La guía definitiva para un exitoso evento de caridad.

Si está organizando un evento para recaudar fondos para una buena causa, entonces acaba de ganar el premio mayor. Hemos incluido todo lo que sabemos sobre el tema en esta guía definitiva para un evento de caridad exitoso.

Lo que aprenderá en esta guía:

• Cómo aprovechar al máximo la etapa de planificación.
• Formas en que puede promocionar su evento de caridad gratis.
• Qué hacer como anfitrión el día del evento.
• Cómo convertir a los invitados en donantes durante el seguimiento.

1. Planificar su evento de caridad.

Los eventos de caridad son algunos de los eventos más difíciles de planificar. No solo tiene que considerar todo lo incluido en otros eventos, sino que también debe apoyar una buena causa.

Aquí hay un breve resumen de todos los aspectos que debe cubrir durante la etapa de planificación:

Tema.

Asegúrese de que el tema de su evento se alinee con la causa benéfica para la que está recaudando dinero.

Objetivos.

Establezca un objetivo medible en cuanto a la cantidad de dinero que desea recaudar o la cantidad de donantes que desea inscribir.

Presupuesto.

Cree un presupuesto que considere el entretenimiento, el lugar, el catering, el personal, el marketing y la seguridad de su evento.

Voluntarios.

Reclute voluntarios para que lo ayuden a organizar el evento y a asegurar que se desarrolle sin problemas durante el día.

Patrocinadores.

Acérquese a potenciales patrocinadores para ayudar a cubrir el costo del evento a cambio de la exposición de la marca.

Donaciones.

Encuentre una manera de aceptar donaciones, como venta de entradas y mercaderías.

Vendedores.

Investigue sobre proveedores para eventos, como empresas de catering, fotógrafos, alquiler de equipos y planificadores de medios.

Reclutar voluntarios a menudo puede ser el primer paso. Le permitirá delegar las muchas otras cosas que tiene en su lista de tareas pendientes.

Qué hacer ahora.

Hemos reunido un extenso artículo que detalla cómo abordar cada uno de los puntos descritos anteriormente. También tenemos una lista de ideas para recaudar fondos para que se inspire. Lea ambos para asegurarse de haber cubierto todas las bases.

Lectura adicional: Cómo planificar un evento de caridad: 10 pasos clave y 61 ideas únicas para eventos de recaudación de fondos de caridad.

2. Promocionar su evento de caridad.

Los eventos de caridad deben promocionarse como cualquier otro tipo de evento. Pero cuando se trata de apoyar una buena causa, uno tiene que ser mucho más cuidadoso con el destino del dinero.

Aquí hay algunos puntos que vale la pena considerar cuando promociona su recaudación de fondos:

Presupuesto.

Tenga cuidado con la cantidad de dinero que invierte en la promoción y en qué canales promociona.

Comercializar la marca.

Sea selectivo con respecto a dónde hace publicidad y asegúrese de que su comercialización se alinee con la marca y la voz de la organización benéfica.

Equipos de calle.

Pida a los voluntarios de su evento que actúen como un equipo de la calle y lo ayuden a publicar tanto online como offline.

Mensaje.

Incluya el mensaje central de su evento de caridad en todo su material promocional para enfatizar la buena causa.

Redes Sociales.

Use las redes sociales para obtener una promoción gratuita para maximizar la exposición que recibe su evento.

Influencers.

Vea si puede obtener influencers de las redes sociales que simpaticen con su causa para ayudarlo a promocionar el evento.

Venta de entradas.

Encuentre un socio de venta de entradas que le ofrezca un descuento para ser un evento de caridad.

Radio y periódicos.

Pregunte a la radio y los periódicos locales si les gustaría presentar su evento de forma gratuita o con un descuento.

La ventaja que tienen los eventos de caridad sobre los demás eventos, es que muchas personas e instituciones están felices de ayudar. ¡No tenga miedo de pedir favores y descuentos!

Qué hacer ahora.

Sabemos que puede ser difícil promocionarlo con un presupuesto mínimo, por lo que hemos elaborado una guía completa para usted. Haga clic en el enlace de abajo para aprender cómo promocionar una recaudación de fondos.

Lectura adicional: 20 maneras de promocionar un evento de caridad.

3. Organizar su evento de caridad.

Como anfitrión, su trabajo es asegurarse de que todos tengan un buen momento: tanto los invitados como sus voluntarios. Pero también debe estar en modo promoción el día del evento.

Estas son algunas de las tareas para su lista de tareas pendientes como organizador de eventos de caridad:

Reunion informativa.

Informe a sus voluntarios sobre cómo saludar y registrar a los invitados, prepárelos en el horario del día y qué hacer en caso de una emergencia.

Lugar.

Prepare el lugar haciendo arreglos de asientos, configurando la marca y proporcionando a los invitados con señalización direccional.

Logística.

Prepare la logística comprobando si hay cambios de última hora en el tráfico y el clima que podrían causar retrasos.

Equipo técnico.

Configure el escenario y el equipo técnico, como micrófonos, sistemas de sonido, iluminación de escenarios, proyectores y computadoras.

Saludo de bienvenida.

Salude a los invitados cuando lleguen, ofrézcales algunos bocaditos y si es posible dé un breve discurso de bienvenida.

Redes Sociales.

Pídale a sus voluntarios que lo ayuden a tomar fotos y videos del evento, y anime a los invitados a compartir sus fotos en las redes sociales.

Limpieza.

Una vez que terminen las festividades, es hora de limpiar todo y despedirse de los invitados.

También debe aprovechar la oportunidad para preguntar a sus voluntarios cómo se desarrollaron durante el evento. De esa manera, obtiene algunas ideas mientras su memoria aún está fresca.

Qué hacer ahora.

Hemos elaborado una guía paso a paso sobre cómo organizar un evento de caridad para que obtenga los mejores resultados. El siguiente enlace lo llevará directamente a él.

Lectura adicional: Cómo organizar un evento de recaudación de fondos para organizaciones benéficas (en 9 pasos).

4. Seguimiento después de su evento de caridad.

Ahora que el evento ha terminado, es de esperar que haya alcanzado su objetivo de recaudación de fondos. Sin embargo, debe hacer un seguimiento con los invitados para ver si aún puede convertir algunos más a donantes.

Esto es lo que debe ver en la fase de seguimiento de su evento de caridad:

Números.

Mire cuántos fondos ha logrado recaudar y analice las métricas adicionales, como los compromisos en las redes sociales.

Presupuesto.

Una vez que sepa cuánto ha recaudado en donaciones, es hora de cerrar los libros y calcular la cantidad final que ha obtenido.

Contenido.

Los donantes, patrocinadores y voluntarios disfrutarán al ver los puntos destacados de la recaudación de fondos. Compile un buen rollo con el contenido que tiene.

Agradecimientos.

Un gran «gracias» a todos está en la lista. Un toque personal hace mucho para que sus voluntarios, patrocinadores y donantes se sientan especiales.

Compartir resultados.

Además de la gratitud, las personas involucradas en su recaudación de fondos también estarán interesadas en los resultados.

Comentarios.

Cuando envíe sus mensajes de agradecimiento y comparta los resultados, aproveche también la oportunidad para recopilar algunos comentarios.

Informar a su equipo.

Finalmente, es útil informar a su equipo de voluntarios para ver si logró su objetivo y determinar qué podría mejorarse en el futuro.

Qué hacer ahora.

Si desea asegurarse de convertir a los invitados en donantes de caridad, debe leer la siguiente guía sobre cómo hacerlo.

Lectura adicional:8 ideas para el cultivo de donantes en el seguimiento de un evento de caridad.

Broche final.

Los eventos de caridad pueden ser difíciles de lograr debido a las restricciones en el presupuesto y, a menudo, en la marca. Pero ahora está mucho mejor equipado para enfrentar estos desafíos.

Puntos clave.

Estos son los puntos principales que debe fijar con esta guía:

• Asegúrese de que todo lo que planea para el evento se alinee con la causa benéfica.
• Reclute voluntarios para ayudarlo con todas las tareas que deben hacerse.
• Utilice tantos canales de marketing gratuitos (como las redes sociales) que pueda.
• Haga un seguimiento con los invitados para ver si puede convertir más de ellos en donantes.

¡Eso es lo esencial! ¿Tiene algo que quiera agregar a esta guía? Deje sus sugerencias en los comentarios a continuación.