Ha planeado con éxito su evento privado y ahora ha llegado el día. Aunque sin duda será un buen momento, todavía hay muchas cosas en las que pensar como anfitrión.
Siga leyendo para saber cómo…
- Asegurar el acceso adecuado al lugar y la señalización.
- Organizar las mesas y los asientos.
- Crear un buen ambiente con la música y la iluminación.
- Atender a los oradores o animadores.
- Probar todo el equipamiento técnico.
- Comenzar el evento de la manera correcta.
- Crear algunos recuerdos y compartirlos online.
Una vez que todo haya sido dicho y hecho, habrá creado un memorable evento privado para sus invitados.
1. Asegurarse de que haya un acceso adecuado al lugar.
Ya que está organizando un evento privado, existe la posibilidad de que su espacio sea menos accesible que otros lugares.
Por lo tanto, en primer lugar, es una buena idea verificar el acceso al lugar. Si alguno de sus invitados tiene necesidades especiales, asegúrese de que puedan acceder a la entrada, a los baños y al espacio en sí.
Incluso si hay un acceso adecuado, no siempre es fácil orientarse en un nuevo edificio. Ayude a sus invitados colocando algunas señales para guiarlos.
Aquí hay áreas donde puede colocar letreros para señalar:
- Entrada.
- Salón principal.
- Salidas de emergencia
- Baños.
- Guardarropas.
- Área para fumadores.
Por supuesto, debe pedir permiso al lugar antes de colgar cualquier señal.
Consejo: Aquí hay algo de inspiración para la señalización de eventos.
2. Organizar las mesas y los asientos.
Puede tener varias opciones cuando se trata de mesas y asientos en su evento privado. Algunos eventos, como una reunión de negocios, requerirán diseños de mesas y arreglos de asientos específicos.
Siempre tenga en cuenta el formato del evento y la comodidad de los invitados al organizar las mesas y los asientos. A continuación, veremos algunas consideraciones.
Diseño de la mesa.
Las mesas usualmente vienen en tres formas: cuadrada, rectangular y redonda. La última forma es la más difícil de trabajar, pero se ve bien.
Estas son algunas de las formas en que puede configurar el diseño de la mesa:
- Disposición en forma de U.
- Disposición para seminarios.
- Disposición para teatro
- Disposición para Cabaret.
Siempre consulte con el lugar si puede reorganizar las mesas para que se adapten al formato de su evento.
Decoraciones de mesa.
Dependiendo de la ocasión de su evento privado, es posible que desee decorar las mesas. Puede ser superfluo para un evento de negocios, pero es crucial para una boda o un cumpleaños.
El tipo más común de decoración de mesa son las flores. Pero incluso aquí, hay una gama de opciones. Pregunte al lugar si ofrecen exhibiciones circulares o exhibiciones largas y bajas.
Plano de mesas.
Decida por adelantado si quieres un plano de mesa o no. Puede ser útil tener uno si hay ciertas personas con las que le gustaría conectarse.
Los planos de mesa pueden ser una excelente manera de presentar a dos personas de negocios.. También puede funcionar para reuniones familiares … siempre y cuando no intente obligar a reconciliarse a miembros de la familia que se llevan mal.
Asientos (y decoración de asientos).
Por qué las sillas de comedor son tan incómodas será siempre un misterio. Tal vez tenga algo que ver con la visión única de los diseñadores de sillas de comedor.
Pero vale la pena pensar en cuánto tiempo pasarán sus invitados en sus asientos. Si su evento es largo, vale la pena preguntarse si el lugar tiene asientos cómodos disponibles.
3. Crear el ambiente con música e iluminación.
Las luces y los sonidos pueden sumar mucho a la atmósfera. Ya que su evento es privado, no perturbará el resto del lugar cambiándolos.
La pregunta es si el lugar tiene o no las facilidades para hacer ese cambio. Pregunte si tienen luces que puedan atenuarse y una forma de tocar hermosa música de fondo.
Consejo: Spotify tiene algunas muy buenas listas de reproducción disponibles para cualquier ocasión.
4. Acomodar a cualquier animador u orador.
Si ha reservado artistas, oradores o músicos para su evento, asegúrese de que estén atendidos.
Si llegan temprano, convídeles algunos refrescos. También pueden requerir un espacio separado para desempacar, vestirse, prepararse o simplemente para dejar su equipo.
5. Probar todo el equipamiento técnico.
Si su evento involucra algún equipo técnico, asegúrese de probarlo antes de que lleguen los invitados. No querrá que un micrófono que no funciona interrumpa un discurso.
Asegúrese de probar…
- Micrófonos.
- Sistema de sonido.
- Proyectores.
- Focos.
- Sistemas informáticos.
Consejo: También es útil tener un plan de respaldo para cualquier dificultad técnica que pudiera ocurrir.
6. Preparar bebidas de bienvenida y canapés.
Los invitados están a la vuelta de la esquina, pero hay una cosa más que debe preparar antes de que lleguen. Asegúrese de que las bebidas de bienvenida y los canapés estén alineados y listos para servirse.
Si está organizando un evento privado para personas de negocios, también puede tener algunos materiales de marketing que configurar. Asegúrese de que todas las señales y pancartas de los patrocinadores sean claramente visibles.
7. Saludar a los invitados.
¡Ya están aquí! Es hora de ser el mejor anfitrión o anfitriona que el mundo haya visto. Este es su momento de brillar.
Su primera y principal responsabilidad como organizador de eventos privados es asegurarse de que todos se estén divirtiendo. Eso significa presentar a los invitados y facilitar la conversación.
Cuando llegan los invitados, también es un buen momento para que repase la agenda del evento. Incluso si es solo una cena, puede contarles a los invitados qué esperar del evento.
8. Tomar fotos y animar a compartirlas.
Fotos, o no sucedió. Siempre es una buena idea tomar fotos o grabar videos de su evento. Si no sirven para otra cosa, son un gran recuerdo de un buen momento.
Para usted, como organizador de eventos, pueden tener un propósito secundario. No hay mejor forma de marketing que las imágenes y los videos de un evento exitoso.
Si el evento es formal, es práctico contratar a un fotógrafo profesionalpara que haga el trabajo por usted. De esa manera, puede concentrarse en su trabajo como anfitrión, que a menudo es más que suficiente.
Por último, debe animar a sus invitados a que tomen sus propias fotos y las compartan en sus perfiles de redes sociales. De esa manera, sus invitados se convertirán en sus mejores promotores.
9. Asegurarse de que todos lleguen sanos y salvos a casa.
Una vez que termine la fiestas, es hora de decirle adiós a todos. Asegúrese de que todos los invitados lleguen a casa sanos y salvos y ayúdelos a pedir un taxi si es necesario.
Recuerda agradecer a todos por venir y no tenga miedo de pedir comentarios acerca de que les pareció el evento. Será invaluable para organizar futuros eventos privados.
¡El día se acabó!
Sus invitados deberían irse muy satisfechos … y probablemente usted terminará muy agotado.
Dése una palmada en la espalda por un trabajo bien hecho. Ahora solo queda un paso para completar antes de poder relajarse.
Siga leyendo para saber cómo hacer el seguimiento luego de su evento privado.