Ha realizado la mayor parte de la planificación de su próximo evento y se ha dado cuenta de que es muy fácil gastar dinero.
Entonces, ¿Qué hace?
Negocia el precio. La siguiente pregunta es cómo va a hacer eso. Bueno, querido lector, para eso estamos aquí.
Siga leyendo para conocer los 16 consejos útiles sobre cómo negociar con los lugares y proveedores, para que pueda aprovechar al máximo el presupuesto de su evento.
1. Determinar su presupuesto.
El primer paso es determinar el presupuesto de su evento para que sepa con qué tiene que trabajar. Parte de eso es hacer una investigación preliminar, para que sepa cuánto reservar para el lugar y los proveedores.
2. No mostrar sus cartas.
Si bien sabe cuánto dinero puede gastar, no significa que deba informar eso a los lugares o proveedores con los que negocie.
Un mejor enfoque es decirles que todavía está calculando el presupuesto. Le cotizarán las tarifas estándar y podrá negociarlas desde allí.
3. Considerar nuevas empresas.
Los nuevos lugares y vendedores estarán más ansiosos por los negocios que los que ya están establecidos. Eso significa que también estarán más dispuestos a negociar el precio con usted.
Alternativamente, también puede consultar empresas que tengan reseñas no tan buenas o malas online. Estarán igualmente ansiosos por nuevos clientes que puedan ayudarlos a recuperar su reputación.
Tenga en cuenta que tanto las empresas nuevas como las que no tienen una buena reputasión tienen el riesgo adicional de no recibir un servicio de primera.
Consejo: Considere la posibilidad de preguntarle a un experto en lugares sobre lugares nuevos que puedan querer su negocio.
4. Tener en cuenta múltiples opciones.
Nunca debe conformarse con el primer y mejor local o proveedor que encuentre. Hay una amplia gama de negocios para elegir, y por lo tanto, una amplia gama de costos.
Una vez que haya recopilado varias citas, puede comenzar a comparar los negocios entre sí. Es una gran táctica de negociación, porque no quieren perder con su competencia.
5. Tener cuidado con las tácticas de venta.
Jugar con los locales y los vendedores es genial, pero dos pueden jugar este juego. Prepárese para que los vendedores que intenten hacerle el mismo truco.
Es posible que le digan que otras partes están interesadas en reservar el lugar o contratar al proveedor para la misma fecha que usted — y, por lo tanto, no necesitan bajar sus precios.
6. Ser realista sobre la asistencia.
Parte de su apalancamiento durante las negociaciones es la cantidad de personas que puede traer al lugar. Si sobrestima la asistencia al evento, su apalancamiento se irá por la ventana.
Una plantilla realista, por otro lado, lo colocará en una posición mucho más sólida para negociar las tarifas del lugar y del vendedor. Si puede garantizar invitados, puede bajar el precio.
Consejo:Eche un vistazo a estos consejos para predecir la asistencia a sus eventos.
7. Los tiempos son la clave.
El mejor momento para negociar el precio es durante las temporadas bajas y los días de semana. Los lugares y proveedores no tendrán ninguna razón para darle un descuento durante los períodos en que tienen una gran demanda.
Otro buen momento para negociar es al final del mes o del trimestre. Son negocios, por lo que tendrán objetivos mensuales y trimestrales que cumplir y serán más flexibles en cuanto a precios.
Alternativamente, puede informar al lugar y a los proveedores que usted es flexible en las fechas. De esa manera, puede elegir un momento en el que estén menos ocupados y, por lo tanto, obtener un precio reducido por sus servicios.
8. Ser específico.
Un error de novato que no debe cometer es ser poco específico acerca de lo que quiere. Siempre sea específico con respecto a lo que le gustaría que sucediera durante las negociaciones.
No pida «un descuento». Pida un descuento del 10%. No pida un paquete mejor. Solicite que se agreguen o eliminen elementos específicos al paquete que le han ofrecido.
9. Aprovechar los eventos co-ubicados.
No es raro que los lugares alberguen múltiples eventos en el mismo día o en un período de tiempo relativamente corto. Investigue qué otros eventos se están llevando a cabo en el lugar que está considerando.
Por ejemplo, si opta por el mismo menú que otro evento compartido, es posible que pueda negociar el precio ya que la empresa de catering tendrá menos trabajo que hacer.
10. Traer su propio personal.
Muchos lugares tienen una lista de proveedores preferidos que le gustaría que contratara cuando reserve su espacio. Estos proveedores tienen un acuerdo con el lugar y sus precios a menudo serán más altos.
Pregunte al lugar si puede traer su propio personal o contratar a un proveedor externo. Si no se mueven, busque cotizaciones de proveedores externos para negociar el precio del proveedor preferido del lugar.
11. Preguntar por extras.
No siempre es posible regatear sobre el precio de un lugar o un servicio. A veces, es mejor pedir que se agreguen extras al paquete que está discutiendo con ellos.
Muchas empresas tendrán un precio base que necesitan para cubrir sus gastos y obtener un beneficio. A menudo, podrán ofrecer servicios adicionales sin costo alguno o sin costo adicional para ellos.
12. Discutir la cláusula de cancelación.
Vale la pena discutir la cláusula de cancelación de su contrato con el local o proveedor. A menudo perderá su depósito si tiene que cancelar el evento por cualquier motivo.
Debe solicitar una cláusula de cancelación con una escala móvil. Eso significa que cuanto más anticipadamente cancele su reserva, más depósito mantendrá.
Consejo: Consulte esta guía de cláusulas de cancelación para obtener una descripción más detallada.
13. Ofrecer un negocio que se repita.
Si está organizando varios eventos o planea crear un evento de seguimiento, no olvide resaltarlo. La posibilidad de repetir el negocio es una gran herramienta para negociar el precio en el primer evento.
14. Ofrecer algo en especies.
El dinero no lo es todo, y eso también es válido para la negociación. Considere si tiene algo más que pueda ofrecer al lugar o a los proveedores a cambio de endulzar el trato.
Tal vez tiene una gran cantidad de seguidores en las redes sociales que puede usar para promocionarlos. O tal vez su evento contará con la presencia de influencers, lo que se ve bien en su historial.
15. Estar dispuesto a retirarse.
No tenga miedo de retirarse. No todos los lugares y proveedores serán igual de flexibles o dispuestos a negociar con usted. Algunos de ellos pueden ser absolutamente irrazonables.
Sepa cuándo ha intentado todas las tácticas de negociación y ha agotado sus opciones. No pierda el tiempo azotando a un caballo muerto. Hay un montón de lugares y vendedores para elegir.
16. Realizar un seguimiento después del evento.
Por lo general, habrá pagado un depósito por adelantado y pagará la factura final después del evento. Es importante que verifique los resultados finales comparándolos con lo que acordó.
Solicite un descuento en el precio final si no está satisfecho. Ningún negocio desea las críticas negativas que vienen con una mala experiencia y estará encantados de aplacarlo para evitarlo.
Ponga estos consejos a buen uso.
No siempre es fácil negociar el precio de los lugares y servicios. Pero con un poco de esfuerzo, definitivamente es posible obtener un mejor trato.
Háganos saber si estos consejos sobre cómo negociar con los lugares y proveedores han funcionado para usted. Y siéntase libre de contribuir con algunos consejos propios en la sección de comentarios a continuación.