La importancia de un plan de contingencias para eventos no puede ser subestimada. Conoce la vieja historia sobre la hormiga y la cigarra. ¿Qué sucede cuando ocurre un desastre y usted no está listo? Bueno, los desastres suceden.
Es más trabajo, pero confíe en nosotros: querrá cubrir sus bases con un sólido plan de contingencias. Los organizadores de eventos están a la cabeza cuando ocurren contratiempos. No quiere estar en el asiento del capitán sin contar con una idea.
Siguiendo nuestra guía a continuación, podrá comenzar a construir su plan ahora. Use estos consejos como un ejemplo al azar de plan de contingencia para eventos y comience desde allí.
Con la preparación adecuada, un letal asesino de eventos puede convertirse en un contratiempo manejable.
Prepárese. Sea la hormiga.
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Como planificar.
¿Paso uno de un buen plan de contingencia para eventos? Identificar amenazas. Averigüe dónde es vulnerable y construya sus defensas.
Primeros auxilios.
La salud y la seguridad se encuentran entre las preocupaciones más importantes para los organizadores de eventos. No se deje atrapar por el fuego sin un plan para emergencias médicas. Intente que algunos miembros de su equipo se capaciten en primeros auxilios básicos.
Si su presupuesto lo permite, incluso puede contratar una compañía con conocimiento de respuesta médica de emergencia. Tampoco hace daño tener DEA (desfibriladores externos automáticos) a mano. Asegúrese de que una cantidad suficiente de su equipo sepa cómo usarlos si surge la necesidad.
Consejo: ¡Es un organizador de eventos, no un médico! Sin embargo,por si acaso, usted y su equipo deben saber los conceptos básicos de primeros auxilios.
Desastres.
Esté preparado para una gama de emergencias a gran escala. Por ejemplo, si hubiera un incendio, ¿qué harían sus asistentes? ¿Podría darles instrucciones una vez que surja el peligro? Aquí hay algunas preguntas para cubrir mientras se prepara:
- ¿Están sus escaleras ventiladas?
- ¿Hay mapas de emergencia publicados alrededor del lugar? ¿Está su equipo al tanto del diseño del lugar?
- ¿Alguno de sus empleados habla varios idiomas? (La comunicación es clave durante las emergencias).
- ¿Tienes un plan para casos terroristas? ¿Qué sucede si hay una amenaza de bomba?
- ¿Hay una fuente de alimentación de emergencia en caso de problemas climáticos graves?
- ¿El lugar de su evento tiene puertas automáticas contra incendios?
- ¿Cuánto tiempo tomará para que las autoridades respondan? (Bomberos, policías, etc.)
- ¿Cómo mantendrá las puertas y entradas principales desbloqueadas?
Consejo: Construya un buen plan de contingencia determinando si un lugar es seguro para su próximo evento.
Problemas técnicos.
Los eventos modernos utilizan mucha tecnología. ¿Qué haría si su sistema de lectura de entradas se apaga? ¿O qué sucede si el sistema de sonido no funciona y nadie puede escuchar a su orador invitado?
Los solucionadores de problemas de AV son miembros clave de su equipo de eventos. Será su responsabilidad revisar la tecnología antes y durante el evento.
Si tiene algún archivo clave, como videos u otros medios, utilice discos duros y memorias USB. Las unidades de nube dependen de la web, y nunca se sabe cuándo pueden surgir problemas de conexión.
En caso de rotura del equipo, también es una buena idea tener listos los reemplazos.
Deserciones.
¿Recuerda al comediante que registró para el evento? Sí, canceló a último momento. Asegúrese de tener un invitado de reserva por si acaso.
Mantener a un invitado en alerta puede costarle un poco más, pero es mucho mejor que repartir los reembolsos cuando su atracción principal se le fugue.
Del mismo modo, si parte de su personal no puede hacerlo, definitivamente querrá contar con personal de reemplazo a la orden.
Consejo: Lidie con la temida cancelación utilizando algunas de estas sugerencias.
Público.
Si una gran parte de su público no se presenta, esto puede ser un serio asesino de eventos. Los proveedores no obtendrán ganancias, y no tendrá tantas imágenes para compartir de manera online.
Peor aún, su público puede sentir que cometió un error. Pueden asumir que la escasa asistencia refleja una baja calidad del evento.
Desafortunadamente, esto no se puede arreglar durante le evento. Sin embargo, los recordatorios enviados por correo electrónico pueden ayudar a limitar la no asistencia. Además, cobrar por las entradas crea una sensación de inversión: es más probable que los asistentes se presenten si pagaron por ellas.
Y, por supuesto, siempre dése tiempo suficiente para vender entradas y promocionar su evento.
Consejo: Evite la poca asistencia con algunos de estos consejos de venta de entradas.
Alimentos y bebidas.
La comida debe que ser fresca. Eso significa que los arreglos para eventos no se pueden preparar mucho antes del día del evento. La comida también puede terminar pudriéndose, en ruinas o simplemente incomible. Si su proveedor no cumple con su solicitud, le complacerá haber asegurado un reemplazo.
Incluso podría ser una buena idea contratar dos empresas de catering por si acaso. Si no necesita comida extra, el personal del evento recibe un almuerzo gratis.
Consejo:Algunos proveedores de servicios de catering como StandByChefofrecen servicios de catering de última hora y ofrecen comidas y bebidas hasta 48 horas antes del día del evento.
Seguridad.
Sí, los colados son todo un tema. Sin mencionar los asistentes alborotados y las disputas en las instalaciones que se convierten en más que desacuerdos ocasionales.
Manejar la puerta es una forma sencilla de planificar ante amenazas de seguridad. Tan solo un pequeño equipo de personal de seguridad uniformado puede disuadir a los asistentes de iniciar problemas. La seguridad es un activo importante para cualquier plan de contingencia para eventos, así que no escatime en protección si existe la posibilidad de que la necesite.
Consejo: Las compañías de seguridad para eventos suelen ser la forma más efectiva de mantener a todos seguros.
La cadena de mando.
Incluso un equipo con un plan de contingencia para eventos puede no estar equipado para manejar realmente las cosas. No debe haber problemas ni discusiones cuando ocurra una emergencia.
Una cadena de mando aclarará quién está tomando las decisiones. Todos en su equipo deben ser conscientes del proceso de toma de decisiones. Deben saber qué méritos deben aumentar la respuesta al siguiente nivel.
Deben establecerse responsabilidades individuales para cada persona en el equipo. Un accionar rápido y decisivo es lo que salvará el día.
Una plantilla básica de plan de contingencia.
El plan real debe ser descrito en un documento simple. De esta manera, podrá compartirlo con su equipo de eventos y otro personal. Use los puntos a continuación como un breve ejemplo de plan de contingencia.
El escenario.
Enumerar las amenazas. Puede agregar pequeños detalles como por qué es una amenaza y las consecuencias de esta amenaza cuando no se administra.
Ejemplo: «Un incendio sin dirección puede propagarse rápidamente. Pone en peligro la vida de todos los que están cerca y destruye propiedades valiosas».
Plan de preparacion.
El mejor ataque es una buena defensa. Enumere cómo tomar las precauciones de seguridad de referencia. Dependiendo de la amenaza, esto puede incluir simulacros de emergencia, pruebas de equipos o incluso planes de equipo para controlar días de locos.
Ejemplo: «Familiarícese con el mapa del edificio. Todos los miembros del personal deben saber dónde están las salidas y dónde están ubicadas las alarmas. Practicaremos un simulacro de incendio después de la reunión del plan de contingencia de hoy».
Protocolo de respuesta.
Describir la esencia de cómo enfrentar la amenaza. ¿Cuál es el fondo del problema y cuál es su filosofía para dominarlo?
Ejemplo:«¿Nuestra prioridad es la seguridad? ¿Que es lo primero que debe hacer cuando note un incendio? Presionar la alarma. Luego salga inmediatamente del edificio, agachándose y evitando fumar. Todos deben salir lo antes posible. Solo llame al 911 una vez que haya llegado a un área segura fuera del edificio «.
Consejo: Intente crear un plan con una línea de tiempo para que el personal lo siga en caso de una emergencia.
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De nuevo, ¿cuál es el plan?
¡Es mejor prevenir que curar! A continuación, comente sobre sus propias experiencias en situaciones de emergencia.
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