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seguimiento posterior al evento

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Realizar un seguimiento luego de evento musical: los cómo y por qué.

Es increíblemente fácil dibujar una línea debajo de un evento musical en el segundo que haya terminado. Una vez que alguien ha pagado para ingresar al lugar y la banda ha ido a tocar, es tentador pensar que la transacción se ha realizado.

No sea uno de los organizadores del evento que cae en esta trampa.

Hay valor que se obtendrá del seguimiento después de su evento musical. Puede usarlo como una oportunidad para obtener clientes recurrentes y planificar mejoras para la próxima vez.

Exploramos más a fondo en este post, el último de nuestra serie sobre planificación, promocióny alojamiento de de una banda o concierto.

1. Fomentar la retroalimentación de los asistentes.

A las mejores empresas les importa cómo se sienten sus clientes acerca del producto o servicio que ofrecen. Los organizadores de eventos no son una excepción. Hay muchas razones para preocuparse por los comentarios de sus clientes.

En el caso de un evento musical, sus clientes son asistentes. No deje de conocer su opinión. Los comentarios son un componente clave para evaluar adecuadamente su evento y obtener ideas de mejoras para el próximoe.

Obtener de comentarios al hacer un seguimiento después de un evento musical.
Recopilar comentarios después de un concierto puede proporcionar información valiosa para la próxima vez.

Hay formas en que puede incentivar la retroalimentación para que las personas tengan más probabilidades de responder. ¿Por qué no ofrecer un descuento en el próximo concierto o la posibilidad de ganar un premio por completar un cuestionario?

Consejo: Aquí hay algunas ideas más sobre cómo obtener comentarios de los asistentes.

Que deberia preguntar.

Asegúrese de hacer preguntas que sean útiles y específicas para su evento. Si simplemente le pregunta a la gente si la pasaron bien, será difícil identificar las razones detrás de esto.

En su lugar, trate de ser específico. Algunas preguntas que puede hacer incluyen:

  • «¿Cómo calificaría la calidad de sonido del 1 al 10?»
  • «¿Cuánto tiempo tuvo que hacer cola?»
  • «¿Fue el concierto demasiado largo, la cantidad de tiempo correcta, o demasiado corto?»
  • «¿Qué artista le gustó más y por qué?»
  • «¿El lugar acomodó todas sus necesidades?»

Adéntrese en los detalles vitales. Todo lo que pasó en la etapa de planificación puede estar vinculado a sus preguntas aquí.

Si su principal preocupación es la calidad del desempeño en sí, obtenga retroalimentación constructiva específicamente relacionada con la experiencia musical.

Consejo: Si está luchando por obtener ideas sobre preguntas para hacer, comience con una lista genérica de preguntas de la encuesta posteriores al evento.

2. Construir sus relaciones profesionales.

Otra parte importante del seguimiento después de su evento musical es el informe. Esto normalmente incluye hablar con los artistas o el personal del lugar.

Construir conexiones profesionales.
¡Mantener conexiones profesionales es vital para el éxito!

Construir conexiones profesionales con las bandas.

Algunos organizadores de eventos tratan a las bandas como si fueran de «un solo uso», como si no fueran capaces de volver a trabajar con ellas. Pero muchas bandas tocan en el mismo lugar o en la misma ciudad varias veces. De hecho, se ha argumentado que tocar dos veces en una semana en la misma ciudad puede ser algo bueno.

¡Si ha logrado crear un éxito con una banda o un intérprete, abrácelo!

Al realizar el seguimiento, aumentan las posibilidades de trabajar juntos nuevamente, lo que puede ser fructífero para todos los involucrados. La «relación de amor/odio» entre promotores y artistas puede ser un camino difícil. Los artistas necesitan promotores con los que puedan contar, y viceversa. Un chat de seguimiento puede recorrer un largo camino.

Construir relaciones con lugares.

Mantener una buena relación con los lugares es importante, especialmente si planea usarlos nuevamente. Trabaje con ellos para ver si se podría haber hecho algo mejor por su parte. Los lugares son sus aliados, trabajar con ellos puede ayudar a asegurar una mejor experiencia la próxima vez.

3. Retener a sus clientes.

Puede haber un poco de malestar hacia las personas que tratan los eventos musicales como un negocio. Sin embargo, la industria necesita buenos empresarios. «Retención de clientes» es una palabra de moda que se imagina escuchar en salas de juntas, no en salas verdes, pero es igual de relevante.

Encontrar nuevos asistentes para sus conciertos puede ser difícil. Es por eso que no hay excusa para no hacer lo mejor para conservar los que tiene. De hecho, ¡puede costar cinco veces más ganar nuevos clientes que mantener los que ya tiene!

Cómo hacer un seguimiento con los asistentes.

El seguimiento después de un evento musical se puede hacer de manera efectiva a través de:

  • Páginas de eventos de concierto (como los de Billetto)
  • Páginas de eventos en Facebook u otras redes sociales.
  • Su lista de correo.

De hecho, crear una lista de correo electrónico sigue siendo efectivo en 2019 y permite una gran interacción.

Al enviar un correo de seguimiento a sus clientes, puede informarles sobre otros conciertos o eventos que esté organizando. ¿Por qué no incentivar a su público con descuentos u otras ofertas?

Si cree que los organizadores del evento no pueden tener este tipo de poder, piénselo de nuevo. Muchos festivales de música se agotan mucho antes de que se anuncien sus artistas principales. Las personas desarrollan una confianza en la marca. Incluso los promotores locales en pequeña escala pueden abrazar esto.

Consejo: Aquí hay una guía práctica sobre cómo recopilar más direcciones de correo electrónico en su show.

4. Use su seguimiento para crear un rumor.

Es hora de que se quite el sombrero de la música y se ponga el sombrero de negocios una vez más.

Las personas que asisten a un show y lo disfrutan deberían querer ponerlo en las redes sociales o compartir su experiencia con amigos. Su trabajo es alentar y simplificar este proceso, con el fin de generar entusiasmo para sus próximos conciertos.

De hecho, es un testimonio del evento musical que ha organizado: si la gente ve a sus amigos pasar un buen rato en las redes sociales, ¡querrán asegurarse de no perderse el próximo!

Ideas para construir rumores.

Los métodos para generar rumores después del evento podrían incluir:

  • Ofrecer un premio a la mejor foto del evento.
  • Cargar una foto de la multitud y pedir a las personas que se etiqueten a sí mismas o a sus amigos.
  • Compartir material de video y animar a los asistentes a compartirlo online.
  • Ofrecer un regalo de algo usado en la noche, como listas de conjuntos firmadas o baquetas.

Consejo: Eche un vistazo a esta guía sobre cómo conseguir que los asistentes al evento compartan fotos en las redes sociales.

Próximos pasos.

Abrazar el valor de un seguimiento. Recuerde que está jugando el juego largo y que las relaciones son vitales si quiere ser un éxito en una industria tan basada en las personas.

Hacer un seguimiento después de un evento musical lo ayudará a construir su marca, ganar confianza y promover el próximo concierto en el proceso. ¡Buena suerte!

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Manténgase erguido: Cómo hacer un seguimiento después de un evento deportivo.

Los atletas han recuperado el aliento, y todas las multitudes se han ido. Puede pensar que es hora de cerrar las persianas y poner los pies en alto, pero estaría equivocado.

El juego no ha terminado para usted.

Es hora de arremangarse una vez más y comenzar a planificar su seguimiento. Esta es su oportunidad de aumentar la relación con su público, obtener información valiosa y planificar futuros eventos deportivos.

Siga estos cinco pasos para convertir a su público en fanáticos.

1. Dar las gracias.

Ha llevado a cabo un gran evento, y dar las gracias es algo necesario.

Realizar eventos deportivos involucra a muchas personas: los atletas, el personal, los patrocinadores y los fanáticos. Agradecerles puede ser uno de los actos más importantes que realice después del evento. Será un gran paso hacia la construcción y el mantenimiento de la relación.

En primer lugar, asegúrese de que está utilizando las redes sociales. De las gracias inmediatamente después del evento. Envíe un tweet, publique en Instagram y actualice su Facebook.

También querrá enviar algo un poco más personal. Envíe una carta o correo electrónico agradeciendo a todos personalmente si tiene tiempo y recursos para hacerlo.

El público.

Estas son las personas por las que organiza el evento, así que mándales un gran agradecimiento por hacer que sea un éxito.

Aquí hay algunas cosas para incluir en su mensaje para ellos:

  • Cuénteles qué increíble ambiente han creado.
  • Incluya imágenes y archivos de los eventos del día.
  • Deles algunos números (los fanáticos de los deportes aman las estadísticas).
  • Haga que se entusiasmen con los eventos futuros (posiblemente incluya un descuento).

Los atletas.

Ya sean corredores, futbolistas o jugadores de dardos, son la razón por la que las personas vinieron.

Cosas para incluir:

  • Agradézcales por su excelente desempeño.
  • Dígales los números de asistencia.
  • Hágales saber que espera incluirlos en eventos futuros.
Cómo hacer un seguimiento después de un evento deportivo: Dar las gracias a todos los involucrados.
Agradecer a todos los involucrados.

Los patrocinadores.

Ayudaron a organizar su evento proporcionándole los recursos para financiarlo.

Cosas para incluir:

  • Agradézcales por su participación.
  • Envíeles cualquier información sobre asistentes e ingresos que tenga.
  • Hágales saber que su ayuda hizo posible el evento.
  • Dígales que espera volver a trabajar con ellos en el futuro.

El personal y los voluntarios.

Sin estos muchachos, nunca habría terminado su evento sin ningún problema.

Cosas para incluir:

  • Agradézcales por todo el trabajo duro.
  • Hágales saber que su contribución llevó a un gran evento.
  • Ofrezca darles una recomendación por escrito para su próximo evento.
  • Propongales mantenerse en contacto para futuros eventos deportivos que pueda organizar.

Consejo: Si tiene miedo de parecer demasiado genérico, revise estas creativas formas de agradecer.

2. Hacer cobertura post evento.

Ha estado tuiteando una tormenta de tweets durante el evento, y eso no debería detenerse después de que haya terminado. Es un evento deportivo, por lo que la cobertura posterior al evento es una necesidad.

Las redes sociales son increíblemente importantes para cualquier evento deportivo, ya que hace que sea muy fácil para los fanáticos mantenerse al tanto.

Debe tener los archivos preparados y listos para comenzar inmediatamente después del evento. Los aficionados querrán revivir todos los mejores bits.

Compartir un video de ese gol ganador podría hacer que sigan hablando sobre su evento durante semanas.

Siéntase libre de ser creativo con su cobertura posterior al evento:

Esta es una excelente oportunidad para que promueva cualquier promoción adicional. Si tiene productos o mercancías, este es el momento de vender. Sus fanáticos serán mucho más receptivos mientras aún estén metidos en el evento.

Finalmente, aproveche esta oportunidad para comenzar a acumular emoción en su próximo evento. Si ya tiene un juego programado, asegúrese de informarles cuándo y dónde.

3. Recoger comentarios.

La retroalimentación será vital para el desarrollo y la planificación de eventos futuros.

Querrá recibir comentarios de sus asistentes y de sus atletas. Estas dos perspectivas son parte integral del crecimiento de su evento.

Las preguntas básicas para hacer son:

  • ¿Qué le pareció el evento?
  • ¿Le gustó el evento?
  • ¿Qué cree que podría mejorarse?
  • ¿Qué le gustaría ver en futuros eventos?

También tendrá que hacer preguntas específicas. Así es como llegará al corazón de las cosas que necesita saber. Adaptar sus preguntas a sus asistentes y deportistas.

Ejemplos de preguntas para preguntar a sus asistentes:

  • ¿Qué le pareció el lugar?
  • ¿Cómo fue la vista desde su asiento?

Ejemplos de preguntas para hacerle a sus atletas:

  • ¿Qué piensa de las instalaciones para cambiarse?
  • ¿Tuvo lo que necesitabas para dar lo mejor de usted?

Use esto como una oportunidad para obtener comentarios sobre las cosas que le interesan. Esto lo ayudará a desarrollar sus futuros eventos.

Consejo: Consulte nuestra guía sobre herramientas gratuitas de encuestas para eventos para ayudarlo a recopilar comentarios.

4. Evaluar.

Cuando todo esté dicho y hecho, es hora de sentarse y evaluar el éxito de su evento.

Tenga una discusión abierta con su equipo. Esto lo ayudará a descubrir posibles problemas ocultos y a presentar nuevas ideas.

Tome nota de lo que quería lograr y cuáles eran sus objetivos. ¿Qué tan bien se acumulan hasta el resultado final?

¿Quería vender mil entradas? Bueno, ¿cuántas vendió?

Si no vendió lo suficiente, podría ver lo que la gente cree que necesita mejorar. Use esto para idear un plan para mejorar esas áreas.

Cómo hacer un seguimiento después de un evento deportivo: Evaluar cómo lo hizo todo el mundo.
Evaluar cómo lo hizo todo el mundo.

Tal vez usted vendió más de lo que esperaba. ¡Eso es genial! Ahora, mire las cosas que la gente quiere para el futuro. Cree un plan de cómo puede implementar estas ideas.

Piense en algunos de los problemas logísticos y en lo que salió bien y mal. ¿Fue el lugar adecuado para el propósito? Cree un plan sobre cómo puede mejorar esto la próxima vez.

Con cada evento, aprende algo nuevo. Este es el momento de construir sobre ese aprendizaje.

Consejo: Consulte nuestra guía para evaluar su evento, de modo que esté seguro de cubrir todas las bases y captar los pequeños detalles.

5. Planificar su próximo evento.

Ha llevado a cabo su primer evento exitoso y tiene un poco de experiencia. Es hora de tomar todo lo que ha aprendido y ponerlo en práctica.

A través de su proceso de retroalimentación y evaluación, ha identificado cualquier problema existente o potencial. Equipado con todas esas nuevas ideas, puede configurar su próximo evento para que sea más grande y mejor.

No tiene que hacerlo perfecto, pero tiene que acercarse un poco más a la perfección.

Consejo: Visite estos sitios web de planificación de eventos para ayudarlo con su próximo evento.

Comparta sus preguntas y experiencias.

¿Nos perdimos algo en el proceso de seguimiento? Entonces envíenos una pregunta en los comentarios a continuación.

Si tiene experiencia en el seguimiento de un evento deportivo, ¡no dude en compartirlo con nosotros!

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Cerrar un taller: Realizar un seguimiento después de un taller en 6 pasos.

«¿Realmente tengo que hacer un seguimiento después de un taller?»

¡La respuesta es sí! El seguimiento es una parte muy importante del ciclo de vida de cualquier evento. No querría desequilibrar el círculo de la vida, ¿verdad? Mantenga a Mufasa feliz y haga un último esfuerzo en la construcción de un gran evento con un seguimiento preciso.

Echaremos un vistazo a los seis pasos que se deben tomar después del evento:

  • Repaso.
  • La parte social posterior al taller.
  • Expresar gratitud.
  • Revisar el presupuesto.
  • Publicar en blogs.
  • Próximos pasos.

Un esfuerzo más, amigos. ¡Hagamos que cuente!

1. Un breve informe.

Para realizar un seguimiento adecuado después de un taller, realmente desea comenzar al final del día.

Uno de los mejores momentos para obtener comentarios sobre un taller es al finalizar el mismo. De esta manera, los sentimientos y opiniones de sus asistentes son frescos.

Lo ideal es que les de a los participantes un pequeño cuestionario para que lo completen. Esto no solo proporcionará información valiosa sobre sus prácticas de enseñanza, sino que también ayudará a los invitados a consolidar lo que aprendieron a lo largo del taller.

Taller de arte realizado. Realice un seguimiento posterior a un taller comenzando por el final.
Si no hay espacio para una encuesta en lápiz y papel, puede pedir a los invitados que accedan a un cuestionario digital antes de irse.

Una encuesta no tiene que tomar mucho tiempo, pero programe el tiempo suficiente para que los invitados escriban sus pensamientos sobre las nuevas habilidades que han aprendido.

Hacer volar las preguntas.

Incluso para los maestros del oficio, puede ser difícil formular preguntas claras y útiles. Pruebe algunas de estas para aprovechar al máximo sus comentarios:

  • ¿Cuál fue el objetivo de este taller? ¿Siente que ha alcanzado este objetivo?
  • ¿Ha cambiado su nivel de habilidad? Si es así, ¿cómo?
  • ¿Qué actividades le parecieron más útiles? ¿Cuáles fueron las más agradables?
  • ¿Cómo puede mejorarse el proceso del taller para un mejor aprendizaje en el futuro?

Es útil hacer que estas encuestas sean anónimas. Una identidad misteriosa permitirá que sus invitados sean más honestos en sus críticas. Esto puede ser duro, pero usar una crítica constructiva es esencial para mejorar su taller.

Al final, hay un montón de maneras de poner una tapa al taller y cerrar el día. Encuentre el método que mejor funcione para usted.

Consejo: La creatividad no tiene que terminar con las encuestas. ¡Esta es una manera de obtener comentarios y cerrar su taller con una explosión!

«¡Hola de nuevo!»

A veces, las nuevas habilidades pueden tardar un poco en consolidarse realmente en la mente.

Siendo ese el caso, pregunte a sus asistentes si puede contactarlos con más preguntas. La razón para una segunda encuesta es para dar tiempo a la reflexión. Si solo obtiene sus pensamientos inmediatos, puede perderse información importante que llega con el tiempo.

Una semana o dos es probablemente una buena línea de base para un período de espera.

Consejo: A continuación, le ofrecemos una visión detallada de cómo obtener los mejores comentarios acerca de los talleres.

2. «¿Te invito un trago?»

Muy bien, no le recomendamos que coquetee con sus invitados.

Pero no es una mala idea invitar a todo el grupo a comer y beber algo en su pub local favorito. A veces, los mejores diálogos tienen lugar después del propio taller.

Haga un seguimiento después de un taller con comida y bebidas en un restaurante como este:
El aspecto más desafiante del seguimiento del taller: Tomar un trago y comer en un pub.

Lo sabemos, es el final de un largo día dedicado a la preparación y la enseñanza. Pero piense en la reunión posterior al taller como una manera divertida de desconectarse y obtener buenos comentarios de los asistentes.

3. «Gracias por los recuerdos»

Uno o dos días luego de que finalice el taller, envíe un agradecimiento a sus asistentes en el formato que prefiera. Puede ser un correo electrónico, una actualización de las redes sociales o incluso un simple mensaje de grupo si obtiene los números de teléfono de sus asistentes.

Es posible que desee reafirmar el propósito de su taller («Nuestro objetivo era construir la base de las habilidades de un jardinero …»).

Siga esto con una evaluación acerca de cómo le fue a cada uno de sus asistentes. Lo más importante es que le diga a su grupo qué estudiantes encantadores fueron y cuánto aprecia su asistencia.

Compartir su mirada.

Su agradecimiento también puede ser una gran oportunidad para proporcionar una visión general de los principales eventos del taller.

Los participantes a menudo aprecian un resumen de las cosas importantes. Además, esto puede incluso servir para mantener la conversación. Google Docs es una forma fácil de compartir notas, y puede darles acceso de edición a sus asistentes.

Pueden continuar agregando ideas y haciendo notar puntos sobre el arte, actualizando el documento con algunas de sus notas personales y pensamientos sobre su experiencia en el taller.

4. Crear un presupuesto.

No puede hacer un seguimiento después de un taller sin mirar su presupuesto, eso es seguro. Este puede ser el paso menos interactivo del seguimiento. (¡Ciertamente no es tan divertido como salir a tomar algo!)

Aún así, es muy importante ver el dinero que gastó y cómo puede ser más eficiente para los próximos talleres.

Considere el costo de:

  • Regalos y recuerdos para los asistentes.
  • Papeles impresos (esto puede ser sorprendentemente costoso. ¿Qué tan bien puede hacer el cambio a digital?)
  • El local.
  • Esfuerzos promocionales.
  • Materiales para el contenido del taller, por ejemplo: Pinceles, mármoles, hilados, macetas, etc.

Consejo: El presupuesto no tiene que ser una experiencia práctica. Eche un vistazo a estas 10 herramientas de presupuesto online que facilitaran el proceso.

5. Publicar en blogs.

Cualquier foto o video obtenido de su taller puede ser bien utilizado. A medida que realiza un seguimiento posterior a un taller, dedique un poco de tiempo a actualizar su blog o sitio web con algunos de los momentos que usted y sus asistentes compartieron.

Un taller de arte vegetal en movimiento.
Las bellas imágenes del taller en movimiento realmente pueden agregarle sabor a una publicación de blog de seguimiento.

Básicamente, esto se duplica como esfuerzos de promoción para el taller en curso. Asegúrese de enfatizar todos los aspectos positivos de su experiencia de taller. ¿Qué habilidades se obtuvieron? ¿Cómo han cambiado las vidas de los participantes?

Algunos testimonios de los participantes pueden funcionar muy bien aquí.

Consejo:Cree un convincente resumen del taller y distribúyalo para que el mundo lo vea.

6. Enjuagar y repetir.

Finalmente, ¡realice un seguimiento luego de un taller con una segunda sesión! No todos los talleres se prestan a segundos episodios significativos, pero una «segunda parte» o un taller avanzado pueden permitirle realmente sumergirse en el tema.

Esta es una de las mejores maneras de obtener una respuesta cualquier pregunta sin respuesta del taller inicial. Especialmente las preguntas que requieren más entrenamiento práctico.

Por lo general, sera mas fácil reclutar participantes para el segundo taller de lo que lo fue para el primero. La segunda sesión tiene una audiencia específica a partir de: ¡Sus nuevos conocidos!

Poner fin a la ola de trabajo.

¿Cómo le gusta hacer un seguimiento posterior a un taller? Háganos saber sus consejos y trucos en los comentarios a continuación. ¡Que tenga un feliz taller!

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Fortalecer sus conexiones: Cómo hacer un seguimiento después de un evento privado.

¡Ufff! Ha trabajado duro para que este evento privado sea lo mejor que pueda. Ahora es el momento de levantar las piernas y…

No, hay una última cosa que hacer. En realidad, hay siete cosas más que hacer.

Sigue leyendo para descubrir…

    • Por qué debería agradecer a todos por venir.
    • Cómo saber si el evento fue un éxito.
    • Qué preguntas hacer a su público.
    • Cómo organizar reuniones de seguimiento.
    • Qué buscar en el presupuesto.
    • Cómo aprovechar al máximo los recuerdos del evento.
    • Cómo prepararse para el próximo evento privado.

Es el paso final del viaje, así que pongamos un pie delante del otro.

1. Agradecer a sus invitados por venir.

Siempre debe agradecer a sus invitados por asistir al evento. Los eventos privados tienden a ser más pequeños que los públicos, lo cual facilita agradecer personalmente a todos.

Envíe mensajes a sus invitados individualmente y comente episodios específicos sucedidos durante el evento. Tal vez tuvo una buena conversación sobre algo con ellos o arreglaron reunirse en el futuro.

Si su evento incluyó invitados VIP como influencers, también es una buena idea agradecerles personalmente. Es posible que estén interesados en asistir a su próximo evento y ayudarlo a promocionarlo.

¿Alguien patrocinó su evento? Luego, debe mostrarles su agradecimiento y compartir con ellos las figuras clave del evento.

Si tuvo un equipo que lo ayudó a organizar el evento, asegúrese de decirles la diferencia que han logrado con su trabajo.

Finalmente, debe agradecer al lugar donde se realizó su evento privado. Si hicieron un esfuerzo para acomodar su privacidad en el día, hágales una retroalimentación positiva.

2. Ver si ha alcanzado los objetivos del evento.

Si su evento privado fue un cumpleaños, una boda o un aniversario de trabajo, entonces el objetivo puede haber sido que todos se diviertan.

Pero si su evento privado estuvo más relacionado con el negocio, debe considerar si obtuvo o no lo que quería del evento.

¿Fue, por ejemplo, hacer nuevas conexiones específicas en la industria? ¿Estaba discutiendo una fusión de la empresa con otro negocio?

Algunos de estos objetivos no se basan únicamente en el evento, pero puede evaluar si el evento privado ayudó o no a facilitarlos.

¿Se impresionaron con el lugar, la comida y el servicio? ¿Fue un buen espacio para tener una reunión? ¿O hay algo que podría hacer mejor la próxima vez?

Consejo: Lea más sobre cómo hacer un seguimiento después de un evento de redes.

3. Obtener comentarios sobre que tan bien que lo hizo.

La retroalimentación es crucial cuando se trata de mejorar lo que hace. Incluso si su evento privado fue informal, no puede hacer daño obtener algunas opiniones del público.

Si organizó una reunión familiar, pregúnteles a todos que tan bien que creen que lo hizo. Tal vez tengan sugerencias útiles. o incluso voluntarios. para ayudar en la próxima reunión.

Si su evento privado fue estrictamente comercial, debe preguntar a los asistentes por sus comentarios. Lo hará parecer más profesional y agradecido por su opinión.

Finalmente, los eventos privados a mayor escala pueden requerir que obtenga una herramienta de encuesta cuantitativa. Acuda a sitios web como Google Forms o Survey Planet para crear formularios de comentarios personalizados.

Consejo: Eche un vistazo a nuestra guía sobre como evaluar eventos.

4. Fortalecer sus conexiones.

Con suerte ha tenido un buen momento para socializar con todos en el evento. Tal vez haya hecho nuevos amigos y le gustaría volver a verlos después del evento.

LinkedIn es un gran lugar para que los profesionales de negocios se conecten después de un evento de redes. Agrégelos como una conexión y envíeles un mensaje para ponerse al día.

Cómo hacer un seguimiento después de un evento privado: Organizar una charla de seguimiento durante un café.
Organizar una charla de seguimiento durante un café.

Facebook es el mejor lugar para ponerse en contacto con miembros de la familia con los que no ha hablado en mucho tiempo. Envíeles mensajes y hable sobre futuras bodas, cumpleaños o reuniones.

Twitter e Instagram son buenas plataformas para mantenerse conectado con cualquier influencer, orador o celebridad que pueda haber asistido en su evento privado.

Las redes sociales son buenas, pero las reuniones cara a cara son mejores. Vea si puede fortalecer sus relaciones programando una reunión informal.

5. El resultado final.

Después del evento, debe revisar su cuenta bancaria para ver si es hora de entrar en pánico o no. ¿Ha excedido el presupuesto? ¿O todavía le quedan algunas monedas para el próximo evento?

Si ha utilizado un software de venta de entradas, puede ver fácilmente cuántas entradas ha vendido (o cuántas personas han confirmado su asistencia en caso de que fuera un evento gratuito).

Una vez que tenga los comentarios de todos frente a usted, también es más fácil evaluar si el dinero que gastó en el lugar, la comida, las bebidas y el entretenimiento valió la pena.

¿Podría estirar el presupuesto para su próximo evento privado? ¿Tal vez establecer un tiempo de barra en lugar de convertirla en una barra libre toda la noche? ¿O tal vez cortejar algunas compañías para patrocinar parte del próximo evento?

Si tuvo patrocinadores corporativos para su evento, debe compartir los resultados con ellos. Podrían estar interesados en patrocinar eventos futuros si este salió bien.

6. Preparar al público para el próximo evento privado.

Suponiendo que el evento fue un éxito, debe preparar a todos para que vuelva a suceder … y mucho mejor que antes.

Una de las maneras en que puede hacer que la gente vuelva a su evento privado, es ofrecerles un descuento la próxima vez que asistan.

Otra forma es hacer de ellos un influencer. Los eventos privados ya son exclusivos por naturaleza. Pero si permite que uno de sus invitados anteriores traiga un amigo la próxima vez, entonces eso les otorga el estatus VIP.

Ambos enfoques son excelentes para convertir a sus invitados en promotores de sus eventos. Serán particularmente útiles para eventos privados ya que su promoción es un poco más limitada.

7. Crear contenido de redes sociales con destacados.

Si ha creado buenos recuerdos con sus invitados, es de esperar que los inmortalice con algunas fotos y videos.

Dependiendo de su enfoque para promocionar eventos privados, puede compartirlos en sus canales de redes sociales. También puede simplemente reenviarlos a los invitados de forma individual.

Cómo hacer un seguimiento después de un evento privado: Enviar eventos destacados a sus grupos de chat privados.
Enviar eventos destacados a sus grupos de chat privados.

Si tiene muchas imágenes e fotografiás, asegúrese de revisarlas antes de descargarlas online o en un correo electrónico.

Cree un rollo de evento destacado con solo los mejores o más memorables momentos del día. De esa manera, presenta el evento privado de la mejor manera posible.

Conclusión.

Organizar un evento privado es a menudo una experiencia educativa, incluso para el organizador de eventos más experimentado.

Con suerte, usted ha salido de este evento mucho más sabio.

Si necesita simplificar la venta de entradas para su próximo evento, considere usar un sistema de venta de entradas. Puede hacer que el evento sea privado y gratuito si no planea vender entradas.

¡Gracias por leer y buena suerte con su próximo evento!

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Cómo hacer un seguimiento luego de su evento de bienestar: 5 pasos para meditar.

Su evento de bienestar ha concluido y su carga de trabajo ha bajado unos 45 kilos. ¡Pero aún no ha terminado!

La buena noticia: gran parte del trabajo de seguimiento consiste en examinar lo que ya se ha hecho. También necesitará consolidar sus relaciones en el mundo del bienestar.

Haga un seguimiento después de su evento de bienestar y avance con un nuevo arsenal de información. Para ayudarlo a aprovechar al máximo su experiencia, cubriremos estos cinco pasos simples:

  • Agradecimientos.
  • Obtener retroalimentación.
  • Escanear datos.
  • Ajustar el presupuesto.
  • Repaso.

1. Dar las gracias.

Este, es uno de los pasos más fáciles. Pero a medida que realiza un seguimiento después de su evento de bienestar, también es uno de los más importantes. Habrá un montón de personas que merecen una muestra de gratitud.

Una gratitud como esta es clave cuando hace un seguimiento después de su evento de bienestar.
Un poco de gratitud nunca le hace daño a nadie. Probablemente.

El correo electrónico masivo es una forma de extender esos agradecimientos directamente a todos los involucrados. Para algo más público, use cuentas de redes sociales o cree una página en su sitio web. Estos pueden servir como mensajes de gratitud y resúmenes promocionales.

Estos son algunos de los grupos a los que querrá agradecerles:

Público.

¡Bastante autoexplicativo! Para los invitados, un correo electrónico masivo y una página web o un agradecimiento a las redes sociales realmente pueden sellar el trato.

Equipo del evento.

Su equipo representa una relación continua. Una gran cantidad de investigación y atención se concentra en un evento de bienestar sólido, y los miembros de su tripulación fueron los órganos vitales de la anatomía saludable de su evento. Las bolsas de regalo y golosinas son una manera genial de mostrar su gratitud.

Puede darlos en el informe (veremos más sobre esto más adelante).

Lugar.

Cree contactos a largo plazo extendiendo un agradecimiento al lugar donde se llevo a cabo su evento. Una buena relación también es importante aquí, ya que es posible que desee utilizar este lugar en el futuro. Asegúrese de dejar el lugar en condiciones impecables. En términos de gratitud, nada puede superar eso.

La tendencia de bienestar está creciendo, por lo que es posible que pronto haya competencia. ¡Sea amigable con el lugar de su evento siempre y cuando haya obtenido un buen servicio!

Organizaciones socias.

Sus socios también son importantes. Las organizaciones como la Cruz Roja, por ejemplo, son relaciones clave que construir dado que ayuda a construir una buena reputación en la industria de la salud.

Los agradecimientos son una forma de demostrar que usted es sincero sobre el bienestar (y no solo utiliza las asociaciones para obtener ganancias personales). Con ese fin, también querrá compartir algunos de sus datos importantes posteriores al evento con los socios, lo cual veremos más adelante.

Consejo: Escriba mensajes de agradecimiento estelares con esta guía para correos electrónicos de agradecimiento.

2. Bucle de retroalimentación.

Cuanto más vocales sean sus invitados, más aprenderá. Con suerte, su evento de bienestar fue un éxito. Dicho esto, incluso los mejores organizadores de eventos pueden aprender una cosa o dos de los comentarios.

Si tiene suerte, también obtendrás la misma cantidad de retroalimentación.
¡Cuantos más comentarios, mejor!

Preguntas centradas en el bienestar.

Para los eventos de bienestar, desea centrarse en la visión de bienestar de los invitados y cómo se relaciona con ellos. ¿El contenido de su evento pudo alcanzarlos de una manera significativa?

Pruebe algunas de estas preguntas:

  • ¿Siente que se ha ido con información nueva importante sobre el bienestar?
  • ¿Cuál fue el consejo de bienestar más importante que obtuvo durante el evento?
  • ¿Qué pensaba acerca del bienestar antes y después del evento? ¿Ha cambiado su actitud?
    • Si es así, ¿cómo ha cambiado?
  • ¿Planea implementar cambios de salud o bienestar en su vida después de este evento?

Jugar con los datos.

Al preparar su cuestionario posterior al evento, existen herramientas para simplificar o incluso mejorar el proceso. MailChimp es un software útil basado, en correo electrónico, que puede mostrar quién recibe y lee su encuesta. Puede decirle cuántos invitados han:

  • Abierto la encuesta.
  • Seguido el enlace.
  • Dado de baja sus actualizaciones.

Consejo: Cree su encuesta de seguimiento perfecta de la manera más fácil utilizando herramientas en línea como SurveyMonkey.

3. Escanear datos.

Hay una gran cantidad de buena información para ordenar luego de que su evento de bienestar haya terminado. Asegúrese de revisar algunos de los siguientes:

  • Entradas vendidas.
  • Ingresos.
  • Comentarios positivos vs. negativos.
  • Gente que no asistióó vs. gente que asistió.
  • Información de evaluación de salud.
  • Membresías de gimnasio o bienestar compradas.

Consejo: A continuación, le ofrecemos un buen vistazo a los datos posteriores al evento en los que debe centrarse.

4. Ajustar el presupuesto.

A menos que sea un prodigio de negocios, es probable que su presupuesto pueda ser ajustado. Termine sus finanzas con algunos de los siguientes:

Beneficios.

¿Cuánto ha ganado realmente? Entre las ventas de entradas, comida, mercadería y membresías de acondicionamiento físico, hay mucho que pesar.

No se olvide de tener en cuenta a los gurús del bienestar, los prestamistas de equipos deportivos, la gestión del lugar y, por supuesto, su equipo de eventos.

Para el futuro.

¿Qué podría mejorarse? ¿Hay alguna manera de reducir los costos del lugar? Para eventos de bienestar, el aire libre puede ser una opción más barata..

¿Qué tal el marketing? ¿Podría encontrar una manera de gastar menos en el aspecto promocional?

O, si contrató personal de limpieza, ¿cuál fue la proporción de desorden con respecto a las tarifas de limpieza? Ahora que sabe cuánto lío deja luego del evento, puede ajustar el presupuesto de limpieza para el próximo año.

Consejo: Crear un nuevo presupuesto no tiene por qué ser desalentador cuando se tienen las herramientas adecuadas.

5. Una breve historia de su evento.

Toque el timbre, golpee un vaso con una cuchara, no importa cómo lo haga, reúna a su equipo por última vez para un informe.

Un informe de este tipo es una buena idea mientras realiza un seguimiento después de su evento de bienestar.
Su gran equipo de trabajo merece una palmadita en la espalda y una sesión informativa.

Este es el momento perfecto para leer los comentarios y resumir los datos del evento:

  • ¿Logró su meta(s)?
  • ¿Los invitados estaban comprometidos y activos?
  • ¿Hubo alguna parte del evento que no pudo cautivar a su público?

La perspectiva de su equipo es importante aquí. Para los elementos de acondicionamiento físico, ¿los invitados parecían energizados? Para ejercicios más meditativos, ¿pudieron alejarse con una sensación de calma mejorada?

Compartir el impacto.

¿Quiere hacer un seguimiento adecuado después de un evento de bienestar? Hágale saber a su equipo dónde hicieron la diferencia.

¡Su equipo de eventos está literalmente haciendo esto por la salud de los invitados! Asegúrese de compartir cualquier dato sobre la concienciación u otros beneficios para el bienestar de los invitados. Compartir historias de asistentes satisfechos puede ser un gran motivador para el próximo año.

Consejo: La información es un paso importante, por lo tanto, elabore un plan para su evento y apéguese a él.

Volver al punto de partida.

Haga un seguimiento después de su evento de bienestar con este último paso:¡repítalo de nuevo!

Solo que esta vez, ya tiene experiencia en sobre sus hombros. Háganos saber sus propios resultados y tácticas de seguimiento en la sección de comentarios a continuación.

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Comentarios sobre la comida: Cómo hacer un seguimiento después de un evento de comidas y bebidas.

Los invitados han lamido todos los platos y se han ido satisfechos de su evento. Todo lo que queda ahora es revisar si esas fotos de Instagram necesitan filtros o no.

Veamos cómo hacer un seguimiento después de su evento de comidas y bebidas.

Esta guía paso a paso le mostrará cómo…

  • Evaluar el evento.
  • Agradecer a todos por haber asistido.
  • Solicitar comentarios.
  • Ofrecer un incentivo para que asistan nuevamente.
  • Rever el marketing.
  • Contar la venta de entradas.
  • Cerrar el presupuesto.
  • Preparar el próximo evento.

¿Tiene hambre de más? Entonces profundicemos estos temas.

1. Rever el evento.

Ahora que el polvo se ha asentado, es hora de ver qué tan bueno fue el evento. Comience con el panorama general y evalúe si se podrían mejorar algunos aspectos prácticos.

Preguntas para hacerse:

  • ¿Salió todo salió como estaba previsto y se ejecutó a tiempo?
  • ¿Qué tan bien hizo la empresa de catering su trabajo?
  • ¿El lugar estuvo a la altura de las expectativas?
  • ¿Consideraría trabajar nuevamente con los mismos socios?

Una vez que sepa las respuestas a estas preguntas, tendrá una mejor idea de cómo mejorar el próximo evento.

Consejo: Nuestra guía para evaluar eventos muestra cómo medir su éxito.

2. Enviar una nota de «agradecimiento».

Siempre es una buena forma de agradecer a sus invitados por asistir. Si no fuera por ellos, usted habría estado sentado solo en un lugar lleno de deliciosa comida.

(Lo cual, en realidad, no suena tan mal).

Envíe una carta o correo electrónico agradeciendo a sus invitados por haberlo acompañado y creado un gran ambiente. Incluya una sabrosa imagen que les recuerde la buena comida y las bebidas.

También debe agradecer a las personas que lo ayudaron con el evento. Eso incluye al personal del lugar y, quizás, lo más importante, a la empresa de catering que suministró la comida.

Si alguna parte de su evento fue patrocinada por una compañía de alimentos y bebidas, asegúrese de agradecerles también por su apoyo.

3. Pedir comentarios.

El correo electrónico de «agradecimiento» no solo es una excelente manera de mostrar su agradecimiento, sino que también es una excelente manera de recopilar comentarios. No solo de los invitados, sino también del lugar y del catering.

Podría hacerles a los invitados algunas de estas preguntas:

  • ¿Qué le pareció el menú?
  • ¿La comida fue servida puntualmente?
  • ¿Cuál fue la mejor parte de la comida?
  • ¿Asistiría a futuros eventos de comida y bebida como este?
  • ¿Qué comidas le gustaría ver en el próximo evento?
Cómo hacer un seguimiento después de un evento de comidas y bebidas: ¿Sus invitados se fueron satisfechos?
¿Sus invitados se fueron satisfechos?

Puede hacer preguntas abiertas como estas, o puede cuantificar los comentarios al hacerlos con múltiples opciones. Esto último es más útil para eventos de comidas y bebidas que sean más sustanciales.

Es probable que los comentarios que desee del lugar y la empresa de catering sean más específicos. Las preguntas abiertas son mejores en este caso, para garantizar que obtenga todos los detalles relevantes.

Tampoco tenga miedo de dar su opinión a la empresa de catering. Es importante que tenga una buena comunicación con ellos si planea usarlos nuevamente en el futuro.

Consejo: Lea nuestra guía sobre herramientas gratuitas de encuestas para eventos para ayudarlo a recopilar comentarios de los invitados a su cena.

4. Dar un incentivo para volver.

Le ha agradecido a los invitados por venir, lo cual es amable de su parte. Luego les ha pedido que le envíen sus comentarios, que es una solicitud de su tiempo.

Estructure su correo electrónico como un sándwich.

En lugar de terminar con una solicitud, deles un incentivo para que se comprometan. No hay mejor manera de hacerlo que ofreciendo un descuento en el próximo evento.

Esto no solo los alegrará de proporcionarle comentarios, sino que también aumentará la probabilidad de que asistan al próximo evento de comidas y bebidas.

Consejo: Lea nuestra guía sobre cómo convertir a sus invitados en promotoresofreciendo incentivos.

5. Mirar los datos de marketing.

Una vez que haya recibido los comentarios de los invitados que asistieron, debe observar qué tan bien promovió su evento de comidas y bebidas.

Su sistema de venta de entradas le brindará una gran cantidad de información, pero no contará toda la historia. También debe mirar sus tasas de respuesta de correo electrónico y datos de redes sociales.

Una plataforma de correo como MailChimp le dirá cuántas personas…

  • Han abierto su correo electrónico.
  • Han hecho clic en el enlace.
  • Le han respondido.
  • Cancelaron la suscripción a su lista de correo

Del mismo modo, la mayoría de las plataformas de redes sociales como Instagram (el hogar de los amantes de la comida) muestran sus me gusta, enlaces compartidos, comentarios, etc.

Finalmente, una alerta de Google sobre el nombre de su evento revelará si fue cubierto por algún medio de comunicación.

Sume todas esas cosas y tendrá una buena idea de lo bien que ha cubierto su evento de comida. Ahora la pregunta es si esos esfuerzos se tradujeron en ventas de entradas.

Consejo: Nuestra guía sobre la promoción de su evento de comida debe proporcionarle todas las herramientas que necesita.

6. Recontar la venta de entradas.

¿Tuviste evento lleno de asistentes? ¿O quedaron entradas son vender? Si ha usado una plataforma de venta de entradas para vender las mismas, estos números están a unos pocos clics del mouse.

Si sus entradas no se agotaron, entonces debería intercambiar ideas sobre cómo venderlas la próxima vez. Tal vez podría hacer un sorteo de entradas en las redes sociales para crear más emoción.

7. Ordenar el presupuesto.

Es hora de mirar el resultado final. ¿Cuánto dinero ganó con la venta de entradas en comparación con lo que gastó en comida, bebidas, el lugar y la promoción?

Si está en rojo, no significa necesariamente que haya gastado dinero en demasiadas cosas. Podría ser simplemente una cuestión de estar gastando en cosas diferentes.

Podría, por ejemplo…

  • ¿Encontrar una empresa de catering más barata?
  • ¿Usar diferentes ingredientes (si usted mismo hizo la comida)?
  • ¿Negociar un mejor acuerdo con el lugar?
  • ¿Gastar dinero en anuncios de Instagram en lugar de anuncios impresos?
Cómo hacer un seguimiento después de un evento de comidas y bebidas: ¿Podría ahorrar en catering la próxima vez?
¿Podría ahorrar en catering la próxima vez?

Otra cosa a considerar antes de reducir costos es si podría obtener ingresos adicionales en eventos futuros.

Podría, por ejemplo…

  • ¿Asegurar el patrocinio de un proveedor de comidas?
  • ¿Vender mercancía de la su marca en los eventos?
  • ¿Incluir extras opcionales que paguen los invitados?

Consejo: Lea nuestra guía sobre cómo estructurar el presupuesto de su evento como un profesional.

8. Planificar el próximo evento de comidas y bebidas.

Con todos los cálculos y solicitudes de comentarios fuera del camino, es hora de mirar hacia adelante. ¿Cómo será su próximo evento de comidas y bebidas?

Si se está enfocando en la comida, ¿debería el próximo evento tener una temática japonesa? ¿O si es un evento de bebidas, tal vez probar con una degustación de whisky en lugar de vino?

Con suerte, habrá tomado muchas fotos de las comidas y bebidas del evento que acaba de llevar a cabo. Ahora serán muy útiles para su promoción online.

Use las imágenes y los videos para crear publicaciones atractivas en las redes sociales, no solo para los invitados que asistieron, sino también para futuros invitados a la cena.

Prepare su paladar.

Usted es tan bueno como su último evento, así que dado que esta es una envoltura, es hora de volver al tablero de dibujo.

Debería tener algunas herramientas más en su kit de herramientas para hacer que la siguiente sea aún más deliciosa e Instagramtable que la última.