El dicho «estará bien en la noche» es algo que probablemente escuchará muy seguido cuando organice su evento musical. Tiene que tener fe en que, en la noche, las cosas estarán en su lugar. Tomar los pasos organizativos adecuados ayudará y tener un plan claro para ese día es esencial.
Por ahora, ha planeado y promocionado con éxito su evento musical. Es hora de mirar el proceso real de ese día.
Si bien es imposible simular exactamente lo que sucederá en el día, hay planes y contingencias que puede implementar. Exploramos estos en nuestros consejos para organizar su evento musical.
1. Configurar el espacio.
El espacio que se le ha asignado para el evento es su dominio. Esto incluye el escenario y el área para espectadores. Ya sea que esté utilizando la sala del sótano de un pub o un lugar con capacidad para miles de personas, piense en cómo debe configurarlo (y en qué trabajos se necesitarán).
Escenario.
El espacio también incluye equipamiento escénico. Si el personal técnico de un lugar tiene una forma específica de hacer las cosas, podría ahorrarle algo de trabajo. De lo contrario, dependerá de usted y su personal configurar el escenario y tenerlo listo para los artistas.
Consejo: Para consideraciones sobre la configuración del escenario desde la perspectiva de la audiencia, preste atencion a como configurar del escenario de su evento.
Iluminación.
Si necesita proporcionar su propia iluminación, piense si ir por una instalación de bricolaje o contratar una compañía de iluminación específica.
Sonido.
Configure de una manera que se ajuste a cómo va a sonar el concierto. Posiblemente, esto es lo más importante. Hay una razón por la que revisamos el sonido con anticipación: es la forma ideal de asegurarse de que todo esté funcionando (y suene) como debería.
Consejo: Para asegurarse de haber probado el sonido en su lugar, consulte esta completa guía sobre pruebas de sonido.
Asientos y áreas de publico.
Debería haber trabajado bien antes del día de un concierto, ya sea que tenga espectadores sentados o de pie. Esto probablemente será decidido por el lugar. El tipo de concierto también jugará un papel. Un concierto de metal probablemente no será tan popular si hay asientos. A los fanáticos del metal les suele gustar una «fosa».
Si ha reservado una orquesta, sus clientes pueden esperar asientos de buffet.
En el día, asegúrese de que el espacio de visualización esté listo mucho antes de que llegue el público. Compruebe que se han puesto en práctica precauciones tales como barreras.
Si tiene suerte, el personal técnico del lugar se encargará de preparar el área del público. Esto significará una cosa menos de qué preocuparse.
2. Muchas manos hacen que la luz (es) funcione.
No lo haga solo. Incluso si está organizando un evento a pequeña escala, debe llevar personas con usted para que lo ayuden. Sus amigos probablemente estarán felices de ayudarlo. Adviértales que si algo sale mal, es posible que tengan que ensuciarse las manos.
De la misma manera, asegúrese de que el evento cuente con el personal adecuado, incluyendo:
- Un ingeniero en sonido para la mesa de mezclas.
- Personal técnico para el transporte y montaje de equipos.
- Personal de seguridad.
- Personal de venta de entradas.
Verifique qué proporciona el lugar y cuáles de estos trabajos son su responsabilidad. La falta de ayuda a menudo conduce al estrés y los errores. Incluso los médicos cometen más errores cuando están estresados. No lo deje librado al azar.
3. Tener programa y tiempos detallados.
Las habilidades de las personas son algo clave si está organizando un evento. Los eventos musicales significan tratar con personas creativas. Existen muchos vínculos entre la creatividad y la desorganización, por lo que es posible que tenga que trabajar un poco de «niñera» y marcarle los tiempos a las personas.
Dejar tiempo libre.
Por este motivo, deje un tiempo libre para todo. Llegue temprano y pídale a los artistas que hagan lo mismo. Haga que su prueba sonido quede fuera del camino e intente adelantarse al juego. Cada uno tiene su propia forma de hacer las cosas, pero las pruebas de sonido deben realizarse unas horas antes de que comience el espectáculo. Incluso si espera que el show comience a las 5:30 p.m, pídale a la banda que esté allí a las 5:00 p.m.
También es clave verificar las restricciones de tiempo con el lugar. ¿A qué hora puede descargar? ¿A qué hora debe terminar el evento? Piense en todo esto de antemano.
4. Contar con un kit de herramientas y un kit de crisis.
Tener buscar y obtener algo con poca antelación puede ser un gran inconveniente en el día de un evento. Tenga un kit de herramientas (literalmente tenga herramientas en caso de que necesite usarlas para reparar algo). Rellénelo con los elementos que pueda necesitar en una crisis.
¿Qué debería tener en el kit?
El tipo de cosas que deben incluirse en un kit de crisis incluyen cinta adhesiva, cargadores, dinero, tijeras, cuadernos de notas, un botiquín de primeros auxilios y más.
Los artículos de música específicos para llevar en un kit de crisis incluyen:
- Cuerdas de repuesto para todos los instrumentos.
- Cables de repuesto, incluidos cables XLR y cables de 1/4 pulg.
- Un sintonizador.
- Tapones para los oídos para proteger la audición si es necesario hacer modificaciones cerca de un altavoz.
- Palillos para baterias.
- Baterías de repuesto para sistemas de monitorización, sintonizadores y cualquier otro equipo que las necesite.
- Cable de extensión en caso de que necesite tomacorrientes adicionales.
- Cinta eléctrica.
- Una multi-herramienta o una navaja suiza.
- Dinero y cambio extra.
- Marcadores, bolígrafos, lápiz y papel.
- Toallas o toallas de papel.
Hay escenarios en los que todos estos elementos pueden ser útiles durante su evento musical. Puede caber todo en una caja. Incluso si hay artículos que puede obtener a corto plazo, asuma que no tendrá tiempo para ir a comprarlos.
Consejo: Puede encontrar una lista de elementos que podría necesitar en esta lista de detalles para planificación de eventos comúnmente olvidados.
Corredores.
Si ha olvidado traer algo, aquí es donde nuestro consejo sobre por que llevar ayudantes puede ser muy útil. Incluso un ayudante sin experiencia musical puede salir corriendo y comprar tijeras, si es que las necesita.
Consejo: Esta guía cubre prácticamente todo lo que pueda necesitar en el escenario y lo ayudará a decidir sobre qué debe incluir su kit de crisis.
5. Pensar en lo que otros necesitarán.
Cuando organice su evento musical, tendrá que ser … bueno, ¡el anfitrión!
Esto significa que las personas lo buscarán cuando necesiten algo. No significa que tenga que cuidarlos como si fueran niños, pero es vital darles cosas que todos necesitan.
Por ejemplo, asegúrese de que haya suficiente agua detrás del escenario, así como bocadillos, cargadores de repuesto, enchufes de repuesto, máquinas para hacer té y café, y cosas que hacer en el tiempo libre. Un buen WiFi para las bandas también les ayudará a mantenerse entretenidos.
Riders
Mucha gente sigue el camino de dejar que los artistas tengan un rider. Esto detalla los artículos que les gustaría o esperan encontrar en su vestidor.
Para grandes bandas y artistas, puede darse el caso de que un rider esté integrado en el contrato que firman para la actuación. Hay muchas historias famosas sobre bandas que se ríen y bromean con sus demandas. (Mire algunos ejemplos de riders de tours reales).
Esto puede ser costoso. Hay muchas posibilidades de que un artista intente probar suerte y pida una caja de cerveza artesanal o una botella de whisky caro. Pero un rider se asegura de que se cumplan los requisitos dietéticos. También es recomendable tener un rider técnico. Esto ayuda al personal técnico a estar en la misma página de necesidades de los artistas.
Consejo: Para obtener más información sobre los riders y cómo usarlos inteligentemente para sus artistas, consulte esta guía.
6. Esperar lo inesperado.
Puede que no suene como un «consejo», pero este consejo es esencial. Las posibilidades de que todo vaya exactamente como lo planeado son escasas, pero eso está bien si usted es capaz de mantener los pies sobre la tierra.
No se case con una idea de cómo tiene que salir exactamente el evento. Los contratiempos son casi inevitables. Por ejemplo…
Ausencias.
Las bandas o los artistas pueden no aparecer. Algunos músicos tienen reputación de ser poco fiables. En un show con varias bandas, esto no es tan importante. Si alguien avisa que no participara con poca antelación, vea si puede contratar a un artista solista con poca antelación u ofrecerle a otras bandas más tiempo en en escenario.
Desacuerdos y choques.
Ataques de ego, desacuerdos y choques de personalidad. Muchas personas creativas son bastante frontales e incluso rebeldes. Las habilidades de las personas son una necesidad.
Problemas con los equipos.
El equipo puede romperse el día de un evento. Sin una buena preparación, puede estar a un micrófono roto del desastre. Tenga repuestos de equipo vital (vea Nro. 4) y discuta la idea de compartir equipo si algo sale mal.
Enfermedades.
No se puede descartar una enfermedad o lesión. Un kit de primeros auxilios podría ser necesario si a su banda le gusta animar a la multitud.
Largas colas.
Si la seguridad es lenta y termina con una gran cola, vea si puede enviar una banda de soporte para mantenerlos entretenidos.
Mala climatología.
Si el clima es malo, prepárese para secar los pisos lo más posible y colocar las señales de seguridad correctas para asegurarse de no ser responsable en caso de accidente.
Consejo: Este es un excelente recorrido de las cosas que pueden salir mal y cómo tratarlas.
7. Mantener una comunicación clara.
La comunicación debe ser clara en la etapa de planificación del evento, pero las cosas pueden rápidamente salirse de control en el día en que todos están apresurados. Elija una herramienta de comunicación grupal. Esto asegurará que no tenga que retransmitir mensajes a varias personas.
Chats grupales.
WhatsApp es una buena herramienta para esto. Los equipos y empleados serán más productivos con un chat grupal. WhatsApp es multiplataforma, por lo que se puede utilizar en cualquier teléfono inteligente. También le permite saber si otros ya han visto los mensajes.
No bombardee a las personas con demasiada información en un chat grupal. Úselo para lo esencial. Cambios en los tiempos del show o el orden de ejecución, información importante sobre salud y seguridad y detalles técnicos. Estos deben ser transmitidos a todos, para que nadie se quede fuera del círculo.
Uno a uno.
Como organizador, también tendrá que hacer gran parte de la comunicación de uno a uno. Esto incluye informar a las bandas si necesitan terminar en un momento determinado o pedirle a un técnico que revise una pieza defectuosa del equipo. Realice este tipo de comunicación fuera de los chats grupales.
8. Ser flexible, mantenerse tranquilo.
Lo sabemos. Es más fácil decirlo que hacerlo. Puede ser difícil mantener la calma, y la planificación de eventos es un trabajo muy difícil si no lo hace.
Las habilidades clave para lidiar con esto incluyen la resolución creativa de problemas. La flexibilidad puede ser una habilidad difícil de aprender, especialmente si es un fanático del control.
Pero recuerde: la flexibilidad no significa no tener un plan. Significa estar preparado para que cambie.
Consejo: Para obtener consejos sobre cómo lidiar con el estrés, lea estos consejos muy útiles para mantener la calma durante un evento.
Aproveche el día.
Sin querer sonar como un orador motivador, es vital comenzar el día sintiendo que puede mantener el control.
Si las cosas lo molestan de antemano, haga todo lo que pueda para solucionarlas.
De esa manera, cuando llegue el gran día, ¡sabrá que puede salir y hacer que sea un gran éxito!