A menos que usted sea un pulpo, necesitará un par de manos extra que lo ayuden a organizar un evento exitoso. Un buen equipo de eventos es un activo invaluable para usted como planificador de eventos.
Pero, ¿cómo sabe que tan bien lo está haciendo su equipo? Trabajando en una forma de evaluar su desempeño, para poder saber qué funciona y qué no.
Siga leyendo para obtener información sobre cómo definir los criterios de éxito para su evento y medir el desempeño de su equipo en relación con ellos.
1. Definir los criterios para el éxito del equipo de eventos.
Antes de que pueda evaluar a su equipo, o su evento en general, debe definir sus criterios de éxito. De lo contrario, no tiene nada con qué medir su rendimiento.
Sus criterios de éxito podrían ser:
- Entradas vendidas.
- Fondos recaudados.
- Compromisos de redes sociales.
- Comentarios de la encuesta del evento.
- Formularios de evaluación del equipo.
Independientemente del criterio que decida, asegúrese de usarlo para establecer una línea de base clara. De esa manera, tanto usted como su equipo saben lo que se espera.
Consejo: Lea nuestra guía sobre cómo evaluar eventos para ayudarlo a determinar sus criterios.
2. Usar KPIs para su equipo de eventos.
Si está organizando un evento importante que involucra un número de personal proporcionalmente grande, es posible que desee considerar el uso de KPI (indicadores clave de rendimiento) para evaluar a los miembros de su equipo.
Los KPI para miembros del equipo pueden ayudarlo a …
- Averiguar quién hace la mayor (y menor) cantidad de trabajo.
- Entender qué tareas encuentran desafiantes los miembros del equipo.
- Crear transparencia en el equipo del evento.
- Aumente la productividad general de todos.
Algunos gerentes consideran que las métricas de los miembros del equipo son una pérdida de tiempo, mientras que otros confían en ellas. Depende de su enfoque para gestionar su equipo de eventos.
Estas son algunas de las métricas que puede utilizar para evaluar a su equipo de eventos:
- Asistencia(Personal que llega tarde, abandonos prematuros y días de enfermedad).
- Utilidad (qué miembros son vistos por otros como los más útiles).
- Eficiencia (qué tan rápido son con sus tareas).
- Iniciativa (con qué frecuencia los miembros se apropian y contribuyen con ideas).
- Calidad(qué tan bien los miembros ejecutan sus tareas).
Cuando evalúe el desempeño de cada miembro del equipo, recuerde tener en cuenta cualquier valor atípico positivo o negativo.
Los valores atípicos positivos indican que el miembro del equipo está haciendo algo extraordinario de lo que el resto del equipo también podría beneficiarse si lo hiciera.
A la inversa, los valores atípicos negativos indican que un miembro del equipo individual está luchando por lograr algo. Eso, reduce la productividad para ese miembro en el mejor de los casos, y hace que todo el equipo sea menos efectivo en el peor de los casos.
Consejo: Use este recurso para ayudarlo a elaborar los KPI de su equipo de eventos.
3. Anotar las observaciones durante el evento.
Debe hacer observaciones sobre lo que sucede durante el evento. Sin duda, será un día ocupado, por lo que puede ser útil escribir lo que observa.
Una vez que el polvo se haya asentado, puede revisar las notas. Serán una excelente adición cualitativa a los números que utiliza para medir el éxito del evento.
4. Solicitar comentarios de los invitados en el día del evento.
También puede complementar sus datos de evaluación con comentarios en el día del evento. No puede hacer daño preguntar a sus invitados si sienten que han sido cuidados por su equipo.
De hecho, puede animar a los invitados a comentar sobre el evento de manera online y mencionar a los miembros excepcionales del equipo por su nombre.
5. Preguntar a los invitados en encuestas posteriores al evento.
Una encuesta posterior al evento es una herramienta excelente para ayudarlo a mejorar eventos futuros. Puede usarla para evaluar qué pensaron los invitados sobre el lugar, el entretenimiento, la comida y su equipo.
Puede incluir preguntas abiertas y de opción múltiple sobre el desempeño de su equipo en su encuesta posterior al evento.
Consejo: Lea nuestra guía sobre herramientas gratuitas de encuestas para eventos que puede utilizar para recopilar comentarios.
6. Medir los datos online.
Si su equipo lo está ayudando con campañas de correo electrónico y promoción en redes sociales, también puede usar el éxito de esas iniciativas para medir el desempeño del equipo.
Por ejemplo, si un miembro del equipo tiene la tarea de responder a los seguidores en las redes sociales, puede contar la cantidad de respuestas que han escrito a los posibles invitados.
Consejo: Lea sobre qué números buscar cuando mida el éxito de su promoción online.
7. Informar al equipo después del evento.
Es una buena práctica celebrar una reunión informativa con su equipo después del evento. Le dará la oportunidad de revisar los objetivos del evento y ver si los logró.
También le permitirá abordar cualquier desafío crítico como grupo. Utilice la sesión informativa para intercambiar ideas sobre posibles soluciones a las dificultades que ha experimentado antes y durante el evento.
Consejo:Lea acerca de cómo informar a su equipo de eventos después del evento.
8. Hablar con cada miembro individualmente.
No todos se sienten cómodos hablando frente a un grupo, especialmente si se trata de problemas personales o críticas a otros miembros del equipo.
Si está organizando un evento más pequeño, debe considerar informar a cada miembro del equipo individualmente. Le dará mucha más información sobre cómo percibieron el evento.
Consejo: Usar estas preguntas de muestra para preguntar durante una revisión de desempeño y obtener inspiración.
9. Evaluar su nivel de participación.
Como organizador del evento y gerente del equipo, es crucial que evalúe su propio desempeño. Usted es el capitán del barco. Sin usted, se hundirá.
Hay muchas maneras de fracasar como gerente, incluso cuando tiene las mejores intenciones.
Una de ellas es involucrarse tanto en las tareas particulares y perder de vista el panorama general. A la inversa, también puede estar tan alejado de su equipo que se vuelve inaccesible.
Tómese un tiempo para reflexionar sobre su propia participación en el equipo. Y no tenga miedo de pedirle a su equipo que le brinde retroalimentación sobre su desempeño como gerente del evento.
Consejo: Lea sobre cómo evaluarse como líder.
10. Considerar factores externos.
Cuando evalúa a su equipo de eventos, también debe tener en cuenta todas las cosas que están fuera del control de su equipo.
Puede medir el desempeño de su equipo en la promoción de su evento online, pero no puede predecir el impacto de los eventos con los que compite que se comercializan al mismo tiempo.
En una nota similar, puede medir qué tan bien su equipo atiende a los invitados en un evento al aire libre, pero no puede predecir cambios climáticos repentinos que afecten su trabajo.
11. Analizar todo.
Una vez que haya revisado todos los números, informado al equipo y reunido los comentarios de los asistentes, es hora de sumarlos todos.
A esta altura, debería tener las siguientes formas de evaluar el desempeño de su equipo:
- Criterios de éxito para el evento.
- KPIs del Equipo de eventos.
- Observaciones personales durante el evento.
- Comentarios de los asistentes en el lugar.
- Resultados de la encuesta posterior al evento.
- Datos online.
- Sugerencias del equipo mediante sesión informativa.
- Aportes de entrevistas individuales a miembros del equipo.
- Comentarios sobre su papel como gerente de eventos.
- Cualquier factor externo fuera de su control.
Depende de usted si desea obtener datos cualitativos o cuantitativos al evaluar el desempeño de su equipo. Si tiene dudas, use una combinación de ambos para obtener una imagen más detallada.
Planear el próximo evento.
Ahora que ha evaluado el rendimiento del equipo de su evento, es hora de planificar el próximo evento. Es de esperar que tenga un montón de nuevas y valiosas ideas que pueden ayudarlo a mejorar.
Buena suerte, y siéntase libre de compartir cualquier sugerencia con nosotros en los comentarios a continuación.