Las presentaciones en vivo, a menudo, parecen tan sencillas que es fácil olvidar cuánto trabajo se realiza en ellas.
Puede que solo haya un músico, orador o comediante en el escenario, pero existe toda una máquina detrás de ellos.
En este artículo, aprenderá cómo engrasar esa máquina para que nada salga mal durante el espectáculo. Porque no hay nada entretenido en un espectáculo mal llevado a cabo.
Excepto en «La Obra en que Todo Sale Mal»
En este artículo, cubriremos…
- Los pros y los contras de usar una agencia de reservas (y hacerlo de manera directa).
- Qué reglas cubrir de antemano.
- Cómo planificar un presupuesto.
- A quien necesita en su equipo.
- Cómo dar cuenta de los retrasos.
- Encontrar el lugar adecuado (y prepararlo).
- Como comprobar el sonido y la iluminación.
Sin más preámbulos, ¡que comience el espectáculo!
1. Agencias de reservas vs. contratación directa.
Debes decidir qué ruta tomar al momento de reservar al intérprete. Tienes dos opciones: ir a través de una agencia de reservas o reservarlos directamente.
Cualquiera de las opciones tiene sus propios beneficios y desventajas, las cuales ahora veremos.
Ventajas de hacerlo con una agencia de reservas.
Una agencia de reservas es una buena opción si no está seguro de qué es exactamente lo que está buscando.
Agencias de reserva…
- Lo puede ayudar a encontrar el acto adecuado para tu evento.
- Puede encontrar un acto de reemplazo en caso de cancelaciones.
- Contará con un equipo de marketing para ayudar con la promoción.
- Tendrá un procedimiento de contratación adecuado y un contrato.
En otras palabras, una agencia de reservas es más profesional (la mayoría del las veces).
Desventajas de ir con una agencia de reservas.
Una agencia de reservas involucra a más personas, lo que significa un mayor costo.
Agencias de reservas…
- Agregará su propia tarifa al salario del artista.
- Puede enviar un acto de reemplazo con muy poca antelación.
- Actuará como intermediario, lo que puede retrasar la comunicación.
Como se dice: Más personas, más problemas.
Consejo: The Unsigned Guide es uno de los directorios más completos para actos sin firma en el Reino Unido.
Ventajas de ir directo.
Si las agencias de reservas parecen demasiado burocráticas para su estilo, siempre puede ir directo.
Reservar directamente…
- Le conseguirá el intérprete exacto que desea.
- Podría ser más barato dado que no hay intermediarios.
- Le permite comunicarse claramente antes del show.
En otras palabras, se ahorra la molestia de tener que lidiar con los «administradores de cuentas».
Desventajas de las reservas directas.
También hay algunas desventajas de no pasar por una agencia al reservar un actor.
Reservar directamente…
- Puede dejarlo sin un plan de respaldo en caso de que el ejecutante cancele.
- Lo hará responsable de todos los asuntos contractuales.
En otras palabras, las reservas directas son más riesgosas. Pero puede valer la pena si hace su tarea.
2. Desempolve el libro de reglas (o escriba uno).
Es bueno tener reglas en vigencia, independientemente de si usted va a través de una agencia o reserva directamente.
Algunas de las reglas que debe discutir con el artista o la agencia son…
- Cuántos actos de precalentamiento necesita (si corresponde).
- La duración de la actuación (incluido el acto de precalentamiento).
- Cualquier restricción en el idioma utilizado o tema tratado.
- Pago (tarifa plana o porcentaje desde la puerta o bar).
- Seguro de responsabilidad pública.
Siempre es mejor errar por el lado de la seguridad cuando se trata de reglas. De esa manera, las expectativas de todos se gestionan antes del show.
Nota: Descargue esta hoja de trucos para saber qué discutir al reservar un artista.
3. Planifique su presupuesto.
Nunca lo estime. Y nunca use la palabra «estimar», porque no es una palabra real.
Trate de ser lo más específico (y realista) posible cuando planifique el presupuesto para su espectáculo. Usa programas similares para guiar sus predicciones.
Debe llamar y enviar correos electrónicos a los artistas, lugares, empresas de catering y cualquier otra persona que necesite para el evento. Obtenga tantas citas específicas como le sea posible.
Luego compare precios y establezca el presupuesto. Y espere gastos inesperados. Estos gastos aparecerán en el camino.
También es una buena idea obtener un sistema de de venta de entradas que le informe en tiempo real (veremos más sobre esto más adelante). De esa manera, puede ajustar su presupuesto a medida que se venden las entradas.
4. Reclute un equipo sólido.
Se requieren muchas manos para asegurarse de que un show en vivo funcione sin problemas. Y muchas mentes funcionan mejor que una, sin importar cuán grande sea la tuya.
Querrá que alguien…
- Llegar a los medios de comunicación.
- Promocionar los eventos en las redes sociales.
- Gestionar la venta anticipada de entradas.
- Ordenar los aspectos técnicos.
- Sentarse en la puerta en la noche.
Puede volver a ver este punto una vez que haya desarrollado su plan de juego para el programa (ver Nro. 5).
5. Tenga en cuenta los posibles retrasos.
Al igual que con el presupuesto, debe esperar lo inesperado cuando se trata de puntualidad. Muchos factores están fuera del alcance de sus manos.
El artista puede quedar atrapado en el tráfico en el camino hacia el lugar del evento. Igual que la compañía de catering y cualquier otra persona sin la que no pueda vivir.
El único factor que no está fuera de sus manos es la preparación. Prepare un plan de contingencia para que los invitados no se aburran esperando que sucedan las cosas.
6. Elija el lugar adecuado.
El lugar para el espectáculo generalmente debe coincidir con el tipo de evento que está planeando. Pero también puede funcionar a su favor para ser un algo poco convencional si se ajusta al tema.
Debe asegurarse de que el lugar…
- Sea accesible y se encuentre cerca del transporte público.
- Sea capaz de contener el número de personas que espera que asistan.
- De credibilidad a su evento.
- Tenga todas las facilidades que necesita para el show.
- Se ajuste a su presupuesto.
Pero eso no es todo. También necesitara preparar el lugar y el escenario para los artistas.
Consejo: The Gig Guide tiene una buena lista de lugares para presentaciones en vivo en el Reino Unido.
7. Prepare el lugar.
La posición de la audiencia puede tener un gran impacto en la calidad del espectáculo.
Un concierto de rock ahogará toda conversación. Una noche de comedia, por otro lado, puede requerir cierta interacción con la audiencia.
Dos estilos comunes de disposición de asientos para espectáculos son cabaret (con mesas) y teatro (en filas). El primero es útil si no planea vender el espectáculo porque se verá más completo.
Un truco sucio para que los invitados se sienten más cerca del escenario es marcar las filas de atrás como reservadas. Puede eliminar los carteles de «reservado» en la noche una vez que se hayan llenado las primeras filas.
Finalmente, debe asegurarse de que la gente tengan suficiente espacio para moverse. Eso significa que no haya largas filas de asientos sin un pasillo medio.
El escenario será el centro de la noche, por lo que debe asegurarse de que esté levantado por encima de los asientos. La única excepción a esto debería ser un anfiteatro.
Si el lugar que ha elegido no tiene un escenario real, debes intentar conseguir uno. Un escenario improvisado es barato de alquilar y demora diez minutos en configurarse.
8. Organice la iluminación del escenario.
La iluminación, al igual que el escenario, pondrán énfasis en el artista. De nuevo, hay excepciones, como una noche de jazz con poca luz.
Pero supongamos que el espectáculo es el punto focal de la noche y no solo el ruido de fondo. Necesitará focos apuntados hacia el escenario.
Comuníquese con el personal del lugar, o su equipo técnico, para asegurarse de que el escenario esté bien iluminado. No debería haber ningún lugar donde el intérprete, si se mueve, sea invisible.
También debe poder atenuar las luces principales en el lugar justo antes de la actuación. Eso le indicará a la audiencia que el espectáculo está a punto de comenzar.
Consejo: The Stage tiene una buena visión general de los proveedores de iluminación de escenarios en el Reino Unido.
9. Compruebe el sonido.
Durante la actuación, el sonido es tan crucial como la iluminación. Si el lugar no tiene un sistema de sonido interno, debe preparar uno por adelantado.
La elección de los micrófonos dependerá del espectáculo. Los músicos tienden a preferir los micrófonos inalámbricos con un boom stand. A los comediantes les gustan los micrófonos con cable y soporte recto. Los actores u oradores pueden querer que les coloquen encima el micrófono para que puedan moverse.
El sistema de sonido debe incluir un altavoz a cada lado del escenario y monitores orientados hacia el intérprete. Los parlantes detrás de la audiencia son opcionales, pero pueden ser necesarios para espectáculos más grandes.
Asegúrese de tener un repuesto de todo. Los micrófonos y los cables se pueden estropear en los peores momentos posibles.
Consejo: The Stage tiene un buen directorio de proveedores de sonido de escenario en el Reino Unido.
¿Listo para vender algunas entradas para el espectáculo?
Tiene el artista y el lugar bajo control. La zona de asientos ha sido bien organizada. La iluminación y el sonido están preparados.
Ahora llego el momento de llenar esos asientos.
¡Haga que su espectáculo aparezca en un sitio de listado de eventos como Billetto y promuevalo desde los tejados!
¡Buena suerte!