Guía para evaluar eventos: 10 pasos para medir su éxito.

¿Por qué necesita una guía para evaluar eventos?

Es imperativo que evalúe el éxito de su evento si planea organizar eventos futuros.

Una exhaustiva evaluación de su evento le ayudará a comprender:

• Lo que funcionó y lo que no funcionó.
• Si cumplió con las expectativas de sus invitados.
• Qué tan bien funcionaron sus esfuerzos de marketing.
• Si su presupuesto y cronograma fueron realistas.
• En que debe tener más cuidado la próxima vez.

En otras palabras, usted mejorará como planificador de eventos si revisa críticamente su propio desempeño. Lo ayudará a sentirse más seguro y perfeccionar el arte de la planificación de eventos.

Paso 1: Usar objetivos SMART.

Los objetivos SMART son un método popular para medir su éxito. Sus objetivos deben ser específicos, medibles, asignables, realistas y relacionados con el tiempo (SMART).

Específicos.

Cuanto más específico pueda ser, más preciso podrá ser en la evaluación su evento. Un objetivo específico también es más fácil de transmitir a su equipo.

Medibles.

Es muy útil si puede cuantificar su éxito y ponerle un número. Ese número puede ser la venta de entradas, el dinero recaudado o el compromiso de las redes sociales.

Asignables.

Cada objetivo debe ser asignado a una persona o un equipo. De esa manera, sabrá quién es el responsable final de lograr ese objetivo específico.

Realistas.

Quizás lo más importante, sus metas deben ser realistas. El no establecer metas realistas solo resultará en el fracaso global de su evento.

Relacionados con el tiempo.

Finalmente, debe especificar el lapso de tiempo en el que logrará sus objetivos. Eso podría ser meses, semanas o días, dependiendo del tamaño de su evento.

Paso 2: Comparar su evento con el de sus competidores.

Ahora que ha establecido objetivos SMART, puede comenzar a ver los eventos con los que compite. Sus resultados le darán una indicación de lo bien que lo hizo en comparación.

Es importante mirar eventos que sean lo mas parecidos posible al suyo. No compare manzanas con naranjas. Si su evento es un pequeño festival de música local, no lo compare con Glastonbury.

Paso 3: Hacer observaciones durante el evento.

Una de sus principales tareas durante el evento mismo es mirar y escuchar. Haga observaciones sobre lo bien que van las cosas. ¿Los invitados se están divirtiendo? ¿Su equipo está esforzándose?

Use su teléfono o un cuaderno de notas para anotar las observaciones del día. Lo ayudará a recordar lo que pasó con mayor precisión.

Si algo malo sucedió, podría olvidarse de todas las cosas positivas que sucedieron… o viceversa.

Paso 4: Preguntar la opinión de los invitados en el lugar.

No tenga miedo de preguntar a sus invitados lo que piensan el día del evento. Puede preguntarles directamente y tomar nota de sus comentarios.

Pero una forma más divertida de obtener comentarios sobre el día es hacerlo como parte del evento. Usted puede, por ejemplo, ofrecer a los invitados una bolsa con recompensas si dejan sus comentarios sobre como fue su evento.

También puede hacerlo interactivo colocando dos cestos de basura la salida. Pida a sus invitados que tiren la basura en uno de ellos si les gustó el evento o en el otro si no les gustó.

Paso 5: Enviar encuestas de retroalimentación luego del evento.

Es importante recopilar tantos datos de retroalimentación como sea posible. Es por eso que le recomendamos que no solo recopile comentarios durante el mismo día sino también después.

Hay una serie de herramientas de encuesta online (como Survey Monkey) que puede usar para ese propósito. Harán que sea rápido y fácil crear un formulario de comentarios.

Alternativamente, también puede crear su propio formulario de comentarios y enviarlo a sus invitados. Agradézcales por asistir y explique por qué sus comentarios son importantes para usted.

Luego pídales a sus invitados que califiquen cada parte del evento del 1 al 5 o del 1 al 10:

• El evento en su conjunto.
• El lugar y las instalaciones.
• Alimentos y bebidas.
• Oradores y artistas.
• Cuán probable es que recomienden el evento.

También debe dejar algo de espacio para que los invitados escriban comentarios adicionales.

Consejo: Para ver ejemplos de preguntas sobre comentarios de eventos, eche un vistazo a esta guía.

Paso 6: Recoger recortes de prensa y menciones en los medios

Si ha realizado una difusión adecuada en los medios, puede esperar algunas menciones en la prensa.

Una buena manera de realizar un seguimiento de las menciones a los medios es configurar una alerta de Google con el nombre de su evento.

También debe hacer un seguimiento de las menciones en las redes sociales, ya que es probable que sean más numerosas.

Paso 7: Mirar el compromiso de las redes sociales.

Cada plataforma de redes sociales tendrá una herramienta de información que le proporcionará datos valiosos.

Puedes usar estas herramientas para calcular sus:

• Me gusta.
• Comentarios.
• Veces compartidas.
• Menciones.
• Seguidores.

Sin embargo, lo más probable es que esté utilizando varias plataformas diferentes. Afortunadamente, puede utilizar una herramienta de monitoreo de redes sociales como Hootsuite para agregar todos los datos.

Los números solo contarán una parte de la historia, por supuesto.

Es posible que le interesen las cosas específicas que las personas dicen sobre su evento en las redes sociales. Para ello, debe utilizar una herramienta como Spezify.

Paso 8: Contar cuántas personas asistieron.

Las menciones a las redes sociales son agradables, pero el número real de asistentes a su evento es mucho mejor. Debe tener un sistema de venta de entradas que le permita contar la asistencia.

Una buena plataforma de venta de entradas también le dirá:

• Cómo sus invitados se enteraron de su evento.
• El método de pago preferido por sus invitados.
• Cómo y cuándo se registraron.

También debería poder decirle cuántas personas se registraron pero no se presentaron. De esa manera, puede realizar un seguimiento individual de aquellas personas que no fueron a su evento.

Paso 9: Mirar el presupuesto de su evento.

Es todo sobre el dinero. Al menos, en la mayoría de los casos.

Ya habrá calculado un presupuesto antes del evento. Ahora es el momento de ver qué tan bien se apego a el (y si obtuvo una ganancia).

Sume todos sus gastos relacionados con el lugar, el equipo, el catering, etc. Luego calcule la cantidad de dinero que obtuvo con la venta de entradas.

Reste los gastos a los ingresos … ¡y listo!

También debe anotar cualquier acuerdo especial que haya alcanzado con los proveedores. Si no lo hizo, entonces vea si hay algo que pueda hacer para llegar a un acuerdo para el próximo evento.

Paso 10: Informar a su equipo de eventos.

Las opiniones de sus invitados y patrocinadores de eventos no son las únicas que deberían interesarle. Recuerde también escuchar a su equipo de eventos.

Siempre es una buena idea llevar a cabo una reunión informativa una vez que el polvo se haya asentado. Pregúnteles a todos qué sintieron que anduvo bien y qué podría funcionar mejor la próxima vez.

También debe obtener algunos comentarios de los oradores o artistas que haya tenido en el evento. Podrían hacer buenas citas en las redes sociales.

Para recordar…

Ahora sabe por qué necesita una guía para evaluar eventos. ¡Hay mucho que pensar!

Para resumir, esto es lo que debe hacer:

• Usar objetivos SMART.
• Comparar su evento con competidores relevantes.
• Hacer observaciones durante el evento.
• Solicitar comentarios de sus invitados el día del evento.
• Realizar seguimiento con una encuesta de retroalimentación.
• Buscar las menciones en los medios.
• Analizar datos de redes sociales.
• Calcular cuántas personas asistieron.
• Sumar los números en su presupuesto de eventos.
• Recibir retroalimentación de su equipo.

Marque todas esas casillas y tendrá un análisis detallado de qué tan bien le fue al evento.

¡Buena suerte con la evaluación del evento!