Cómo planificar un evento privado: 11 cosas a considerar.

Ha decidido organizar un evento privado, pero no está seguro de cómo hacerlo. Eso es genial, es la razón por la que está aquí.

Siga leyendo para descubrir cómo…

• Determinar el objetivo del evento.
• Encontrar el lugar adecuado.
• Establecer un presupuesto realista.
• Obtener el nivel adecuado de privacidad.
• Determine el menú de la comida.
• Encontrar y alojar animadores u oradores.

¿Listo para encontrar respuestas a sus preguntas?

1. ¿Qué tipo de evento es?

Sus esfuerzos de planificación de eventos deben comenzar haciéndose esta pregunta. Una cena de redes corporativas tendrá diferentes requisitos que una reunión familiar.

Considere las siguientes sub-preguntas:

• ¿Quién asistirá al evento?
• ¿Es por negocios o placer?
• ¿Habrá entretenimiento?
• ¿Necesitará equipo técnico?
• ¿Qué tipo de comida quiere?

Una vez que haya establecido el objetivo del evento privado, su planificación sea mucho más fácil.

2. ¿Dónde será el evento?

Una vez que haya establecido el propósito y el tema del evento, es hora de pensar en la ubicación. ¿Organizará su evento en la ciudad o en el campo? ¿En interiores o al aire libre?

Aquí hay algunos puntos a considerar al elegir un lugar:

• ¿Combina con el tema del evento?
• ¿Los invitados quieren un cambio de escenario?
• ¿Qué tan accesible es para los invitados?
• ¿Tendrá total privacidad?
• ¿Cuánto le costará?

Consejo: DesignMyNight tiene una buena lista de lugares de alquiler privados para su evento.

3. ¿Cuándo tendrá lugar el evento?

Es probable que tenga en mente una fecha aproximada para su evento. Sin embargo, también deseará que el lugar esté disponible para esa fecha, así que téngalo en cuenta cuando cree una línea de tiempo.

Piense también en la estación en que dará el evento. Si está planeando una fiesta de Navidad, deberá reservar el lugar con mucha antelación para evitar decepciones.

Consejo: Asegúrese de estar al tanto de los días festivos y feriados.

4. ¿Cuál es su presupuesto?

Los presupuestos pueden ser complicados por varias razones. Por un lado, no siempre se sabe cuántas personas aparecerán, y es difícil hacer un presupuesto en el aire.

Pero intente dar su mejor estimación y escriba una lista de los mejores y los peores escenarios. También debe averiguar quién pagará por todo. ¿Es un gasto personal o corporativo?

Consejo: Lea, para comenzar, nuestra guía sobre cómo preparar y administrar el presupuesto de su evento.

5. ¿Alquiler de locales o gastos mínimos?

Una cosa que debe tener en cuenta al elegir un lugar y planificar un presupuesto es si está pagando el espacio o garantizando un gasto mínimo.

El alquiler de locales significa que pagará una tarifa fija por espacio, comida y bebidas. El gasto mínimo significa que el espacio es gratuito, siempre que sus invitados gasten una cierta cantidad en alimentos y bebidas.

Ciertos lugares también le ofrecerán un menor costo al contratar el lugar, pero con alimentos y bebidas agregados a la factura.

Debe pensar en lo siguiente:

• ¿Cuántos invitados asistirán?
• ¿Cuál es su presupuesto?
• ¿Es capaz de negociar un descuento?

Consejo: Lea sobre cómo negociar el alquiler del lugar para asegurarse de obtener un buen precio.

6. ¿Qué tan privado debe ser el evento?

El nivel de privacidad que necesita en su evento también es algo a tener en cuenta. Dependerá del propósito de su evento (ver Nro. 1) y de quién asistirá.

Si está organizando una reunión corporativa para discutir información confidencial, o si ha contratado a un invitado VIP famoso, es posible que desee optar por la mayor privacidad posible.

Piense en estos puntos:

• ¿Está el espacio separado del resto del local?
• ¿Estará insonorizado para proteger conversaciones sensibles?
• ¿El lugar tiene una entrada privada?
• ¿Tendrá acceso a un baño separado para sus invitados?

Debe revisar estas preguntas con el lugar que pretende contratar para el evento privado a fin de asegurarse de que está cubierto.

7. ¿Quién proveerá la comida?

Quién proporcionará la comida para su evento dependerá de su trato con el lugar. Si ha optado por el alquiler en seco, deberá consultar con una empresa de catering de terceros.

El catering también puede ser costoso, así que trate de arreglarlo para que sea más barato que obtener comida del lugar.

Consejo:Eche un vistazo a algunas de las principales empresas de catering del Reino Unido para encontrar una solución.

8. ¿Cómo se servirá la comida?

La comida y las bebidas son siempre un gran problema cuando se trata de eventos. Una cosa es el gusto y la atmósfera, pero otra cosa es considerar los aspectos prácticos.

Su evento privado requiere de…

• ¿Bebidas y canapés?
• ¿Buffets?
• ¿Comidas de tres platos?

Su elección dependerá de qué tan formal debe ser el evento, así como si el lugar puede adaptarse a su estilo de servicio o no.

9. ¿Cuál debería ser el menú?

Una vez que haya determinado la forma más práctica de servir la comida, debe reflexionar sobre lo que realmente se servirá.

A menos que haya optado por un gran buffet, debe considerar los gustos de sus invitados. También habrá requisitos dietéticos a tener en cuenta.

Requisitos dietéticos.

Algunos de sus invitados pueden tener requisitos dietéticos por una variedad de razones. El menú debe incluir al menos una opción que funcione para todos los participantes del evento.

Aquí hay algunas cosas a considerar cuando se decide un menú:

• Dietas Halal y Kosher.
• Dietas veganas y vegetarianas.
• Alergias a los alimentos (cacahuetes, gluten, etc.)

Es una buena idea pedir a los invitados que incluyan cualquier requisito especial cuando confirmen su asistencia. Pero también, consulte con el establecimiento y la empresa de catering con antelación.

Pasteles De Celebración.

Si está organizando una boda o un cumpleaños, es posible que desee un pastel de celebración. Consulte con el lugar si pueden hacerlo. De lo contrario, necesitará involucrar una pastelería por separado.

Bebidas.

Las bebidas son la forma en que la mayoría de los lugares ganan su dinero, por lo que debe considerar esto al planificar su evento privado. ¿Tendrá usted un bar ilimitado, un bar a cuenta, o los invitados deben tomar sus propias bebidas?

10. ¿Habrá entretenimiento?

Una boda o fiesta de cumpleaños requiere un poco de entretenimiento, como una banda de música en vivo. Pero un evento corporativo también puede requerir un comediante u orador de la industria en el lugar.

Consejo: Consulte este directorio de agencias de entretenimiento para ver qué puede obtener para su evento privado.

11. ¿Necesita equipamiento técnico?

Si su evento privado cuenta con un artista o un orador, entonces necesitará algún equipo técnico.

Compruebe si el lugar tiene…

• Micrófonos.
• Un sistema de sonido.
• Iluminación.
• Un escenario.
• Equipamiento IT.
• Un proyector.

Consejo: Si el lugar no lo tiene, deberá comunicarse con una empresa de AV para contratar el equipo.

¿Se siente más preparado?

Ahora debería tener una buena idea de lo que implica llevar a cabo un gran evento privado Ahora, todo lo que queda por hacer es ejecutar el plan.

Quédese con nuestro blog para descubrir cómo hacerlo.