Esto puede ser un gran desafío, especialmente si no tiene ninguna experiencia. O si el evento incluye varias actividades deportivas.

¿Quiere que el evento sea un éxito rotundo? Esto es exactamente lo que debe hacer.

1. Preparar un plan detallado.

Planee bien. Para ello, es necesario contar con la ayuda de expertos. Consiga un equipo de voluntarios y especialistas confiables.

Algunos de los elementos que necesita abordar en esta etapa incluyen:

• El objetivo del evento.
• Su viabilidad.
• Leyes que regulan tales eventos.
• Tiempo (por ejemplo, un día, unos días, una semana, etc.)
• Una estimación aproximada del presupuesto.
• Número estimado de participantes.
• Identificar posibles patrocinadores si necesita alguno.

Consejo: Para inspirarse, eche un vistazo a esta «Lista de verificación de eventos deportivos» de Kent Sports.

2. Establecer la fecha, hora y lugar

Esto es más crucial de lo que la mayoría de las personas piensan. Existen innumerables factores a considerar.

¿Cómo será el clima? ¿Están todos los participantes disponibles? ¿Tiene suficiente tiempo para poner todo en orden? ¿Hay eventos deportivos importantes en el vecindario que podrían eclipsar el suyo?

Tómese su tiempo con esto. (Sin juego de palabras).

A continuación, acérquese a la administración de sus lugares preferidos y pregunte acerca de su disponibilidad.

Antes de cerrar el trato, confirme que el lugar tenga todas las instalaciones necesarias para el evento deportivo. Asegúrese de que la administración le permita usarlos. No querrá contratar un lugar sin piscina cuando la natación sea una de sus actividades principales.

Compruebe si tienen vestuarios separados para damas y caballeros. O si puede convertir temporalmente lo que está disponible para atender esto.

Consejo: Para obtener consejos sobre cómo elegir la fecha correcta del evento, consulte esta guía.

3. Refinar el plan original.

Hasta este punto, hemos estado operando con las ideas aproximadas generadas en la reunión inicial con expertos y voluntarios.

Con la fecha establecida y el lugar reservado, es el momento de perfeccionar el plan. Esto implica configurar los detalles específicos, como los tipos de torneos que se jugarán.

Usemos fútbol como ejemplo. ¿Será un torneo eliminatorio? ¿Partidos completos o modificados? ¿Cuántos equipos jugarán?

Aplique esto a todas las actividades deportivas que se llevarán a cabo. Centrarse en los detalles lo ayudará a obtener una imagen más clara de los suministros y servicios que necesita.

Para ser más eficiente, haga una lista de los suministros necesarios y sus precios. De esta manera, será más difícil pasarse algo por alto.

4. Convencer a esos patrocinadores.

Ahora tiene un plan y presupuesto elaborado. Ahora está en una buena posición para acercarse a los patrocinadores que identificó. Dígales sobre el evento, los objetivos, por qué serían el patrocinador ideal y qué necesita de ellos.

No hay lugar para el error. Cosas como su estilo de comunicación, enfoque, confiabilidad y puntualidad cuentan. Asegúrese de tener claro lo que necesita de ellos. Esté preparado para justificar su solicitud.

Siempre existe la posibilidad de que el posible patrocinador lo rechace, lo que lo obliga a acercarse a los demás. En tales casos, simplemente desempolvese y continúe con su próximo prospecto.

Consejo: Para obtener más información sobre cómo obtener patrocinadores para un evento, lea nuestra guía detallada.

5. Crear el programa del día.

Es hora de crear un programa detallado para el día. La programación será una tarea difícil, especialmente si el evento tiene múltiples actividades.

Primero, considere a los asistentes. Los eventos deportivos son a menudo orientados a la familia. Atraen a un número considerable de familias con niños, algunas de las cuales vienen de muy lejos. Por su bien, trate de asegurarse de que las actividades clave terminen antes del anochecer.

Diferentes actividades y participantes también pueden compartir equipos y bandos. Tome nota de tales detalles. Evite programarlas al mismo tiempo y causar conflictos.

Lo ideal es reconocer a los patrocinadores en el programa. Negociar con ellos y acuerde la información promocional a utilizar.

Consejo: Para hacer que su trabajo un poco más fácil, use una herramienta online gratuitapara ayudarse a diseñar su programa.

6. Organizar suministros y funcionarios.

Obtenga a tiempo todos los suministros que necesita para el evento. Los suministros pueden diferir de un evento a otro. En general, necesita cosas como:

• Marcadores.
• Silbatos.
• Raquetas.
• Redes.
• Pelotas.
• Kits de primeros auxilios.
• Carteles.
• Trofeos.
• Diplomas.

La financiación limitada es uno de los principales retos a los que se enfrentan los organizadores de eventos hoy mismo. Ahorra algo de dinero al alquilar algunos de los artículos duraderos.

La administración del lugar puede contar con algunos de los equipos que necesita. Acérquese a ellos y pregunte si puede pedirlos prestados o alquilarlos.

Si la competencia va a ser profesional, consiga árbitros y oficiales profesionales. Asegúrese de que no estén en conflicto. Ninguno debe estar afiliado a alguno de los equipos en el torneo. Esto ayuda a evitar la competencia desleal.

Acuerde la cantidad que pagará de antemano.

Consejo: GGS International tiene una selección de equipos deportivos para comprar o alquilar para su evento.

7. Comprobar todo dos veces.

Confirme que todos los artículos y equipos necesarios estén disponibles. Asegúrese de que estén en buenas condiciones. Lo mismo se aplica a los árbitros y voluntarios.

Asegúrese de que haya algunas personas que puedan realizar los procedimientos básicos de primeros auxilios. Además, deben poder detectar signos de enfermedad, como una dificultad respiratoria peligrosa. Siempre tenga una ambulancia y paramédicos en alerta. Distribuya una lista de números de emergencia entre los asistentes.

Después de eso, contacte a todos los individuos y equipos participantes para confirmar su asistencia. Asegúrese de que firmen una exoneración de responsabilidad. Esto lo protege legalmente en caso de lesiones.

Si hay reglas específicas para el evento, infórmeselas en consecuencia. Además, provéales una línea de ayuda a la que puedan llamar para hacer preguntas y comentarios.

Disfrute del evento deportivo pero…

… no se olvide que está a cargo.

Como organizador, debería divertirse, como todos los demás. Está bien animar y tomar esas fotos memorables.

Sin embargo, no olvide ni por un minuto que usted es responsable de todos los participantes. Su verdadero éxito es llevar a cabo el evento hasta el final con un mínimo de enganches. Sea accesible durante todo el evento. Manténgase alerta para detectar cualquier desafío o emergencia.

Pronto tendremos una guía sobre cómo organizar un evento deportivo en el día. Manténganse al tanto.