Cómo planificar un evento musical: 5 Pasos Para un Concierto Exitoso.

Los eventos musicales son algunos de los eventos más emocionantes a los que se puede asistir. Es fácil asumir que todo es «rock and roll» y que ocurre de manera orgánica, pero saber cómo planificar un evento musical es algo clave. Una gran organización y planificación es, en realidad, lo que impulsa la creatividad y la diversión.

Hemos creado algunos pasos clave para ayudarlo a planificar un evento musical. También hemos incluido consejos y recursos específicos que podrá utilizar.

Estos pasos no son particularmente glamorosos. Pero pregúntele a cualquier promotor de música: le dirán que cualquier cosa que ahorre tiempo y acelere el proceso es bienvenida.

1. Establezca su presupuesto.

Hay una razón por la que el presupuesto es el primer consejo de esta lista. El dinero que tenga que gastar dictará la mayoría de las decisiones que tome. Si no establece un presupuesto, es casi seguro que gastará de más.

No tiene que gastar una fortuna. Se han realizado muchos conciertos legendarios en la sala trasera de pubs con bandas que la mayoría de la audiencia nunca ha escuchado.

Lo importante es calcular cuánto dinero puede gastar. De esta manera, no lo sacara de su bolsillo. Un evento exitoso, incluso terminará generando ganancias (o, al menos, un punto de equilibrio).

 

El presupuesto para cada concierto variará ligeramente. Piensa en cuántas personas espera que asistan al evento. ¿Cuál es un precio realista para las entradas? Su presupuesto nunca debe exceder lo que planea ganar en las boleterias. De lo contrario acabará perdiendo dinero.

2. Encuentre el lugar adecuado.

El lugar es una gran parte del concierto. Se suma al ambiente. Algunas personas visitan religiosamente los mismos lugares para eventos y son tan fanáticos del espacio como de la banda.

Google es definitivamente muy útil para encontrar lugares, pero hay otros métodos.

Los sitios web como Venuefinder son útiles: ya han recopilado detalles importantes, como el acceso para discapacitados y la información de contacto. También hay muchos lugares que no se tratan de música. Asegúrese de que el lugar sea adecuado para conciertos o perderá tiempo poniéndose en contacto.

Otro buen método es «hacer ingeniería inversa» en las listas de conciertos. Busque conciertos similares que se lleven a cabo en la zona. Compruebe el lugar que desea. Desde aquí, puede encontrar los contactos relevantes en el lugar. Bands in Town es un sitio web donde se pueden buscar y explorar miles de eventos por área.

Demás esta decir que el lugar debe tener todas las facilidades necesarias. Pero también debe tener ese poco de ambiente que puede no requerir para, digamos, una conferencia. Considere no solo la capacidad, las instalaciones y la ubicación del lugar, sino también la reputación que tiene en cuanto a conciertos.

3. Registre bandas y artistas.

Este paso es intercambiable con la búsqueda del lugar. Probablemente esté planeando un evento musical porque ya tiene en mente a bandas y artistas. Si no, prepárese para la difícil (pero gratificante) tarea de encontrar y reservar sus músicos.

Aquí, la escala de su evento musical es una consideración importante. Las bandas que están comenzando probablemente estarán felices de tocar en bares y clubes. Los pequeños conciertos, al comienzo de una carrera, son un derecho de piso para los músicos.

No gaste una fortuna en contratar artistas que son caros si está comenzando su negocio en pequeña escala.

Por otro lado, piense en la banda o bandas que atraen fans. Al menos una de las bandas en su alineación debe ser un empate y atraer a muchos de sus propios fanáticos. Contratar tres bandas desconocidas para un lugar con capacidad para 1,000 personas es una receta para el desastre.

Encontrar bandas requiere un poco de trabajo de piernas. Esto es especialmente cierto si no tiene ninguna en mente.

Una búsqueda en Google dará resultados tales como bandas de eventos y boda. Estas son costosas y tocaran covers. Probablemente, esto no sea lo que tiene en mente para su evento musical.

El mejor método es ir a donde los músicos se reúnen, tanto online como offline.

Offline

Verifique las listas de conciertos para ver qué bandas están ‘haciendo el circuito’ localmente. Las salas y estudios de práctica locales son un buen lugar para encontrar personalmente los nombres y géneros de algunas bandas. Pregunte a sus amigos, especialmente a aquellos que se consideran aficionados a la música.

Online

Twitter, Soundcloud y Facebook son lugares útiles para buscar. Reverb Nationtiene una función que le permite buscar por ubicación. Este, es un salvavidas si busca bandas locales. Escríbales a los músicos para preguntarles cómo reservarlos y verificar su disponibilidad.

Bands in Town es excelente para encontrar lugares, pero también tiene listados de muchos conciertos. Esto le puede dar una lista de bandas que explorar para su propio evento.

The unsigned guide es un directorio de música y un recurso muy detallado y útil para cualquier persona que trabaje en la industria de la música. Tienen una lista de más de 70 agentes de reservas y datos de contacto para todos ellos. El acceso no es gratuito, pero si realmente desea encontrar un talento creciente, vale la tarifa mensual de £ 4.99.

Asegúrese de reservar bandas que estén en géneros similares para no defraudar a su público. Lleva mucho tiempo, pero encontrar artistas también es divertido.

4. Planifique equipamiento y tecnología.

Existe la posibilidad de que no tenga que lidiar con equipos e ingenieros de sonido al reservar un concierto, pero es mejor verificarlo.

Si bien muchos lugares tendrán su propio sistema de PA y el personal para ejecutarlo, asegúrese de preguntar. Vea si necesita contratar o comprar algo adicional.

Siempre debe pedir a los artistas una lista de los equipos específicos que necesitan (que no planean traer ellos mismos). Determine quién configurará el equipo y quién dirigirá la mesa de mezclas durante la noche del evento. La comunicación es clave aquí.

Heat on the Street ha creado una lista de verificación para eventos que lo ayudarán a realizar un seguimiento de todos los costos y consideraciones de producción.

5. Considere la logística del evento.

La logística es un tema bastante amplio. Si es una persona creativa, solo la palabra en sí probablemente hará que su piel se rasgue.

Ciertas cosas siempre deberán que ser discutidas y consideradas mucho antes del concierto. La siguiente lista le muestra algunos de los aspectos logísticos que deberá considerar para asegurarse de que todo funcione correctamente. Asegúrese de:

• Reservar el lugar en una fecha adecuada para todas las partes, incluidos los artistas.
• Configurar canales de marketing como páginas de eventos, invitaciones y carteles.
• Establecer una línea de tiempo para el día del concierto, incluso para cuando los artistas y el personal deben llegar.
• Planifique la seguridad y el personal de la entrada para manejar la venta de boletos en el día. (Pregunte al lugar si proveerá el personal).
• Siga el protocolo de seguridad y sanitario. El lugar podrá ayudar con esto, pero debe alertar a los artistas, al personal y a los asistentes. Este artículo tiene algunos consejos excelentes sobre salud y seguridad para eventos.
• Ordenar su precio y venta de entradas. La venta de entradas se hace mucho más fácil usando una plataforma como Billetto. Puede crear múltiples categorías de entradas y configurar la capacidad máxima para que no tenga que preocuparse por la sobreventa.
• Compruebe si hay algún toque de queda o problemas de licencia. Establezca un tiempo estipulado para terminar. Cree un orden de ejecución. Los intérpretes pueden sentirse tentados de sobre pasarse, así que adviértales que esto no es posible. Dígales que el sistema de AP podría cortarse.

Haga que lo básico algo seguro y próspero .

A medida que adquiera experiencia en la planificación de un evento musical, verá que hay mucho que considerar. Los consejos anteriores son un excelente punto de partida para asegurarse de que tiene cubiertos los conceptos básicos.

A medida que se acerque al evento, deberá considerar todo, desde el marketing hasta los artistas. Manténgase atento a las publicaciones más detalladas sobre la promoción y organización de eventos musicales aquí en el blog.