Registro de invitados en eventos: 7 formas inteligentes de gestionar la entrada de invitados.

Existen buenas razones para mejorar el registro de invitados en sus eventos. La entrada es el primer punto de contacto con su público. Es su oportunidad, como organizador de eventos, para dar una buena primera impresión a sus invitados.

Un suave flujo de registro mantiene los niveles de emoción altos y la longitud de la cola hacia abajo. También establece el tono de lo que está por venir.

Por el contrario, una impresión negativa puede dañar su reputación antes de que el evento comience. Los largos tiempos de espera pueden amortiguar la atmósfera que ha intentado crear.

Por lo tanto, como organizador de eventos, hay muchas cosas a tener en cuenta para garantizar la gestión sin problemas de las colas.

Consideraciones importantes al registrar invitados en eventos.

Antes de entrar en el «cómo» de registrar a sus invitados, hay algunos preparativos que debe consultar al principio.

1. Establecer puntos de entrada.

Más de un mostrador de facturación debe estar disponible para los invitados, especialmente si estamos hablando de miles de asistentes.

Eso requiere un lugar que tenga múltiples entradas o pasajes de entrada. Cuanto antes pase el público por el punto de entrada, más felices estarán.

Consejo: Lea nuestra guía sobre cómo encontrar el lugar ideal para poder examinar esto antes de tiempo.

2. Tener múltiples registros.

Los registros múltiples evitan el enjambre de invitados en un solo punto. Una larga cola hace que los organizadores de eventos parezcan incompetentes. El objetivo debe ser minimizar las colas lo antes posible.

3. Elegir a las personas adecuadas para el trabajo.

Como organizador de eventos, uno de sus trabajos es contratar a las personas adecuadas para administrar la lista de invitados del evento. Alguien con buenas habilidades de trato con personas debe manejar registros cara a cara. Un miembro del equipo que sea excepcionalmente meticuloso debe manejar el papeleo. Y así sucesivamente.

4. Tener suficiente mano de obra.

Cada entrada debe tener al menos un registro individual para los invitados. Cuando se atiende a grandes multitudes, también es esencial tener más de una persona para el trabajo, en caso de una emergencia.

5. Tener un plan de respaldo cuando se trabaje con software.

Las aplicaciones y el software tienen una tendencia a fallar cuando menos se lo espera, o se lo desea. ¿Entonces que? Siempre tenga un plan de respaldo, ya sea un punto de acceso personal si el WiFi se desactiva o manteniendo una hoja de papel para contar a los invitados registrados.

6. Eligir el recurso correcto.

Asegúrese de utilizar la forma más rápida de registrar a los asistentes para evitar retrasos. Las hojas de papel son de la vieja escuela, sin embargo, hacen bien el trabajo. Pero es posible que desee marcar los nombres de una lista digital en una aplicación.

Consejo: Consulte nuestra aplicación de venta de entradas para ver si esa es una solución que pueda funcionar para su evento.

7. Ordenar los regalos.

¿Va a entregarles a sus invitados una pulsera, tickets de bebidas, bolsas de regalos u otros materiales a medida que ingresan? Si es así, ordénelos por adelantado para mantener el flujo de personas y evitar las colas.

8. Mantener la señalización simple.

¿No odiamos todos los que se colan? Pueden arruinar el estado de ánimo de todos en tan solo unos segundos. Como organizador del evento, usted no quiere eso. Para evitar que alguien salte la cola, coloque una señalización simple y directa.

Consejo: Lea nuestra guía de señalización de eventospara comprender mejor qué funciona y qué no.

Proceso de registro de eventos.

El proceso de registro del evento incluye muchas tareas, desde saludar a los invitados hasta registrarlos en las puertas y entregarles el programa del evento.

Puede parecer sencillo: Pregunte a los invitados su nombre, búsquelos en la lista o el sistema, y entrégueles el programa para el evento.

Por simple que parezca, existen circunstancias imprevistas que pueden convertirse en un problema para un proceso de registro que de otra manera seria simple.

1. Invitados no invitados.

Imagina a alguien sin una invitación o entrada tratando de ingresar al evento. La búsqueda de su nombre en la lista no solo será un callejón sin salida, sino que también detendrá la cola y hará perder el tiempo de todos.

Consejo:Puede prepararse para esto leyendo más sobre cómo mantener alejados del evento a quienes no fueron invitados.

2. Repartir materiales.

Si planea entregar insignias, muñequeras o tarjetas en la entrada, asegúrese de ordenarlas de antemano. Cuando entregue materiales personalizados, configure una mesa separada para dirigir a los invitados hacia adelante.

Consejo: Este artículo detalla cómo puede mantener organizados los materiales de su evento.

3. Invitados inesperados (pero bienvenidos).

¿Un invitado de alto perfil trajo un «uno más»? ¿Se disculpó un invitado por haberse perdido el plazo de RSVP? ¿Él o ella quiere registrarse ahora?

Todo esto puede dificultar el proceso de registro sin problemas para otros invitados en su evento. Discuta cómo manejar dichas solicitudes con su administrador de eventos antes del evento. Esto le ahorrará tiempo en el día.

Ideas para registro de invitados en eventos.

Hay muchas maneras de controlar a los invitados en los eventos, desde los métodos tradicionales de papel y lápiz hasta los métodos más avanzados para planificadores de eventos expertos en tecnología.

1. Registros manuales.

Aunque no son apreciados demasiado en estos días, los registros manuales siguen siendo muy convenientes y rentables para las pequeñas multitudes. Implican el uso de un simple bolígrafo y una lista de invitados impresa.

2. RFID.

Las pulseras RFID han ganado popularidad en los últimos tiempos. Requieren una tableta o teléfono inteligente con NFC activado para escanear. Utilizan la información de un asistente y les permiten ingresar a áreas restringidas. Las pulseras RFID también ayudan a los organizadores de eventos a realizar un seguimiento del tráfico peatonal.

3. Kioscos de registro.

Los quioscos de registro automático permiten registros individuales sin ayuda del personal de su evento. Los solicitantes de registro pueden usar sus códigos QR para registrarse y evitar hacer colas.

4. Tabletas.

Un grupo demográfico experto en tecnología apreciará las tabletas montadas en un pedestal o mesa. Esto permitirá el registro automático con una interfaz fácil de usar. También son fáciles de mover y ocupan muy poco espacio.

5. Molinetes.

Los molinetes son ideales cuando la mayoría de sus eventos tienen lugar en el mismo lugar. Vienen con un lector de código de barras incorporado, lo que permite un fácil escaneo. Tampoco necesitan personal. Dado que no requieren ninguna comprobación manual, estos son excelentes para eventos VIP como bailes y galas de caridad.

6. Aplicaciones para eventos.

Las aplicaciones para eventos hacen que el proceso de registro no tengan complicaciones Algunas incluso pueden tener una opción de auto-registro incorporada para facilitar aún más el proceso. Reducen la necesidad de logística, como colas y mesas de registro. Tales aplicaciones son ideales cuando se trata de grandes multitudes, ya que los invitados pueden escanear las entradas en sus teléfonos.

Consejo: Consulte nuestra lista de las mejores aplicaciones para eventos para saber cuál elegir para su evento.

7. Scanners de código de barras.

Los scanners de código de barras de entradas son dispositivos portátiles que escanean códigos QR y códigos de barras. Son dispositivos de un solo propósito dedicados al escaneo de tickets y pueden ayudar a escanear muchos códigos de barras a la vez.

Prepárese para el registro.

Los registros pueden ser estresantes, pero no tienen que serlo. Esperamos que con estos consejos y pautas, pueda administrar mejor el inicio de sesión en el evento.

Háganos saber en los comentarios cómo maneja los puntos de facturación y comparta lo que mejor le funciona.