8 enfoques para la recopilación pasiva de datos para eventos

La recopilación pasiva de datos es clave para comprender a los asistentes y planificar mejores eventos.

Afortunadamente, la tecnología nos ha dado innumerables ideas que se pueden utilizar para ese propósito. Pero el tráfico de su sitio web y la participación en las redes sociales solo forman una parte de la historia.

Veamos cómo la recopilación de datos pasivos para eventos puede ayudarlo a completar algunos de los espacios en blanco que no están cubiertos por las encuestas posteriores al evento.

Siga leyendo para aprender…

• Qué son los datos pasivos
• Por qué es importante recolectarlos
• Ocho formas diferentes de hacerlo

¿Qué son los datos pasivos de un evento?

La distinción entre datos activos y pasivos de eventos radica en la participación del asistente cuyos datos se recopilan.

1. Datos activos de eventos

Este tipo de datos proviene directamente de sus propios asistentes. Puede recopilar datos activos de eventos, por ejemplo, pidiendo a sus asistentes comentarios durante el evento o enviando encuestas posteriores al evento.

Consejo:Aquí hay algunas herramientas gratuitas de encuestas para eventos que puede usar para recopilar datos activos y una guía sobre cómo realizar un grupo de enfoque para obtener información de los asistentes.

2. Datos pasivos de eventos

Los datos pasivos incluyen todos los conocimientos indirectos que recopila sobre sus asistentes. Puede recopilar datos pasivos del evento al observar quiénes son sus asistentes, cómo se involucran con el evento y al rastrear el camino online de sus clientes.

La recopilación de datos pasivos es uno de los muchos beneficios de usar sitios de registro de eventos online. También hemos cubierto los conceptos básicos para elegir el software adecuado para ese propósito.

Pero hay muchas más formas de recopilar datos pasivos de eventos.

Puede, por ejemplo, ver cómo las personas usan el sitio web de su evento antes del evento o ver cómo se relacionan con su marca en las redes sociales.

Durante el evento, puede usar otras herramientas, como cámaras, mapas de calor y dispositivos portátiles para recopilar datos pasivos adicionales… pero veremos más sobre eso más adelante.

En resumen, los datos pasivos se recopilan principalmente mediante el seguimiento de los movimientos digitales y físicos de sus asistentes.

¿Por qué debería recopilar datos pasivos para sus eventos?

El conocimiento es poder, y no existe tal cosa como TMI cuando se trata de la industria de eventos. Cuanto más sepa, mejor podrá planificar, comercializar y ejecutar sus eventos.

1. Mayores tasas de participación

Las encuestas son geniales, pero no todos las completan. Puede haber muchas razones por las cuales la encuesta de sus eventos tiene una baja tasa de respuesta. Tal vez es demasiado larga, el momento es malo, o el asistente en cuestión simplemente no se molesta.

Puede recopilar datos pasivos sin tener que preocuparse por nada de eso. Mientras sus asistentes lo consientan, puede seguir sus movimientos sin interrumpir su experiencia y perder su tiempo.

2. Análisis más exacto

Otro problema con las encuestas de eventos es que rara vez cuentan toda la historia. No puede contar con los encuestados para recordar e incluir todos los detalles. Eso es particularmente cierto si envía la encuesta aproximadamente una semana después del evento.

La recopilación de datos pasivos no solo le proporciona detalles sobre todos los asistentes, sino que también le brinda una imagen más detallada de la experiencia del evento. Una cámara que captura las expresiones faciales puede revelar los verdaderos sentimientos de sus asistentes.

3. Resolución de problemas en tiempo real

Los problemas que ocurren durante un evento, a menudo solo pueden abordarse después de que haya finalizado y los asistentes hayan sido encuestados. Pero al recopilar datos pasivos en tiempo real, puede resolver cualquier problema potencial en el acto.

Si monitorea el flujo del tráfico de asistentes, puede evitar cuellos de botella y largas colas con actividades de gestión de multitudes. También puede ver qué stands de expositores o áreas de lugar tienen un rendimiento inferior para que pueda ayudar a dirigir a los asistentes allí.

4. Reducir gastos

Una de las mejores partes de la recopilación de datos pasivos de eventos es que gran parte se puede automatizar. Una vez que los sistemas se han configurado, pueden ejecutarse en segundo plano mientras usted se concentra en asuntos que requieren su atención y presencia física.

La automatización también significa que puede ahorrar una cantidad significativa en costos de personal. Donde de otro modo necesitaría personal separado para monitorear cada aspecto de su evento, un solo miembro del equipo puede monitorear múltiples áreas con la ayuda de la automatización.

Tipos de datos pasivos

A estas alturas, probablemente se esté preguntando cómo va a recopilar todos estos datos pasivos. La respuesta es la tecnología. Repasemos algunas de las tecnologías que pueden ayudarlo en el proceso.

1. Cámaras

Todos tenemos una en nuestro bolsillo y, al fallar una tecnología más sofisticada, una cámara puede recorrer un largo camino. Si está transmitiendo en vivo su evento, por ejemplo, ya está recopilando datos pasivos sobre el compromiso de las personas.

2. Registro

Una buena aplicación de registro puede permitirle ver quién se presenta al evento, a qué sesiones asisten y a qué áreas ingresan. Ese proceso puede mejorarse aún más mediante la automatización.

3. Alfombrillas inteligentes

Puede colocar alfombrillas en los puntos de entrada y salida para medir la pisada. Estas alfombrillas inteligentes registran la presión de los pasos de sus asistentes y le dan una idea clara de cuántas personas pasan.

4. Mapas de calor

Todos los datos que está recopilando se pueden agregar y utilizar para crear un mapa de calor del evento. Eso le dará una representación visual de las áreas y stands más populares.

5. Reconocimiento facial

Impulsado por IA, la tecnología de reconocimiento facial puede ayudarlo de muchas maneras. Se puede utilizar para el registro automático de invitados, analizar microexpresiones y personalizar actividades de eventos.

5. Analítica de redes sociales

Ya debería tener una herramienta de administración de redes sociales para su evento. La mayoría de ellas no solo pueden ayudarlo a programar publicaciones, sino que también le brindan información detallada sobre la participación de los asistentes.

6. Usables

A medida que se realizan más eventos sin efectivo, los dispositivos portátiles como las etiquetas NFC y las pulseras RFID son cada vez más populares. Estas también se pueden utilizar para controlar los movimientos físicos y las interacciones.

7. Analítica del sitio web

Puede instalar el complemento Google Analytics en el sitio web de su evento o utilizar una de las muchas alternativas disponibles. De cualquier manera, obtendrá información valiosa sobre la participación de los visitantes.

8. Monitores WiFi

Muchos eventos brindan a sus asistentes WiFi gratuito, que también puede ser una excelente manera de recopilar datos pasivos. Use un sistema de monitoreo WiFi para verificar cosas como la intensidad de la señal y el uso.

¿Cómo recopilará datos pasivos?

Ahora que comprende mejor la recopilación de datos pasivos para eventos, es hora de ver sus opciones. Algunas son más caros que otras, por lo que dependerá del presupuesto de su evento.

¿Conoce alguna otra forma de recopilar datos pasivos? Nos encantaría saberlo, así que deje un comentario a continuación para compartir su conocimiento.