Lista de verificación para planificación de eventos para un planificador de eventos ocupado.

Cuando organiza un evento, es importante contar con una lista de verificación para planificación de eventos. Hay muchas cosas que verificar y no quiere quedarse atascado en los detalles.

Por eso es mejor crear primero una visión macro de cómo quiere que sea el evento. Una vez que lo haya hecho, podrá moverse a los elementos granulares.

Las dos preguntas principales que debe hacerse son:

1. ¿Qué quiere del evento?
2. ¿Con cuántos recursos tiene que trabajar?

Una vez que haya respondido estas dos preguntas, solo es cuestión de completar los espacios en blanco. Y hay un montón de espacios en blanco para completar.

Hemos creado una lista de verificación para planificación de eventos muy concisa a fin de que pueda mantenerse enfocado tanto en el macro como en el micro. Es una lista amplia y general para adaptarse a la mayoría de los eventos.

La hemos dividido en seis fases de planificación de eventos:

• 6 a 12 meses antes del evento.
• 3 a 6 meses antes del evento.
• 1 a 3 meses antes del evento.
• 1 a 2 semanas antes del evento.
• Justo antes y en el día del evento.
• Apenas terminado el evento.

Siéntase libre de imprimirla y llevarla con usted — ¡y marque todas las casillas!

6 a 12 meses antes del evento.

La primera fase de la planificación del evento consiste en decidir sobre sus objetivos y realizar una investigación.

• Determinar sus métricas de éxito.
  • Entradas vendidas.
  • Donaciones recibidas.
  • Beneficio obtenido.
  • Conciencia creada.

• Elegir una hora y fecha que no coincida con días festivos.

• Escribir una línea de tiempo para los preparativos del evento.

• Seccionar lugares y recopilar presupuestos para el alquiler de locales.
  • Asegurarse de que haya suficiente espacio para sus invitados.

• Crear un presupuesto con costos aproximados para:
  • Alquilar de local.
  • Alquilar de equipos.
  • Honorarios del artista u orador.
  • Marketing colateral.
  • Gastos varios.

• Reclute un equipo de eventos para ayudarlo con:
  • Planificación y logística.
  • Problemas técnicos.
  • Marketing y redes sociales.

• Investigación y preselección de posibles artistas u oradores.
  • Utilizar su público objetivo para determinar la opción más adecuada.
  • Decidir si quiere hacerlo directamente usted o a través de una agencia de reservas.

• Investigación y preselección de posibles patrocinadores de eventos.
  • Encontrar empresas que trabajen dentro de su nicho.
  • Verificar quién patrocinó eventos similares a los suyos.

• Construir una página de evento o sitio web.
  • Asegurarse de que refleja el tema del evento.
  • Optimizar la infraestructura del sitio web para manejar el tráfico.
  • Usar un diseño amigable para teléfonos móviles.

• Crear cuentas de redes sociales.
  • Facebook.
  • Instagram.
  • Twitter.
  • Youtube.
  • LinkedIn.
  • Pinterest.

3 a 6 meses antes del evento.

La segunda fase es donde las cosas comienzan a tomar forma. Confirmar todo y comenzar a promocionar el evento.

• Organizar la venta de entradas para su evento.
  • Encontrar una plataforma de venta de entradas.
  • Decidir sobre un precio de las entradas.
  • Oferta de descuentos por reserva anticipada.
  • Estimar la asistencia de invitados.
  • Revisar su presupuesto en consecuencia.

• Hacer trabajos de preparación en el lugar del evento.
  • Averiguar si necesita alguna licencia o permiso.
  • Obtener un seguro de responsabilidad civil si es necesario.
  • Averiguar si el lugar incluye catering o equipo técnico.
  • Asegurarse de que haya suficiente estacionamiento y asientos.
  • Revisar los procedimientos de seguridad y salud.

• Reservar los oradores o el entretenimiento.
  • Firmar un contrato detallado.
  • Acordar la presentación en vivo o el discurso de apertura.
  • Añadir su foto y biografía al sitio web de su evento.
  • Organizar viajes y alojamiento.

• Asegurar el patrocinio del evento.
  • Enviar el kit de evento.
  • Obtener un acuerdo verbal o escrito.

• Comenzar su campaña de marketing de eventos.
  • Publicar contenido promocional en las redes sociales.
    • Imágenes.
    • Videos.
    • Publicaciones en blogs.
    • Podcasts.
  • Crear un kit de prensa para enviar a los medios de comunicación.
    • Antecedentes del evento.
    • Hora y lugar.
    • Invitados, animadores, u oradores destacados.
  • Enviar invitaciones a su lista de invitados.
  • Anotar su evento en todos los calendarios de eventos relevantes.
  • Solicitar material publicitario de marketing en una imprenta.
    • Programa del evento.
    • Carteles y pancartas.
    • Folletos y pegatinas.

1 a 3 meses antes del evento.

La tercera fase consiste principalmente en la confirmación de invitados, oradores y patrocinadores. También es la parte en la que aumenta la comercialización del evento.

• Recordar a los invitados interesados que confirmen su asistencia.

• Confirmar logística con oradores o entretenimiento.
  • Revisar sus obligaciones contractuales.
  • Verificar dos veces su viaje y alojamiento.

• Confirmar los acuerdos de patrocinio del evento.
  • Verificar si sus patrocinadores todavía están con usted.
  • Potencialmente los puede vender en paquetes de patrocinio.

• Aumentar el marketing de eventos.
  • Publicar cuentas regresivas en las redes sociales y correos electrónicos.
  • Anunciar el fin de los descuentos por reserva anticipada.
  • Enviar un comunicado de prensa a medios de comunicación como blogs y periódicos.

1 a 2 semanas antes del evento.

Las últimas semanas antes del evento son para asegurarnos de que todos y todo estén en camino.

• Revisar el programa del evento.
  • Revisar cualquier parte que necesite ser modificada.
  • Pensar en planes de respaldo en caso de interrupciones de última hora.

• Confirmar el plan del evento con todos los involucrados:
  • Equipo del evento.
  • Público.
  • Oradores y entretenimiento.
  • Patrocinadores.
  • Lugar.
  • Catering.
  • Proveedor de equipos.

• Confirmar el número final de asistentes.

• Finalizar la disposición de los asientos.

• Asegurarse de que haya alguien en la puerta para manejar los registros.

• Realizar arreglos para que un camarógrafo capture momentos especiales durante el evento.

Justo antes y en el día del evento.

El día ya casi está aquí y debe asegurarse de que no haber dejado nada al azar.

• Probar todos los equipos técnicos.

• Consultar el pronóstico del tiempo y el tráfico.

• Verificar dos veces que los alimentos y bebidas lleguen a tiempo.

• Asegurarse de que el lugar esté decorado y que todas los carteles estén en su lugar.

• Hacer copias de documentación importante.
  • Plano del evento.
  • Plano de los asientos.
  • Lista de invitados.
  • Lista de medios de comunicación.

Justo después del evento.

• Limpiar el lugar u organizar un equipo de limpieza.

• Editar las imágenes del evento en un video promocional posterior al evento.

• Continuar su marketing de eventos.
  • Publicar fotos y videos del evento en su sitio web y redes sociales.
  • Ponerse en contacto con los medios de comunicación que estuvieron presentes y pedirles reseñas.
  • Asegurarse de que todos sepan el gran éxito que tuvo el evento.

• Revisar sus finanzas.
  • Comprobar el número total de entradas vendidas.
  • Recoger todos los recibos de reclamaciones de gastos.
  • Actualizar el presupuesto para su evento.

• Hacer un seguimiento con todos los involucrados y agradecer personalmente su asistencia.
  • Equipo del evento.
  • Patrocinadores.
  • Medios de comunicación.
  • Oradores y artistas.
  • invitados.

• Enviar encuestas a los invitados para recibir comentarios sobre cómo puede mejorar la próxima vez.

¿Hemos pasado algo por alto?

Cada evento es único, así que no dude en personalizar su lista de verificación para planificación de eventos.

Si cree que hay algo general que hemos pasado por alto, háznoslo saber en los comentarios.

¡Buena suerte, y recuerde usar la lista de verificación para planificación de eventos!