La guía definitiva para un evento privado exitoso.

¿Ha sido puesto a cargo de organizar una boda, un cumpleaños o una reunión familiar? ¿O tal vez quiere planificar una buena fiesta para sus colegas en el trabajo?

Ha venido al lugar correcto. Esta es nuestra guía definitiva para un evento privado exitoso. Aunque el evento podría ser pequeño y privado, todavía hay muchas cosas que considerar para que funcione sin problemas.

Lo que aprenderá en esta guía:

• Cómo planificar la comida, el entretenimiento y el lugar (y cómo garantizar la privacidad).
• Dónde y cómo promocionar su evento privado, incluso si es pequeño.
• Qué hacer como anfitrión el día de su evento.
• Las diferentes formas en que puede hacer un seguimiento después de la fiesta.

1. Planificar su evento privado.

El primer paso para planificar su evento privado es considerar el tema, el propósito y el público objetivo. Una vez que lo sepa, puede comenzar a crear un presupuesto y una línea de tiempo realistas.

Estas son algunas de las preguntas clave que se deben tener en cuenta al planificar un evento privado:

Lugar.

¿Es el lugar apropiado para el tema del evento?

Privacidad.

¿El lugar ofrece el nivel deseado de privacidad?

Menú.

¿Qué hay en el menú y cómo se servirá?

Entretenimiento.

¿Está planeando hablar o va a contratar a un artista?

Presupuesto y cronograma.

¿Cuánto dinero y tiempo tiene para trabajar?

Debido a que los eventos privados son muy variados, siempre se debe planificar de acuerdo con el concepto del evento.

Qué hacer ahora.

Nuestra guía detallada abordará cada una de estas preguntas y lo ayudará a crear un plan sólido para su evento privado.

Lectura adicional: Cómo planificar un evento privado: 11 cosas a considerar.

2. Promocionar su evento privado.

El aspecto de promoción de su evento privado a menudo se centrará en la exclusividad del mismo. Ya sea una boda o una cena de celebridades, la gente apreciará que no sea para todos.

Estas son algunas de las muchas maneras en que puede promocionar su evento privado:

Tiempos.

Considere el momento de su evento y promocione con mucha anticipación.

Un publico adecuado.

Concéntrese en los canales de marketing que utiliza su audiencia.

Defensores de la marca.

Aproveche a los asistentes anteriores para ayudarlo a promocionar el próximo evento.

Exclusividad.

Destaque la exclusividad del evento para crear interés.

Influencers.

Invite a influencers al evento y use su nombre para promocionarlo.

Concursos.

Organice un concurso de entradas, para que la gente comparta el evento.

Venta de entradas.

Utilice una plataforma de venta de entradas para vender entradas y obtener información sobre los datos.

No todos estos métodos se aplicarán a su evento. No invite a un influencer de las redes sociales a su boda o reunión familiar … a menos que lo conozca.

Qué hacer ahora.

Independientemente del tipo de evento privado que esté organizando, es probable que encuentre algo de inspiración en nuestra guía detallada sobre cómo promocionarlo.

Lectura adicional: 12 maneras de promocionar un evento privado.

3. Organizar su evento privado.

Como anfitrión de su evento privado, la experiencia de sus invitados está en sus manos. Si está organizando un cumpleaños o una boda, entonces es más importante que esté preparado.

Trate de planificar con anticipación tantas de estas cosas como le sea posible, para minimizar el estrés del día:

Acceso.

Asegúrese de que haya un acceso adecuado al lugar y direcciones a áreas clave.

Ubicación.

Organice las mesas y los asientos para que todos sepan dónde deben estar.

Atmósfera.

Configura el ambiente con música e iluminación para crear un ambiente agradable.

Entretenimiento.

Acomode a cualquier artista u orador y déles espacio para relajarse y prepararse.

Equipo técnico.

Verifique todos los equipos técnicos, como un micrófono, sistema de sonido, proyector, proyectores y sistemas de TI.

Bebidas y aperitivos.

Prepare bebidas de bienvenida y canapés para cuando lleguen los invitados.

Redes Sociales.

Tome fotos, grabe videos y anímelos a compartir en las redes sociales.

Si no tiene tiempo para preparar todo esto antes del día, tómese suficiente tiempo el día antes de que lleguen los invitados.

Qué hacer ahora.

Si cree que parece mucho administrar todo de una vez, entonces no se preocupe. Hemos recopilado una guía detallada que lo guiará a través de los pasos para organizar su evento privado.

Lectura adicional: Guía para organizar un evento privado (en 9 pasos).

4. Realizar un seguimiento después de su evento privado.

Cómo realizar el seguimiento después de un evento privado depende en gran medida del tipo de evento. Para una reunión familiar, puede volver a conectarse en Facebook. Para reuniones de negocios, podría ser LinkedIn. Estas son algunas de las tareas clave que se deben realizar en la fase de seguimiento de un evento privado:

Agradecer a todos.

Agradezca a sus invitados por asistir y no se olvide de su equipo y del lugar también. También debe agradecer a los patrocinadores, proveedores e influencers que lo ayudaron.

Revisar objetivos.

Vea si ha alcanzado los objetivos del evento. ¿Era para encontrarse con un cliente? ¿O tal vez solo para divertirse con su familia y amigos?

Comentarios.

Obtenga comentarios de todos sobre lo bien que lo hizo para que pueda mejorar los eventos futuros.

Conectarse online.

Debe fortalecer las conexiones que ha hecho o reavivado conectándose online.

Presupuesto.

Reúna sus ingresos y gastos para ver si está en el negro o en el rojo. Use su plataforma de venta de entradas para hacer eso (si tiene una).

Promocionar el próximo evento.

Prepare a sus invitados para el próximo evento privado que organizará. Puede convertirlos en defensores de la marca ofreciéndoles algunos incentivos como un descuento.

Crear destacados.

Recopile todas las fotos y videos del evento y compártalos con sus invitados para que puedan revivir los momentos que crearon juntos.

Use su mejor juicio cuando haga un seguimiento. Compartir selfies del evento con su cliente de negocios podría no ser apropiado. ¡O tal vez es exactamente lo que les gustaría ver de parte suya!

Qué hacer ahora.

Hemos analizado cada una de estas ideas en nuestra guía sobre cómo fortalecer sus conexiones después del evento. Lea la guía haciendo clic en el enlace de abajo.

Lectura adicional:Refuerce sus conexiones: Cómo hacer un seguimiento después de un evento privado.

Broche final.

Esa fue una instantánea de todo lo que necesita saber si desea organizar un evento privado exitoso. Con suerte, se beneficiará de su nuevo conocimiento cuando se trate de su propio evento.

Puntos clave.

Estos son algunos de los puntos clave que debe tener en cuenta cuando comience a planificar:

• Piense en el nivel de privacidad que ofrece el lugar antes de reservarlo.
• Concéntrese en la exclusividad cuando promocione el evento entre sus potenciales invitados.
• Asegúrese de que haya un acceso adecuado al lugar y cree un ambiente agradable.
• Fortalezca sus conexiones al llegar a las personas después del evento.

¿Se siente menos estresado por organizar su evento privado ahora? ¡Déjenos su opinión en la sección de comentarios a continuación!