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Planear una fiesta: 31 pasos a seguir

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Organiza mejores fiestas con esta lista de pasos a seguir


Para planear una fiesta tienes que tener tiempo, creatividad y organización. Al menos que sea una fiesta pequeña para amigos y familia, planear una fiesta debería seguir un proceso estructurado con pasos bien definidos. Esto vale para cualquier tipo de fiesta, ya sea una fiesta Disco o una fiesta de Halloween para niños.


Nuestra guía para planear una fiesta debería ayudarte. No todos los pasos serán útiles para todos los tipos de fiesta, pero recordarlos hará que te conviertas en mejor organizador. Sigue esta lista para asegurarte de que no te saltas ningún paso importante como comprar comida para todo el mundo. La gente hambrienta no se lo suele pasar bien.


Con tiempo


    Fecha y hora: Decide la fecha y la hora de tu fiesta. Intenta planearla en una fecha que no coincida con fiestas nacionales, vacaciones o festivales. De esta forma, más gente podrá acudir a tu evento.


    Ubicación: ¿Dónde será la fiesta? ¿Será interior o al aire libre? ¿En una casa, un restaurante, un pub o en otro sitio? Empieza a pensar en los mejores sitios para hacerla.


    Tema: Decide si va a ser una fiesta temática o no. ¿Por qué estás haciendo esta fiesta? ¿Es por una fecha en especial o sólo porque te apetece? ¿Necesitarán vestirse de alguna forma en especial?


    Público: Entérate de a quien le interesaría ir a tu fiesta. ¿Cómo puedes llegar a ellos? (¿cómo los encuentras online u offline?) Empieza a hacer una lista de invitados.


    Menú: ¿Va a servir comida y bebida? ¿Tendrán que llevar lo que quieran consumir? Empieza a hacer la lista de la compra o a buscar empresas de catering.


    Equipo: ¿Quieres hacerlo todo tu o vas a tener un equipo ayudándote? Encuentra al equipo perfecto y empieza a delegar tareas.


    Presupuesto: ¿Cuánto te va a costar alquilar un sitio, comida, bebida, entretenimiento, etc? ¿Vas a cobrar entrada a tus clientes para intentar cubrir estos gastos?¿Quieres tener beneficio o sólo cubrir gastos?



Un mes antes


    Programa: Es el momento de empezar a preparar un horario del programa. ¿Va a haber actividades? ¿Un cartel con grupos distintos? Intenta hacer un horario preliminar del día del evento.


    Material: Ahora que más o menos sabes el programa, es el momento de pensar en qué material vas a necesitar. Altavoces, proyectores, pantallas, etc. ¿Necesitas que los invitados traigan algo? Empieza a encargar las cosas que tarden más tiempo en llegar.


    Local: Ahora también tendrás que cerrar el contrato con el local. Asegúrate de reservar el restaurante, firmar el contrato con el teatro, o lo que sea que necesites para tu fiesta.


    Proveedores: A la vez, ponte en contacto con todos tus proveedores y negocia los contratos y acuerdos para la comida, flores, globos, etc.


    Página del evento: Crea una página de evento para tu fiesta donde aparecerá toda la información que ya tienes pensada. Debería incluir la información más importante como la fecha, hora y ubicación. Normalmente, en esta página podrás ver cuanta gente va a ir.


    Invitaciones: Manda invitaciones a tu lista. Puedes incluir un enlace a tu página de evento para que la gente sepa donde comprar las entradas.


    Promoción: Empieza a promocionar tu fiesta en tus redes sociales o en cualquier canal que sepas que pueda atraer a tu público ideal. Pídele a la gente que ya se ha apuntado al evento que lo compartan con sus amigos. No te olvides de promocionarlo también offline, si tiene sentido para tu fiesta, haz posters, flyers, pegatinas, etc.



Dos semanas antes


    Confirma proveedores: Asegúrate de que todos los proveedores han confirmado los pedidos y que las entregas serán puntuales. No quieres que haya ninguna sorpresa y que se olviden de algo.


    Compra lo que falte: Compra todos los pequeños detalles que te faltan - cubiteras, cubiertos, mesas, etc.


    Logística: Comienza a pensar en como colocar a la gente y como distribuir la sala. ¿Dónde se puede aparcar? ¿A través de qué puerta podrán entregar la mercancía? ¿Dónde va el escenario del DJ o el grupo? ¿Pista de baile? ¿Ropero?



Una semana antes


    Música: Si no tienes un DJ crea una lista de reproducción tú mismo. ¿Cuál será la banda sonora de tu evento?


    Confirmar invitados: Es el momento de darle un toque a la gente que todavía no ha confirmado asistencia. Envíales recordatorios a los que sí que han confirmado para crear más expectativa.


    Control de seguridad: Revisa que todo lo que se refiere a seguridad está bien y sigue los códigos legales. ¿Hay una salida de incendios indicada? ¿Han pasado todas las inspecciones en el local?



Un día antes


    Preparar el local: Distribuye los muebles, confirma que el Wifi funciona bien y haz un test de sonido. Decora con todo lo necesario.


    Comprar cosas de último minuto: Compra todo lo que sabes que se pondrá malo rápido como fruta, hielo, etc.


    Revisar el programa: Si puedes, intenta realizar el programa un día antes para asegurarte de que has calculado bien los tiempos y de que todo el equipo sabe lo que tiene que hacer.



En el día


    Montaje: Pon las mesas, bebidas de bienvenida, haz una última prueba de sonido y revisa que todo esté en su sitio.


    Catering: Deja que entre el catering y que pongan todas sus cosas para que empiecen a preparar y montar la comida.


    Puerta: No te olvides de tener a alguien gestionando la puerta, alguien que de la bienvenida a los invitados, escanee las entradas, que lleve las listas de invitados, el ropero, etc.


    Foto & video: Ten a alguien de tu equipo (o a un profesional) sacando fotos y videos del evento para poder compartirlos con los invitados después.



Cuando la fiesta haya acabado


    Limpieza: Desmonta el equipo, recoge los vasos, pon los muebles de vueta y limpia la sala.


    Agradecimientos: Envia notas de agradecimiento a los proveedores, y por supuesto a tus invitados. Comparte las fotos y los videos en tus redes sociales para que los invitados las tengan también.


    Encuesta: Si estás pensando en organizar otra fiesta, es muy buena idea preguntarle a tus invitados qué les pareció la anterior. Léete nuestro artículo sobre n qué preguntar después de un evento.


    Finanzas: Revisa tus gastos y tus beneficios de ventas, etc.



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