Encontrar el lugar adecuado rara vez es sencillo. Cada evento tiene sus propios requisitos.
Seleccionar un lugar que sea lo suficientemente grande (y que esté disponible) puede ser un desafío. Considere algunas de las preguntas que necesita hacerse como organizador del evento y verá cuán difícil puede ser el proceso.
¿Tiene el lugar la configuración tecnológica adecuada? ¿Es de fácil acceso? ¿Está dotado de personal? ¿Necesito traer algún equipo? Es fácil entrar en pánico con todo lo que necesita pensar. Nuestros consejos están diseñados para hacer su vida más fácil.
Hay dos aspectos a considerar:
- Cómo se ve el proceso de encontrar un lugar.
- Cómo evaluar los lugares según su idoneidad.
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El proceso de encontrar un lugar para el evento.
¿Qué pasos debe dar para encontrar el lugar adecuado? ¿Dónde comienza y termina el proceso? Vamos a ver.
1. Comience temprano.
Esto no se puede enfatizar lo suficiente. Un lugar popular para eventos se puede reservar con meses o incluso años de anticipación. Además de esto, reservar oradores, proveedores o artistas es más fácil cuando usted empieza temprano.
Cuanto más preaviso tenga, mayor será la posibilidad de obtener el lugar adecuado … y el proceso será menos estresante.
2. Trabaje en un conjunto de criterios.
Imagine ir a un concesionario de automóviles sin considerar qué tipo de MPG (millas por galón) o incluso cuántos asientos necesita. Sería una tontería. Debe estar lo más preparado posible.
Eso también se aplica a la búsqueda de lugares. Tendrá que crear una lista de criterios. Esto debería cubrir todo, desde la capacidad hasta la salud y la seguridad, la distancia del transporte público y la dotación de personal.
Para continuar con la metáfora, asegúrese de no dejar al distribuidor con un automóvil deportivo cuando en realidad necesitaba un automóvil familiar funcional.
Consejo: Para obtener una buena lista de cosas para pensar, eche un vistazo a «13 cosas importantes a tener en cuenta al elegir el lugar de su evento«
3. Establezca un presupuesto.
Tener un presupuesto es un consejo sensato en cualquier cosa que haga, sea en negocios o en la vida. Esto es parte de sus criterios, pero merece su propia sección. No solo debe presupuestar para el lugar de contratación sino también a cualquier consideración de seguridad, personal y licencias.
Consejo: Esta es una excelente herramienta para ayudarlo a crear un presupuesto para su próximo evento (incluido el lugar).
4. Preseleccione y alcance.
Puede ser muy tentador encontrar un lugar que parezca apropiado e ir por él. Significará menos horas de discusiones y evaluaciones, pero también puede significar obtener un trato sin procesar y no darse cuenta.
Encontrar un solo lugar es difícil, pero la tarea en cuestión es encontrar múltiples eventos y reducirlos al mejor.
Una vez que haya elegido algunos lugares que se ajusten a sus criterios, contáctelos para discutirlos.
Deben querer su negocio. Por esta razón, el lugar puede estar dispuesto a ayudar con el personal y la promoción. Las discusiones también son una oportunidad para verificar cosas como el equipo y qué más pueden ofrecer.
Un lugar que entienda sus necesidades y que pueda ayudarlo con los extras le ahorrará mucho estrés.
Consejo: Consulte este artículo para obtener sugerencias sobre cómo negociar con lugares.
5. Visite.
Es algo así como una regla de oro: no reserve un lugar sin visitarlo primero. Una visita puede fácilmente cambiar su decisión de una manera u otra. Vaya y vea que no haya estacionamiento o acceso, personal grosero y equipos rotos. Es mejor mantenerse alejado.
Las visitas pueden llevar mucho tiempo, pero tienen el beneficio adicional de mostrarle si el lugar se siente bien para su evento. Su intuición es importante.
Herramientas para investigar lugares (y cómo usarlas).
Hay muchas herramientas que pueden ayudarlo a encontrar lugares. Algunas son más obvias que otras. Las herramientas a continuación deben formar al menos parte de su arsenal de búsqueda del lugar.
1. Tagvenue.
Tagvenue es una excelente herramienta para todo tipo de eventos. Tienen una base de datos del Reino Unido y Australia y le permiten buscar en más de 5,000 lugares.
Su herramienta de búsqueda le permite ingresar el tipo de evento, el número de invitados y la ubicación deseada y le devolverá los resultados adecuados. Por ejemplo, si está planeando un concierto de música en vivo para 200 invitados en Manchester, ingrese estos criterios para una lista de preseleccionados.
También podrá filtrar los resultados que obtenga. Relacione estos filtros con su lista de criterios. Puede buscar por equipo de A / V específico, licencias de venta de alcohol, seguridad y más.
Alternativamente, Venue Scanner es otro sitio con una funcionalidad muy similar. Si tiene dificultades para encontrar resultados en su área, pruebe también su base de datos.
2. Sitios web de listado de eventos.
Los sitios de listado de eventos son lugares donde puedes encontrar muchos eventos existentes. No hay nada de malo en inspirarse en eventos similares a los suyos.
Para realizar una ingeniería inversa de los listados, busque eventos similares en el área correspondiente. (Todos los sitios de listado de eventos le permiten filtrar los resultados).
Verá rápidamente qué lugares se están utilizando para eventos similares. Luego puede crear una lista de lugares para investigar.
Esta técnica requiere que haga una buena cantidad de trabajo de piernas. Pero garantiza que encuentre lugares para eventos que estén activos y en uso en su industria.
Consejo: Hay cientos de sitios de listado de eventos por ahí. Para ver 10 de los mejores en el Reino Unido, eche un vistazo a esta guía.
3. Buscadores.
El consejo aquí no se limita a Google, pero seamos realistas: Google es lo que pensó.
Los planificadores de eventos tienen una relación de amor / odio con Google. Esto es totalmente comprensible.
Sigue siendo el mejor método para buscar casi cualquier cosa. Los lugares no son diferentes. Puede obtener un montón de resultados con solo unas pocas búsquedas de palabras clave, pero esto puede crear más trabajo.
Una búsqueda de «local de música en Birmingham» o «sede de conferencias en Southampton» traerá muchas páginas para analizar.
Desafortunadamente, los lugares que se muestran en sus resultados no se han filtrado. Tendrá que hacer algunas indagaciones para establecer si son adecuados.
Google tampoco garantiza que un lugar que aparezca en su búsqueda esté activo. Puede sentirse frustrado al encontrar un lugar que ha estado cerrado durante meses.
Consejo: Para mejorar su juego en Google, consulte estos «Hacks de búsqueda de Google que harán su vida más fácil»
Consideraciones adicionales.
Ahora ya conoce el proceso de selección de lugares y dónde buscar posibles locales para eventos. Aquí hay algunas otras consideraciones.
1. Público objetivo.
Un lugar puede parecer perfecto en el papel pero no tiene la sensación adecuada para su público objetivo. ¿Organizando un concierto de metal? No reserve un local de música clásica. ¿Organiza un evento para empresas de alto vuelo? Busque lujo. Considere lo que espera su público objetivo.
2. Llenar el lugar.
Si está esperando a 100 asistentes y encuentra un lugar con capacidad para 500 personas dentro del presupuesto, considere un lugar más pequeño. Puede parecer contrario a la intuición (y tener un poco de margen de maniobra está bien), pero un gran lugar hará que parezca que hay menos invitados moviéndose en su evento.
3. Felicidades, vendedores y otros servicios.
¿Necesita servir comida en su evento? ¿Necesitará mesas y sillas o es un evento de parados? ¿Puede ser proporcionada la seguridad por el lugar? Establezca lo que piensa ofrecer desde temprano para evitar un dolor de cabeza en una fecha posterior.
Consejo: Add to event es un excelente sitio web para encontrar proveedores si necesita uno en el suyo.
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Comience a buscar el lugar hoy mismo.
Con estos consejos, puede crear una lista sólida de opciones y comenzar a desactivar los sensores. Ser inteligente al respecto y establecer sus necesidades temprano le ahorrará mucho tiempo y estrés.
Una vez que encuentre el lugar adecuado, siga estos consejos de planificación de eventos para asegurarse de organizar un gran éxito. ¡Feliz búsqueda del lugar!
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