Como organizador del evento, es su trabajo garantizar el registro de entrada de los invitados en su evento. El registro de invitados es uno de los elementos más importantes que se debe realizar. A menudo es la primera interacción con sus asistentes. Su objetivo debe ser hacer que el proceso sea tranquilo, perfecto y que lleve menos tiempo.
Ahí es donde entran las aplicaciones de registro para eventos.
Las aplicaciones para teléfonos inteligentes ofrecen una forma más rápida de registrar invitados en cualquier evento. Reducen la cantidad de personal requerido y son una alternativa fácil para que quienes asisten al evento se registren de manera online y eviten largas colas.
Es seguro decir que las aplicaciones de registro para eventos están transformando el registro tradicional de eventos… y de una buena manera.
Siga leyendo para aprender sobre…
- Los beneficios de las aplicaciones de registro de eventos.
- ¿Qué buscar en las aplicaciones de registro de eventos?
- Las aplicaciones de registro de eventos que recomendamos.
¿Listo para agilizar el registro de sus invitados? Hagámoslo.
Los beneficios de las aplicaciones de registro de eventos.
Las aplicaciones de registro de eventos son una solución integral para el registro de su evento. Desde la creación de una página de registro automático hasta la venta de entradas, la promoción, la respuesta a las preguntas frecuentes y los registros en el sitio, ofrecen prácticamente todo.
1. Primeras impresiones.
Las aplicaciones para teléfonos inteligentes permiten a los organizadores de eventos causar una buena primera impresión. Como dice el dicho, no hay una segunda oportunidad para causar una primera impresión. Las aplicaciones de registro brindan a sus invitados una experiencia positiva desde el primer momento.
2. Reducir papel.
Las aplicaciones de registro también reducen la necesidad de listas de papel. Supongamos que su empresa planea 10 eventos a gran escala cada año. Puede imaginar la cantidad de papel requerida para imprimir los nombres de todos los invitados. Una aplicación reduce el costo de impresión a casi cero. Finalmente, usted se evita que las listas de invitados en papel se pierdan.
3. Cambios de última hora.
Las aplicaciones de registro para eventos también brindan una solución fácil ante invitados inesperados. Después de todo, no desea retrasar la cola y registrar nuevos invitados en el último minuto. Las aplicaciones más avanzadas también permiten que los invitados soliciten cambios para alojamiento, comidas y otras actividades.
4. Incrementar la productividad.
Las aplicaciones de registro de eventos aumentan la productividad en un 27%, según un estudio de Frost & Sullivan. También reducen la necesidad de personal adicional, lo que también reduce el presupuesto general de su evento.
5. Perspectivas de los invitados.
Las aplicaciones de registro también le brindan información sobre sus asistentes. Una vez que sepa quién está registrado para su evento, puede mantener un registro y usarlo para promocionar eventos futuros. Algunas aplicaciones de eventos con una funcionalidad más amplia pueden incluso brindarle algunos comentarios valiosos sobre el orador, el lugar, la calidad de la comida y otros aspectos del evento.
¿Qué buscar en una aplicación de registro para eventos?
Al elegir una aplicación de registro, es vital entender si ofrecerá a sus invitados una experiencia de 5 estrellas o no.
El escáner de entradas incorrecto puede hacer que el control sea estresante y resulte en clientes descontentos. No querrá que sus invitados se pierdan el inicio de su evento solo porque el escáner de entradas no funcionaba.
Veamos algunas cualidades de una buena aplicación de registro para eventos.
Códigos QR.
Una buena aplicación de registro escanea directamente el código QR desde un dispositivo Android o iOS y ofrece códigos QR personalizados para el registro de eventos.
Sincronización.
Su aplicación de registro debe ofrecer sincronización de información en tiempo real para que las entradas de boletos duplicados se mantengan al mínimo. El seguimiento de alta velocidad también ayuda en caso de múltiples puntos de entrada al evento.
Flexibilidad.
El sello distintivo de una buena aplicación es la versatilidad y flexibilidad. Vea si puede escanear diferentes tipos de entradas, como pases de valet para eventos al aire libre. También debe poder procesar las ventas con tarjeta de crédito para el registro en el día.
Costo-eficiencia.
No hace falta decir que la aplicación debe ser asequible y de fácil uso. El día del evento no querrá quedar atascado con problemas técnicos.
Preguntas para hacerse.
Aquí hay algunas preguntas generales que debe hacerse cuando evalúa la idoneidad de una determinada aplicación de registro para eventos:
- ¿Cuántas entradas puede escanear por segundo?
- ¿Cuánto cuesta?
- ¿Necesita algún equipo extra?
- ¿Cuál es su plan de respaldo en caso de que el WiFi esté apagado?
- ¿Qué tan bien sincroniza los datos?
- ¿Viene con software para evitar la duplicación de entradas?
- ¿Cuántos tipos de entradas puede escanear?
- ¿Puede crear códigos QR personalizados?
¿Qué aplicación de registro de eventos debería elegir?
La pregunta del millón es qué aplicación de registro de eventos debe elegir. Hay muchas excelentes opciones que garantizan un proceso de registro rápido. Echemos un rápido vistazo a las cinco primeras en el mercado.
1. Cvent OnArrival
OnArrival de Cvent promete eliminar el estrés con un registro suave. La aplicación permite a los organizadores de eventos sincronizar los datos de invitados a través de la plataforma de gestión de eventos Cvent.
También cuenta con un modo de quiosco de autoservicio que permite a los asistentes crear una cuenta, pagar, registrarse y obtener credenciales personalizadas. La aplicación requiere una conexión Bluetooth para funcionar y utiliza códigos de barras escaneables. Es fácil de configurar y conecta su teléfono a un iPad y una impresora compatible.
2. Billetto
Billetto (¡esos somos nosotros!) ofrece otra aplicación de registro fácil y gratuita para Android e iOS. Los organizadores de eventos pueden convertir sus teléfonos móviles y tablets en escáneres de entradas portátiles en un abrir y cerrar de ojos.
Complementa el sitio de vente de entradas de Billetto que permite a los organizadores configurar una página de eventos para vender sus entradas. Las entradas se envían por correo electrónico a los asistentes. Depende de ellos imprimirlos o mostrarlos en la entrada en sus teléfonos.
3. ScanAttendee de Eventdex
ScanAttendee es una aplicación de evento móvil. Cuenta con una robusta interfaz de registro tanto en el sitio y como online, una aplicación de recuperación de clientes potenciales, una aplicación para eventos, registro de asistentes y una solución de emparejamiento B2B.
La aplicación también permite que los organizadores de eventos impriman credenciales y agreguen los nombres de nuevos asistentes a la lista de invitados de manera sencilla.
4. Boomset
Esta aplicación de registro ofrece muchas funciones como informes en tiempo real, redes, recuperación de clientes potenciales y registros sin problemas. Las funciones avanzadas de Boomset le permiten a los invitados registrarse por sí mismos e incluso modificar su calendario de eventos.
Es un excelente software gratuito de registro para eventos que también ayuda a los organizadores a agregar más nombres a la lista en solo unos segundos. La característica más notable es el modo selfie. Los huéspedes pueden tomarse una selfie al registrarse e imprimirla instantáneamente en sus credenciales.
5. Social Tables
Social Tables tiene una aplicación gratuita de seguimiento de eventos que utilizan Dow Jones, Forbes y Blizzard Entertainment cuando organizan grandes eventos. Es una aplicación basada en la nube con un simple registro para los eventos.
La aplicación gratuita de registro ayuda a los equipos a colaborar en una sola plataforma desde cualquier lugar. Permite el acceso a la información de los asistentes y la mantiene segura en la nube.
¿Cuál es la aplicación de registro correcta para usted?
Las aplicaciones de registro para eventos son la nueva «moda» en la industria de la planificación de eventos. Si no está usando uno, está detrás de la curva.
Pronto llegará el día en que la pregunta no será sobre si está utilizando una aplicación de registro para eventos o no. Será sobre qué aplicación estás utilizando y por qué.
¡Háganos saber qué aplicación de registro es su favorita en la sección de comentarios a continuación!
