Dominar el rol de un organizador de eventos: 10 habilidades clave del organizador de eventos.

¿Así que quiere llevar a cabo sus propios eventos? Entonces, necesitará todas las habilidades necesarias para desempeñar el papel de organizador de eventos. Afortunadamente, tenemos todo lo que debería saber aquí.

Estas son algunas de las habilidades de organización de eventos que cubriremos en esta guía…

• Organización y presupuesto.
• Conocimientos técnicos.
• Liderazgo y comunicación.
• Ventas y atención al cliente.

¿Listo para marcar algunas casillas y expandir su lista de tareas?

1. Organización y gestión del tiempo.

En la parte superior de nuestra lista de habilidades de organizador de eventos está la capacidad para — bueno — organizar y planificar. Sin esta habilidad, su evento será un circo … y no del tipo intencional.

No es fácil organizar un evento. Cuanto más grande es el evento, más personas están involucradas y más cosas pueden salir mal si no crea planes y planes de respaldo.

Las habilidades organizativas son cruciales porque se le pedirá que…

• Cumpla con los plazos.
• Tenga un plan logístico.
• Administre presupuestos.
• Organice los horarios del personal.
• Ejecute campañas de marketing.

Siguiente paso: Aprenda cómo mejorar sus habilidades de organización y de gestión del tiempo para construir una base sólida como organizador de eventos.

2. Atención al detalle.

El Diablo está en los detalles, por lo que es importante prestar atención si desea evitar tener que llamar a un sacerdote joven y a un sacerdote viejopara organizar su evento.

¿El vino tenía la temperatura correcta? ¿Funcionó perfectamente el equipo audiovisual? ¿Sonreían los camareros? ¿Había suficiente personal para manejar el registro de manera oportuna?

Puede tener todo planificado y organizado, pero son las pequeñas cosas que se suman a la experiencia del evento en su conjunto.

Siguiente paso: Puede aprender cómo desarrollar su atención a los detalles para aumentar las probabilidades de un evento perfecto.

3. Presupuesto.

Sí, la temida palabra que comienza con P también llegó a esta lista. Al igual que cualquier otra empresa que requiera recursos, necesitará habilidades de presupuesto para organizar un evento.

El rol de un organizador de eventos requerirá que usted entienda qué gastos tiene y dónde puede encontrar fuentes potenciales de ingresos para equilibrar sus libros.

Siguiente paso: Lea nuestra guía sobre cómo administrar el presupuesto de un evento para que sus libros estén en orden.

4. Comunicación.

La capacidad de comunicarse de manera clara y efectiva con las personas también es una de las habilidades más importantes de un organizador de eventos.

El rol de un organizador de eventos le permitirá tratar con una amplia gama de personas:

• Público del evento.
• Catering y otros proveedores.
• Administradores del local y su personal.
• Oradores y artistas.
• Voluntarios y organizaciones benéficas.
• Agencias de relaciones públicas.
• Influencers y celebridades.
• Inspectores de seguridad y salud.
• Contadores.
• Compañías de seguros.
• Periódicos y emisoras de radio.
• Donantes privados.
• Patrocinadores corporativos.
• Gente en las redes sociales.

Necesita escuchar las expectativas y preocupaciones de todos. Al mismo tiempo, también debe comunicar su propia visión y expectativas para asegurarse de que todos estén en la misma página.

Aquí hay algunos aspectos del rol de organizador de su evento que requerirán buenas habilidades de comunicación:

• Redactar propuestas de eventos y contratos.
• Crear materiales de marketing para vender entradas.
• Informar previa y posteriormente a su equipo de eventos.
• Crear redes con otras empresas.
• Negociar con locales y vendedores.
• Demostrar gratitud y recoger comentarios.
• Ceebrar eventos y hacer anuncios.

Siguiente paso: Puede encontrar útil esta lista de diferentes maneras de mejorar sus habilidades de comunicación.

5. Liderazgo.

Parte del rol de un organizador de eventos es delegar tareas a otras personas. Ya sea que se trate de personal del evento, voluntarios, miembros de la familia o proveedores externos, eventualmente deberá involucrar a otros.

Los buenos líderes son capaces de…

• Utilizar las fortalezas individuales de cada miembro del equipo.
• Delegar tareas y proporcionar instrucciones claras.
• Facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.
• Inspirar y motivar a las personas a hacer lo mejor que puedan.
• Crear un sentido de confianza y transparencia.

En otras palabras, tiene que unificar a las personas en torno a un objetivo común y asegurarse de que todos se lleven bien y hagan su mejor esfuerzo.

Siguiente paso:Echar un vistazo a este artículo que describe en profundidad las cualidades de un buen líder.

6. Crear redes.

La planificación de eventos se trata de reunir a las personas. Eso, en cierto sentido, se trata de crear una red. Pero también hay muchas redes detrás de escena.

Ya sea que sea un novato o un veterano experimentado, necesita construir y mantener relaciones profesionales constantemente con todas las personas mencionadas anteriormente (vea Nro. 3).

El rol de un organizador de eventos también puede requerir que asista a eventos de redes sociales o que se una a grupos online donde pueda fomentar sus relaciones.

Siguiente paso: Lea cómo mejorar sus habilidades para cerar redes y considere unirse a organizaciones como la Asociación de Organizadores de Eventos.

7. Ventas y negociación.

Si es un organizador de eventos profesional, entonces está en el negocio de eventos. Eso significa que usted también usa los sombreros de un comercializador, negociador y vendedor.

Debe vender el concepto de su evento a posibles asistentes, donantes, patrocinadores, influencers y voluntarios. Eso requiere habilidades de ventas y marketing.

Al mismo tiempo, debe negociar un buen precio para el lugar, el catering, los suministros, el entretenimiento y cualquier otra cosa que necesite para que su evento sea un éxito.

Siguiente paso: Lea nuestra guía sobre cómo negociar con los proveedores y lugarespara mejorar estas habilidades.

8. Servicio de atención al cliente.

Aunque tiene que tratar con mucha gente, desde patrocinadores corporativos hasta influencers de las redes sociales, ninguna es tan importante como las personas que asisten a su evento.

Los asistentes al evento son los clientes, y los clientes siempre tienen la razón, incluso cuando están equivocados y son irrazonables y desea arrancarles el cabello.

Siguiente paso: Aquí hay una buena lista de consejos sobre cómo tratar con clientes difíciles para que pueda llegar a la cima.

9. Conocimientos técnicos.

Los organizadores de eventos necesitan tener un buen conocimiento de la tecnología. Las máquinas y la automatización han facilitado mucho la planificación y ejecución de eventos, pero también necesita saber cómo operarlas.

Estas son algunas de las aplicaciones y dispositivos que necesita comprender:

• Software de gestión de eventos.
• Redes sociales.
• Aplicaciones de venta de entradas.
• Software de marketing por correo electrónico.
• Microsoft Office y Google G-Suite.
• Herramientas de gestion de proyectos.
• Equipo audiovisual (cámaras, micrófonos, iluminación y proyectores)

Siguiente paso: Consulte nuestra lista de herramientas gratuitas de planificación de eventos para ayudarlo a organizar mejor su trabajo.

10. Amplio conocimiento de los eventos.

Puede parecer un punto obvio, pero debe tener un conocimiento general de lo que se necesita para que un evento suceda.

No necesita ser un experto en el trabajo de un DJ, pero sí necesita saber qué necesita el DJ para poder hacer su trabajo.

Lo mismo ocurre con todos los demás involucrados en su evento. Asegúrese de estar al tanto de los aspectos básicos de lo que hacen para que pueda delegar y acomodar.

Aquí hay otro conocimiento amplio de los eventos que necesitará:

• Como hacer un plano del lugar.
• Cuánto tarda el servicio de cena.
• Qué equipo audiovisual se requiere.
• Cómo estimar la capacidad del lugar.
• Cómo investigar proveedores de eventos.

Siguiente paso:Puede aprender todo esto buscando en nuestro blog o tomando un curso de planificación de eventos.

¿Se siente equipado?

Si puede dominar todas estas 10 habilidades de organizador de eventos, entonces está en el buen camino hacia una carrera exitosa en eventos.

¿Nos perdimos algo? Siéntase libre de agregar sus sugerencias en la sección de comentarios a continuación y compartir con sus compañeros organizadores de eventos.