La tecnología es una parte integral del mundo de los eventos. Con saltos dramáticos en la tecnología de eventos, los proveedores de servicios de administración de eventos que logren adaptarse obtendrán los mayores beneficios.
Pero, ¿por qué la tecnología es tan importante para los eventos?
Bueno, existen algunas razones:
- La tecnología de eventos mantiene a los asistentes interesados y enfocados en sus eventos.
- Le permite involucrar a los asistentes de formas nuevas y emocionantes.
- Puede usarla para mejorar sus eventos y encontrar nuevas formas de promocionar sus oradores, productos o marcas.
Repasemos algunos de los mejores usos de la tecnología para sus eventos.
1. Inteligencia artificial.
El potencial de la inteligencia artificial ha fascinado a la humanidad durante casi un siglo. Pero solo recientemente los usos que hemos leído en los libros de ficción comenzaron a estar presentes en la vida real.
Claro, todavía nos faltan algunos años para que los robots entretengan a nuestros invitados al evento. Pero la tecnología de IA ya se está utilizando para hacer que los eventos sean mejores y más atractivos.
En lugar de robots, puede utilizar chatbots, que son la mejor opción.
Pueden ayudarlo a involucrar a sus asistentes online, responder preguntas y recopilar comentarios. Los chatbots incluso pueden calificar sus prospectos y asistentes para brindarles la mejor experiencia posible.
Los chatbots pueden dar más tiempo libre a su personal para tareas más productivas. Además, los chatbots se escalan bien sin importar cuán grande sea su evento — y se integran con cualquier plataforma online que pueda estar usando.
Un planificador de eventos corporativo inteligente también podría usar inteligencia artificial para analizar datos de eventos. Esto puede proporcionar información valiosa sobre el rendimiento y ayudar a maximizar las posibilidades de éxito para futuros eventos.
Entonces, si bien la tecnología de inteligencia artificial puede no ser todo lo que imaginamos, sus usos existentes no solo son funcionales sino también increíblemente potentes.
2. Eventos híbridos.
La mayoría de las personas distingue entre eventos en vivo y eventos online. Muchos planificadores de eventos ni siquiera consideran estos últimos como eventos «reales».
Pero con la tecnología siendo cada vez más frecuente, debe considerar incorporar elementos de asistencia digital en sus eventos. Estos pueden ayudarlo a llegar a la mayor audiencia posible. Después de todo, ese es el objetivo final de cualquier evento.
Cuando agrega un componente remoto a su evento, elimina instantáneamente restricciones tales como la ubicación de su evento, la capacidad del lugar y las consideraciones del clima.
Si alguien no puede asistir en persona, simplemente puede sintonizar su teléfono o computadora portátil para participar.
Lo que es más, las personas que asisten a su evento a través de la web tienen más probabilidades de asistir en persona el próximo año. Esto puede ayudarlo a aumentar la asistencia año tras año.
Dado que transmitir un evento online es bastante asequible, los costos por asistente se pueden reducir significativamente. Esto se debe a que su audiencia sintoniza a través de Internet, que escala sin esfuerzo.
También puede usar la transmisión como una estrategia promocional, por ejemplo, solo muestre algunas sesiones de su evento. Incluso entonces, aún puede producir resultados increíbles.
Finalmente, con eventos híbridos, puede aumentar sus esfuerzos en las redes sociales. Al compartir enlaces de transmisión en sus páginas de redes sociales, atraerá seguidores y aumentará rápidamente sus números.
3. Gamificación de eventos.
Los organizadores de eventos odian cuando las personas se concentran en sus teléfonos inteligentes en lugar del evento.
Pero desafortunadamente, no hay mucho que pueda hacer para combatirlo. (A menos que desee prohibir los teléfonos inteligentes, que probablemente no sea la mejor idea).
En lugar de combatirlo, podría adoptar la tecnología que sus asistentes ya están utilizando y aprovecharla para mejorar su experiencia.
Un buen ejemplo de esto es el proceso de gamificar sus eventos.
Si desea impulsar la participación en sesiones y discursos, una forma rápida de lograrlo es crear una tabla interactiva de líderes. De esta manera, puede realizar un seguimiento de la participación de los asistentes en tiempo real y mostrar estadísticas interactivas de los invitados más comprometidos.
Otra forma de gamificar sus eventos es usar trivia y cuestionarios que rodean el tema u objeto de su evento. Podría realizar concursos de trivia sobre su marca y productos, o incluso al final de discursos y presentaciones.
Este tipo de concursos puede ayudar a garantizar que las personas no solo asistan sino que también participen.
Incluso podría anunciar un premio especial para los asistentes más comprometidos y realizar una entrega simbólica de premios. Esto puede generar rumores y promover la participación en las redes sociales. Puede estar seguro de que muchas personas querrán compartir la experiencia de un programa de premios en sus redes sociales, incluso si es solo por diversión.
4. Automatización de planificación de eventos.
Puede que no lo sepa, pero el trabajo de un organizador de eventos corporativos es una de las ocupaciones más estresantes del mundo.
Los plazos siempre inminentes, combinados con miles de detalles que deben ser atendidos, crean un cóctel de estrés interminable con el que todo planificador de eventos debe lidiar.
Afortunadamente, la tecnología de eventos está cambiando lentamente la situación para mejor.
Con la ayuda de las herramientas de automatización de eventos, los coordinadores de hoy pueden liberar más tiempo de tareas tediosas y repetitivas y simplificar muchos de los procesos.
Ya hablamos sobre los chatbots y cómo pueden automatizar las interacciones con los invitados. Pero eso es solo la punta del iceberg.
Las herramientas de gestión de proyectos le permiten a los planificadores tomar el control completo de cada evento, ayudando a rastrear el progreso y asignar tareas de manera más efectiva.
Herramientas como Silverpop brindan una amplia gama de características que ayudan a administrar el marketing digital con facilidad. Puede usarlas para generar clientes potenciales para su evento, optimizar el recorrido de los asistentes y analizar datos para mejorar el rendimiento.
Es hora de abrazar la tecnología de eventos.
Al final, herramientas como estas proporcionan a los planificadores de eventos lo que más necesitan: más tiempo.
Al hacerlo, no solo aseguran que el proceso de planificación del evento sea menos estresante, sino que también ayudan a prevenir errores cruciales que podrían descarrilar todo el plan.
Autor: Sarah Hill es escritora de contenido en Seven Events Ltd, una empresa líder en eventos que ofrece gestión de eventos corporativos, servicios de búsqueda de espacios y planificación de conferencias en Birmingham. Comenzó su carrera en la industria de eventos hace casi una década. Con el paso del tiempo, se convirtió en una ávida bloguera de eventos compartiendo su visión sobre la planificación de eventos corporativos.