Un plan de negocios para eventos es un documento útil para ayudarlo a enfocar sus esfuerzos como organizador de eventos. Pero también es una gran herramienta para vender su idea de evento a posibles inversores.
Lea esta guía para conocer todas las diferentes secciones que debe incluir en el plan de negocios de su evento para que sea útil y conveniente.
1. Estructura empresarial.
La estructura de su empresa de eventos y su equipo recorrerá un largo camino para persuadir a los inversores. No importa qué tan buena sea su propuesta de evento si no hay un equipo para hacerlo realidad.
Esto es lo que debe incluir en la descripción de la estructura de su negocio:
- Usted y su papel como organizador del evento.
- El equipo del evento que ha reclutado (más sus títulos y descripciones de trabajo).
- Qué tipo de compañía está liderando (comerciante único, sociedad o compañía limitada).
- Con qué proveedores y proveedores desea trabajar.
- La historia de su empresa y sus logros pasados.
Consejo:Si la estructura de su negocio es más compleja, use esta guía para ayudarse a escribir una descripción.
2. Descripción del evento.
La descripción del evento es la carne de su plan de negocios. Es donde realmente usted intenta vender el concepto a posibles inversores. Tenga mucho cuidado de incluir tantos detalles como sea posible.
Esto es lo que necesita abordar en la descripción del evento:
- Enunciado de la misión: describa el objetivo general del evento y lo que espera lograr antes, durante y después del evento.
- Objetivos y línea de tiempo: describa las tareas que deben realizarse, cuándo deben hacerse, quién las realizará y cómo planean hacerlas para lograr el objetivo general del evento.
- Programa del evento: describa el programa del evento en detalle y proporcione una visión general del tipo de contenido que pretende proporcionar a los asistentes al evento.
- Público objetivo: informe a los inversores a qué grupo demográfico está tratando de llegar (incluya a sus personas compradoras), por qué su evento los atraería y cómo planea comercializarlo.
- Partes interesadas: incluya a las partes interesadas clave en el evento, cuál es su nivel de participación y cómo el evento los beneficiará.
También puede incluir un poco de historia del evento si ha organizado un evento similar anteriormente. Incluya todos los resultados positivos, así como sus planes para ampliarlos en el futuro.
3. Plan de desarrollo.
La descripción del evento debe obligar a sus posibles inversores a apoyar el evento actual. Amplíelo con un plan de desarrollo para el futuro y tendrán signos de dólar en sus ojos.
- Visión de futuro: muestre el panorama completo describiendo su visión para el evento que se llevará a cabo. ¿Será aún más grande el próximo año? ¿Se expandirá a otros países?
- Desarrollo estratégico: describa cómo planea hacer realidad la visión de futuro, cómo se verá la línea de tiempo y quién participará en el desarrollo.
- Análisis FODA: muestre a los inversores que lo ha pensado todo al proporcionarles un análisis de las fortalezas y debilidades de su visión.
Consejo: Si no tiene experiencia previa con él, aprenda cómo realizar un análisis FODA para eventos.
4. Requisitos del evento.
Use los requisitos del evento para describir lo que necesitará para que el evento se lleve a cabo. Le dará a los inversores una idea de cuántos recursos necesita y les mostrará que ha sido exhaustivo.
Estas son algunas de las muchas cosas que necesitará para su evento:
- Instalaciones: enumere el lugar, el catering, los viajes, el alojamiento, el estacionamiento, el suministro eléctrico y el WiFi.
- Equipos: incluya equipo de sonido, iluminación y puesta en escena para cualquier artista u orador.
- Personal.: describa todo personal de eventos, servicio, seguridad, entretenimiento y médico que necesite.
- Legal: describa todas las diferencias de licencias y pólizas de seguro que necesita para el evento.
- Presupuesto: incluya algunas cifras aproximadas de cuánto costará todo lo anterior.
Consejo: lea nuestra guía sobre qué pólizas de seguro de evento necesita.
5. Plan de marketing.
Los inversores no son las únicas personas a las que necesita vender el evento. Su público objetivo también tiene que saberlo. A su vez, sus inversores querrán saber cómo planea hacer correr la voz.
Aquí hay algunas consideraciones que debe hacer al formular su plan de marketing:
- Posicionamiento: defina sus PSU y cómo posicionará su evento en relación con su competencia.
- Venta de entradas: describa cuánto costarán sus entradas y cómo planea distribuirlas.
- Promoción: especifique qué canales (como correo electrónico, correo directo, SEM y redes sociales) utilizará para promocionar el evento y llegar a su público.
- Relaciones públicas: identifique los medios de comunicación a los que se dirigirá y cómo los persuadirá para que presenten su evento.
- Presupuesto: estime cuánto costará promocionar el evento en su conjunto.
Consejo: puede descargar esta plantilla de marketing de eventos para ayudarlo a delinear su plan.
6. Plan financiero.
Se necesita dinero para ganar dinero, pero cualquier persona que invierta el suyo en su evento querrá saber si puede administrarlo. Escriba un plan financiero sobre cómo administrará el presupuesto del evento.
Resuma todas sus posibles fuentes de ingresos del evento:
- Entradas.
- Mercaderías.
- Venta de espacios para exposición.
- Fondos.
- Subsidios.
- Donaciones.
- Patrocinios.
Luego enumere todos sus gastos previstos:
- Alquiler del local.
- Alquiler de equipos.
- Marketing.
- Oradores y artistas.
- Catering.
- Fotografía.
- Señalización y decoración.
- Personal.
- Aplicaciones y software.
Consejo: lea nuestra guía sobrecómo planificar el presupuesto de un evento para ayudarlo a calcular el costo de su evento.
7. Poner el broche de oro.
Ahora que ha cubierto todas las secciones importantes en el plan de negocios de su evento, es hora de finalizar y hacer que se vea bien.
Estas son las secciones que debe incluir antes y después de las secciones que acabamos de cubrir:
- Portada: incluya el nombre y el logotipo del evento, el título de su plan de negocios y sus datos de contacto.
- Contenido: cree una tabla de contenido que resuma todas las diferentes secciones de su plan de negocios de eventos.
- Resumen ejecutivo: escriba todo el plan de negocios en un formato condensado que cubra todos los detalles importantes, pero solo tome unos minutos para leer.
- Apéndices: incluya los apéndices en la parte posterior si tiene notas, informes o investigaciones adicionales que complementen su plan de negocios.
Consejo: Puede leer esta guía sobre cómo dar formato a un plan de negocios para darle un marco.
Lista de verificación del plan de negocios de evento.
Solo para recapitular, aquí están las secciones que necesita incluir en su plan de negocios de evento:
- Portada: título, nombre del evento y logo.
- Tabla de contenidos: números de página para cada sección.
- Resumen ejecutivo: una versión condensada de su plan de negocios.
- Estructura empresarial: el tipo de empresa y detalles del personal.
- Descripción del evento: objetivos, programa y público objetivo.
- Plan de desarrollo: visión de futuro, estrategia y análisis FODA.
- Requisitos del evento: instalaciones, equipamiento, personal y legal.
- Plan de marketing: posicionamiento, venta de entradas, promoción, relaciones públicas y presupuesto.
- Plan financiero: ingresos y egresos.
- Apéndices: investigación adicional, gráficos y notas.
Conclusión.
Tomará algún tiempo formular su plan de negocios para eventos, pero estará feliz de haberlo hecho una vez que esté listo. No solo será útil para los posibles inversores, sino también para usted y su equipo de eventos.
Recuerde que el plan de negocios de su evento debe ser un documento vivo. Actualícelo cada vez que haya novedades.
Si aún tiene hambre de más, mire este video sobre cómo redactar un plan de negocios: