El dinero hace girar al mundo y puede hacer o deshacer su evento. Así que hablemos sobre cómo preparar y administrar el presupuesto de su evento.
En este artículo, repasaremos…
- Cómo crear una estrategia de presupuesto de eventos.
- Qué gastos puede esperar en el sitio.
- Qué gastos de tecnología debe tener en cuenta.
- Donde enfocar su presupuesto de marketing.
- Cómo puede ganar algo de dinero con su evento.
- Consejos para estirar el presupuesto de su evento.
- Donde encontrar plantillas de presupuesto de eventos gratuitas.
Hay mucho que aprender, así que vamos.
Crear una estrategia de presupuesto de eventos.
Es importante tener una estrategia general antes de realizar cualquier cálculo. Mire el panorama general y asegúrese de tener una visión general.
Aquí hay algunas cosas que debe considerar cuando realice una estrategia de presupuesto de eventos:
1. Comience con su objetivo.
¿Cuál es el objetivo del evento? ¿Es para obtener ganancias, recaudar fondos o difundir conocimiento?
2. Mire los datos.
Mire los ingresos y gastos de sus eventos anteriores. Alternativamente, mire los estudios de caso de otros eventos.
3. Escriba todo.
Es importante contar cada centavo cuando organiza y administra el presupuesto de su evento.
4. Comuníquese con su equipo.
Asegúrese de que su equipo entienda el presupuesto. Comuníquese claramente con cualquier parte interesada del evento.
5. Esté atento a las tendencias de la industria de eventos.
Vigile en qué otros eventos están gastando su presupuesto. Indican nuevas tendencias que debe tener en cuenta.
6. Cree un esquema del presupuesto del evento.
Antes de entrar en los detalles, es una buena idea crear un resumen de cómo se verán sus gastos. Use esta plantilla para ayudarlo a crear una.
Gastos en el sitio del evento.
Es probable que los gastos en el sitio del evento consuman la mayor parte de su presupuesto. Pero no dude en invertir más dinero en marketing si sus gastos generales son bajos.
A continuación se incluyen algunos de los gastos en el sitio que debe incluir en sus cálculos.
1. Lugar.
El lugar del evento es a menudo el mayor gasto en el sitio. Investigue sus opciones y negocie el precio todo lo que pueda.
2. Oradores y animadores.
Reservar oradores o artistas también puede ser costoso, dependiendo de su demanda.
3. Personal.
Los eventos pequeños no requieren mucho personal, quizás solo de usted. Pero puede ser costoso para eventos más grandes como conferencias y festivales.
Gastos de proveedores de eventos
Es posible que necesite algunos proveedores externos para ayudarle con el evento. Es una buena idea recopilar presupuestos y comparar precios antes de saltar a la refriega.
1. Catering
Siempre se agradecen la comida y las bebidas (especialmente si se organiza un evento gastronómico). Ya sea que esté o no incluido en el precio, necesita un proveedor para organizarlo.
2. Fotografía.
Es crucial tener a alguien en el lugar para tomar fotos y videos del evento. Será invaluable para fines de marketing y redes sociales después del evento.
3. Señalización y decoración.
Colocar su marca en un evento también afectará a su presupuesto, por lo que debe buscar buenas ofertas.
Consejo:AddToEvent es un excelente lugar para encontrar proveedores para su evento y comparar sus cotizaciones de precios.
Gastos de tecnología de eventos.
Este artículo existe en el espacio digital … y también lo hará gran parte de su evento. Por lo tanto, también debe considerar los gastos relacionados con la tecnología de eventos.
A continuación, verá algunos de los aspectos técnicos que debe presupuestar.
1. Herramientas de gestión de eventos.
El software de gestión de eventos es una de las mejores cosas en las que puede gastar dinero. Le facilitará la vida ayudándolo a vender entradas y recopilar datos.
2. Aplicación de eventos.
Si está organizando un evento a gran escala, como una conferencia o un festival, es posible que necesite una aplicación. Recuerde asignar fondos para su desarrollo y promoción.
3. Integración del sistema.
Podría terminar haciendo malabares con muchas aplicaciones. Aplicaciones de gestión de eventos, aplicaciones de gestión de redes sociales y complementos de sitios web. Es posible que tenga que contratar a alguien para asegurarse de que todo esté integrado y funcione sin problemas.
4. Transmisión en vivo.
La transmisión en vivo puede ser un gran marketing para un evento. Pero es posible que necesite cámaras, micrófonos, un equipo de cámara y un administrador de redes sociales.
Gastos de marketing de eventos.
Definitivamente necesita destinar parte de su presupuesto para marketing y promoción. Sin eso, será difícil conseguir público para su evento.
Veamos algunas de las maneras en que puede gastar su presupuesto de marketing.
1. SEO y SEM.
El SEO es importante para ayudar a que su sitio web de eventos pueda encontrarse en Google. También es posible que desee complementar con algunos anuncios PPC en Google Adwords.
2. Campaña de RR.PP.
Una campaña de relaciones públicas puede ayudar a que su evento sea cubierto por los medios de comunicación. Puede contratar una agencia o dedicar tiempo a hacer su propia difusión en los medios de comunicación.
3. Anuncios en redes sociales.
Puede promocionar su evento en todas las plataformas de redes sociales. Separe parte de su presupuesto para anuncios en Facebook, YouTube, Instagram y Twitter. También es posible que desee una herramienta de gestión de redes sociales.
Ingresos potenciales del evento.
No todo es pesimismo en el departamento de presupuestos. También tiene algunas oportunidades para ganar dinero con su evento.
Estas son algunas de las formas en que puede obtener más en el haber.
1. Patrocinadores.
Póngase en contacto con empresas que estén interesadas en el público de su evento. Vea si puede obtener algunos patrocinios a cambio de comercializar sus nombres.
2. Mercancía.
Se puede vender mercancía de todo tipo. Camisetas, tazas, bolsos… las posibilidades son infinitas.
3. Donaciones.
Si está organizando un evento de recaudación de fondos, entonces enfóquese en encontrar donantes. Solicite donaciones tanto personales como corporativas.
4. Comidas y bebidas.
A menos que se incluyan alimentos y bebidas en la entrada, usted puede ganar dinero vendiéndolos en el lugar.
Cómo estirar el presupuesto de su evento.
Si todavía estás luchando con su presupuesto, hay algunos consejos más para cubrir.
1. Aprovechar influencers.
¿Conoce a alguien en las redes sociales? ¿Tiene algunos clientes regulares? Luego pídales que ayuden en sus esfuerzos de marketing difundiendo información sobre su evento.
2. Utilice herramientas online gratuitas.
No todas las aplicaciones cuestan dinero. Un asombroso número de útiles aplicaciones son gratuitas. De hecho, escribimos un artículo completo sobre herramientas de planificación de eventos gratuitas.
3. Utilice freelancers o voluntarios.
Puede reducir los costos de personal subcontratando para ciertas tareas a voluntarios y freelancers.
4. Guarde una reserva.
Siempre es bueno ahorrar algo de dinero para un día lluvioso. Guarde el 10% de su presupuesto en un fondo de emergencia en caso de que las cosas giren repentinamente al sur.
Consejo: Puede leer este artículo para obtener más información sobre cómo reducir los costos de eventos sin sacrificar la calidad.
Plantilla de presupuesto de eventos
La forma más rápida de crear un presupuesto para eventos es usar Google Sheets. Su uso es gratuito, y obtiene una hoja de cálculo con fórmulas para hacer cálculos.
Consejo: No se preocupe si no se siente cómodo creando una plantilla de presupuesto usted mismo. Hay muchas plantillas gratuitas que puede descargar online.
Comience a preparar su presupuesto.
Como ya hemos cubierto en este blog, es importante comenzar con el macro y luego pasar al micro. Haga primero un plano general y luego evalúe cada detalle por separado.
Ese enfoque le ayudará a formular una estrategia de presupuesto de eventos. Una vez que tiene eso, es solo cuestión de investigar precios y negociar.
¡Buena suerte con el presupuesto de su evento, y no olvide el fondo de emergencia!