Curso de Gestión de Conferencias: 15 pasos hacia el éxito.

Las conferencias son una excelente manera para que las personas se conecten entre sí. También son un buen lugar para conocer los últimos desarrollos de la industria.

Pero pueden ser complicadas para organizar y gestionar.

Este artículo le dará un curso intensivo en gestión de conferencias. De esa manera, se asegurará de no trastabillar en el camino.

Veremos cómo…

• Crear un tema para su conferencia.
• Centrarse en su público objetivo.
• Crear una linea de tiempo.
• Establecer un presupuesto.
• Armar un equipo.
• Reclutar oradores.
• Asegurar patrocinadores.
• Encontrar un lugar adecuado.
• Crear oportunidades de redes.
• Alquilar el equipo técnico.
• Encontrar un servicio de catering.
• Organizar el alojamiento.
• Crear material publicitario de marketing.
• Llegar a las redes sociales.
• Encuentra el sistema de gestión de conferencias adecuado.

¿Listo? ¿Todo en su lugar? ¡Vamos!

1. ¿Por qué está organizando una conferencia?

Las conferencias abordan un tema específico de interés para los asistentes. Tiene que haber un hilo rojo que conecte a los oradores, patrocinadores y asistentes.

Podría ser…

• “El futuro de las redes sociales”.
• “Cómo hacer crecer su negocio en un mercado en baja”.
• “Activismo político en el 2019”.

Identifique un tema para la conferencia a fin de enfocar los esfuerzos en su gestión. Lea más acerca de cómo decidirse sobre un tema.

2. ¿Para quién es la conferencia?

Las personas más importantes en su conferencia son las del público. Todo lo que haga debe guiarse por lo que hará para que ellos quieran asistir.

Piense en lo siguiente:

• ¿Qué temas específicos les importan?
• ¿Qué oradores les gustarían?
• ¿A qué lugar pueden llegar?
• ¿Qué comidas y bebidas apreciarían?
• ¿Con quiénes quieren relacionarse?

Lea más acerca de por qué su público objetivo es importante.

3. Crear una línea de tiempo.

Decida una fecha provisoria para su conferencia. Lo más probable es que tenga que ajustarla una vez que hable en los lugares donde se llevará a cabo y oradores.

Pero establecer una fecha lo ayudará a crear una línea de tiempo para lo que debe suceder y cuándo debe suceder.

Utilice este ejemplo de línea de tiempo para inspirarse.

4. Establecer un presupuesto.

El presupuesto para su conferencia determinará la escala del evento. Al igual que su linea de tiempo, el presupuesto de su conferencia deberá ser provisorio en un principio.

Puede revisarlo una vez que hable con los patrocinadores y comience a reclutar delegados.

Utilice esta plantilla de presupuesto de conferencias para comenzar.

5. Armar un equipo.

Se requiere mucho trabajo para gestionar una conferencia, por lo que necesitará un equipo detrás suyo.

Algunas de las personas que necesitarás son…

• Vendedores para asegurar patrocinadores, expositores y delegados.
• Personal de marketing para contactar a los medios de comunicación, administrar las redes sociales y enviar correos electrónicos a los asistentes.
• Personal de logística para organizar el lugar, el catering y el lugar.
• Productores para comunicarse con los oradores y crear la agenda.
• Técnicos para organizar el sonido, la iluminación y los efectos visuales.
• Administradores para ayudarlo con la planificación, el presupuesto y la gestión.

Lea más sobre cómo estructurar los sub-equipos individuales.

6. Reclutar a los oradores.

Cree una lista de los oradores deseados y luego redacte su propuesta de valor.

Piense en estos puntos:

• ¿Cómo se beneficiarán los oradores al prestar su credibilidad a su conferencia?
• ¿Tienen un libro o una innovación para promocionar?
• ¿Es también el público objetivo de su conferencia, el público objetivo de ellos?

Finalmente, los oradores pueden querer alguna compensación monetaria por su tiempo. Por eso es una buena idea incluir tarifas de oradores en su presupuesto.

Lea más sobre las principales tarifas de oradores.

7. Asegurar los patrocinadores.

Los patrocinadores son un gran activo para su conferencia porque le darán credibilidad a la misma. Más importante aún, lo ayudarán a consolidar el evento.

Su equipo de ventas debe estar atento a las empresas que estén interesadas en vender al público de la conferencia. Prepare algunos paquetes de patrocinio que pueda venderles.

Inspírese con estos paquetes de patrocinio para conferencias.

8. Encontrar el lugar.

El lugar debe ser atractivo, pero sobre todo adecuado para su propósito. Cuando busque lugares, debe hacerse las siguientes preguntas:

• ¿La ubicación es accesible para todos?
• ¿Hay alojamientos y restaurantes cercanos?
• ¿Estará disponible el lugar para la fecha de la conferencia?
• ¿Puede el lugar albegar la cantidad de personas que planea que asistan?
• ¿Puede permitirse el alquiler del lugar?
• ¿Incluye personal, equipo técnico o catering?

Inspírese con esta lista completa de ciudades del Reino Unido con salas de conferencias.

9. Crear oportunidades de redes.

Las conferencias son una excelente manera para que los asistentes aprendan de los oradores. Pero también estarán interesados en crear redes entre ellos. Una sala de conferencias ruidosa no es siempre el mejor lugar para hacerlo.

Debe asegurar algunas salas de reuniones para sesiones individuales entre los asistentes a la conferencia. Alternativamente, puede organizar un rápido evento de redes en la conferencia.

10. Contratar el equipo técnico.

Si el alquiler del lugar no incluye el equipo técnico, entonces necesitará encontrar un proveedor. Asegúrese de tener cubiertos los siguientes aspectos:

• Video: Proyectores y pantallas para videos y presentaciones en PowerPoint.
• Audio: Micrófonos, amplificadores, monitores y mezcladores para sus altavoces.
• Iluminación: Focos, iluminación ambiental e iluminación general para filmación.
• Transmisión: Cámaras y WiFi para grabar, transmitir o filmar su conferencia

Comience observando los 20 principales proveedores de equipos AV en el Reino Unido.

11. Encontrar el servicio de catering.

La comida y las bebidas podrían no estar incluidas en el alquiler del lugar, por lo que es importante organizar el catering. Al decidir el menú, siempre recuerde tener en cuenta las restricciones dietéticas.

Mira estas 8 principales empresas de catering para conferencias en busca de inspiración.

12. Asegurarse de que los asistentes tengan alojamiento.

Muchas conferencias duran por varios días, por lo que debe asegurarse de que los asistentes tengan un lugar para quedarse.

Sitios web como HireSpace le darán una lista de lugares de conferencias con alojamientos cercanos.

13. Encontrar una imprenta para crear material publicitario de marketing.

Su conferencia necesitará algunos banners, carteles, volantes y otros materiales de marketing. Lo más importante es que sus asistentes necesitan una agenda para la conferencia.

Mire esta página de Pinterest para obtener algunas ideas para el material de su conferencia.

14. Entrar en las redes sociales.

LinkedInes su amigo cuando se trata de conferencias. Pero eso no significa que deba descuidar todas las otras plataformas populares.

Aquí hay algunas ideas para mejorar su conferencia con las redes sociales:

• Configure cuentas dedicadas a la conferencia en todas las plataformas como Facebook.
• Cree un video promocional en YouTube.
• Cree hashtags en Instagram y Twitter.
• Escribir blogs en LinkedIn.
• Publique imágenes en Pinterest e Instagram.
• Twittee la conferencia en vivo y etiquete a los oradores y patrocinadores.
• Coloque los nombres de sus redes sociales y sus hashtags en todo el lugar.

Las redes sociales son una herramienta de promoción gratuita sin la cual no puede vivir. Pero también debe considerar las promociones pagas en redes sociales como parte de sus esfuerzos de marketing.

15. Obtener un sistema de gestión de conferencias.

Necesita un sistema de gestión de conferencias porque lo ayudará a ahorrar tiempo. También es útil para gestionar las entradas e inscripciones.

Debería encontrar un sistema que le permita…

• Registrar a los asistentes y vender entradas.
• Gestionar el lugar del evento con datos en tiempo real.
• Recopilar datos de los asistentes y obtener información.
• Integrase con las redes sociales.
• Acceder a todo a través de una aplicación móvil.
• Registrar en los asistentes en el sitio.

También es de mucha ayuda que sea fácil de configurar y usar. Eche un vistazo al sistema de gestión de conferencias de Billetto.

Recuerde seguir…

Ahora ya sabe lo básico para gestionar una conferencia. (Si desea más, lea nuestro artículo sobre como organizar una conferencia). Con una planificación y administración adecuadas, será un gran éxito. Pero una vez que todo esté dicho y hecho, debería recordar hacer un seguimiento.

Obtenga tantos comentarios como pueda de los oradores, patrocinadores, su equipo y también del público que asistió. Es invaluable para organizar su próxima conferencia. Envíe un correo electrónico de agradecimiento para hacerles saber que aprecia su asistencia y apoyo.

¡Buena suerte con su conferencia!