Guía de planificación de eventos:
Promoción
Ya has planeado tu evento y ahora, ¿cómo haces que todo el mundo se entere de que tu evento es EL evento al que tienen que asistir? Aquí tienes una guía de distintas opciones para promocionar tus eventos.
Prepara material promocional para el evento
Aquí es donde empezamos nosotros. Coge un cuaderno, junta a tus co-organizadores o ayudantes y determina el rol de cada uno. Tienes que pensar en:
Canales de promoción: ¿qué canales vais a usar?¿Tienes cuenta de Facebook, Twitter o Instagram?¿Tienes otros canales y perfiles?¿Tiene sentido usar estos también?
Herramientas de promoción: puedes usar todos los canales de forma individual o usar herramientas de gestión como HootSuite, Bufferr o TweetDeck para ayudarte a monitorizar las redes sociales.
Quién hace qué: ¿Hay un encargado de todos los canales de comunicación o hay uno encargado de promoción y otro de responder a dudas? Decide las funciones de cada uno ahora.
Lista del material que necesitas: fotos (siempre en alta definición), videos, posts de blogs, material para Facebook - haz una lista de todo el material que crees que puedas necesitar para promoción antes, durante y después del evento.
Lista de contactos: direcciones de correos electrónicos, grupos de Facebook, Twitter, personas importantes dentro de tu círculo. Junta a todos los posibles contactos para tenerlos preparados cuando los necesites.
Packs de Relaciones Públicas: preparar carpetas para periodistas con una nota de prensa sobre el evento, fotos en alta resolución y algún video.
Planificación pre-evento
Hay muchas cosas que puedes hacer para facilitar la venta de entradas del evento antes de que empiece. Crear el evento es sólo el principio del trayecto. Por suerte conocemos algunas técnicas que sabemos que harán que tu evento llame la atención:
Compartirlo en tus canales: Empieza por compartir el evento en tus canales de redes sociales y enviando una invitación por corro electrónico a tu lista de contactos.
Compartirlo en otros canales: Pídele a tus amigos que compartan el evento en sus redes. ¿Conoces a alguien que mueva mucho en un círculo? Pregunta a ver si a ellos les interesa compartirlo. Pide a toda la gente que vaya a participar en el evento que lo compartan también co su público.
Define a los VIPs de tu comunidad: ¿Conoces a alguien que esté relacionado o le pueda interesar el evento y que tenga muchos seguidores? Ponte en contacto con ellos, invítales y haz que empiecen a hablar del evento.
Programa el contenido: Programa parte del contenido que tienes para el evento y así podrás tener más tiempo libre en el futuro para conseguir/crear más contenido o para centrarte en otras cosas.
Posts Recordatorio: sube fotos, entrevistas con participantes o testimonios de eventos que has realizado anteriormente para que a la gente le pique el gusanillo sobre tu evento y recordarles lo bien que se lo van a pasar
Regala entradas: Haz un competición en redes sociales y regala un par de entradas para tu evento a los ganadores. Así además podrás conseguir más seguidores, menciones y más re-tweets.
Promoción en el día D
Aquí es donde termina la planificación y empieza lo bueno. El día ha llegado y estarás hasta arriba entre recibir a invitados, asegurarte de que se lo pasan bien y gestionar al equipo. De todas formas, tienes que seguir promocionando tu evento para mantener el interés para próximos eventos y para que tus invitados sigan participando en el evento. Espero que hayas asignado a alguien para que se encargue de las redes sociales durante el evento. Si no, no te preocupes, con concentración también podrás hacerlo tú todo. Este es el plan:
Comprueba lo tecnológico: ¿Quieres que la gente continúe hablando de tu evento? Asegúrate de que se puedan conectar a una red WiFi y que sepan cómo hacerlo (deja notas con el nombre de la red y la clave en distintos sitios)
Inicia la conversación: Pon los nombres de tus perfiles de redes sociales en sitios visibles y pídeles que te mencionen en sus fotos. ¿Añade una pregunta que contestar para romper el hielo e iniciar la conversación?
Un regalo por la mención: Entrega una cerveza (por ejemplo) cuando la gente haga check-in en tu evento. Entrega el regalo en este evento o haz que sea canjeable en el próximo que hagas.
Testimonios: Saca fotos o videos de los asistentes e invitados y pídeles que comenten sobre el evento.
Sube fotos “en acción”: Crea posts en redes sociales con fotos del evento en tiempo real. Por ejemplo, sube una foto cada vez que empiece un grupo nuevo.
Monitoriza las redes: Para crear una conversación tienes que contestar a los posts de otras personas. Responde a las menciones y comentarios y soluciona los problemas (si es que hay alguno) en cuanto pasen.
Promoción tras el evento
Tu evento ha sido un éxito. ¡Vivaaaa!. El tamaño no importa, un éxito es un éxito sobretodo si es tu primer evento. Ahora, ¿cómo conseguir que la gente no se olvide del evento y que asistan al próximo? Empieza por aquí:
Pública la presentación: Si hubo algún tipo de presentación usa SlideShare para compartir las diapositivas del día. Algunos de los asistentes pueden estar buscándola y además, gente que está interesada en el tema puede enterarse de tu evento.
Redes después del evento: video, blogs, fotos - súbelo todo. Permite que la gente se tagueé en tus fotos y videos.
Usa los comentarios: De vez en cuando usa los comentarios y videos que recogiste durante el evento para generar interés por tu próximo evento.
Da las gracias: Manda un mensaje de agradecimiento a tus invitados por correo electrónico o en un post de Facebook. Agradéceles su participación, comparte los enlaces de las fotos, blogs, videos, etc y pídeles que te cuenten qué tal se lo pasaron y si cambiarían algo.
No olvides las redes: La gente continuará compartiendo información sobre tu evento incluso cuando haya terminado. Estate pendiente y no dejes que la conversación muera.
