La gente todavía llega tarde y se pierde las cosas a pesar de los avances tecnológicos en el mantenimiento de la hora y la fecha.
También se pierden a pesar de tener un GPS en su automóvil y Google Maps en su teléfono. ¿La gente está simplemente desesperada?
No lo sabemos. Pero sí sabemos que hay ayuda para aquellos que quieren estar en el lugar adecuado en el momento correcto.
Siga leyendo para descubrir…
- Qué incluir en la agenda de su evento.
- Sugerencias para el esquema de su programa de eventos.
- Cómo abordar el diseño del programa del evento.
- Ejemplos de plantillas de programas de eventos para imprimir.
- Algunos ejemplos de programas de eventos.
Sin más preámbulos, veamos cómo crear un programa de eventos.
¿Qué es un programa de eventos?
Un programa de eventos es simplemente una descripción general de lo que sucederá el día de su evento. Si está organizando una pequeña reunión, es posible que no tenga esta necesidad.
Pero para eventos importantes como festivales de música, conferencias de negocios, representaciones teatrales e incluso bodas, será un activo práctico que distribuir a los asistentes a su evento.
¿Por qué es una buena idea tener un programa de eventos?
Los programas de eventos tradicionalmente se han impreso en un pedazo de papel o se han incluido en un folleto. Hoy, muchos eventos tendrán una aplicación que incluye el programa del evento.
Sin embargo, todavía hay algunos usos para un programa impreso. Las baterías de los teléfonos tienen una tendencia a morir después de algo de uso, y ¿cómo encontrarán las estaciones de carga los asistentes a su evento?
Además, no todas las audiencias apreciarán una aplicación. Los asistentes mayores pueden apreciar una versión en papel. Las notificaciones de aplicaciones también tienen una tendencia a distraernos de lo que uno está haciendo.
Finalmente, hay una gran oportunidad de obtener ingresos adicionales con un programa de eventos. Muchas conferencias ofrecen a los patrocinadores la oportunidad de anunciarse en el programa del evento.
¿Qué incluir en su programa de eventos?
Lo que incluya en su programa de eventos dependerá ,en gran medida, de la cantidad de espacio con el que tenga que trabajar. Un programa básico con información esencial es suficiente para hacer el truco.
Esto es lo que definitivamente debe incluir en su programa de eventos:
- El nombre, ubicación y fecha de su evento.
- El horario de lo que sucederá en el día.
- Un mapa del lugar que muestre las diferentes ubicaciones.
- Su marca de eventos, eslogan y enlaces a redes sociales.
Si su programa de eventos está impreso en un folleto, tendrá más espacio para jugar. En ese caso, puede incluir algunos extras prácticos.
Aquí hay algunos elementos opcionales que puede incluir en un programa de eventos más completo:
- Imágenes adicionales y branding.
- Anuncios de patrocinadores de eventos.
- Breves descripciones de vendedores de eventos.
- Sección de preguntas frecuentes para responder preguntas comunes.
- Biografías de los oradores o artistas.
- Lista de socios de medios.
- Información de contacto para emergencias.
En otras palabras, debe incluir cualquier cosa que considere útil para que los asistentes sepan. Cuanta más información pueda incluir en el programa, más tiempo tendrá para concentrarse en otras cosas.
Consejos para estructurar su programa de eventos.
Antes de entrar en la estética de su programa de eventos, veamos algunas pautas generales sobre cómo estructurarlo. Estos siete consejos sacarán lo mejor de su agenda.
1. Mantenerse en la marca.
Considere la marca de su empresa antes de saltar al diseño de su programa de eventos. Su marca puede tener cierto estilo, combinación de colores, fuentes u otras cosas que son exclusivas para usted.
2. Considerar marcas asociadas.
Su propia marca no es la única que debe considerar. El diseño de su programa de eventos también debe alinearse con las marcas de sus patrocinadores, socios, oradores y organizaciones benéficas.
3. Usar imágenes de alta resolución.
Nada grita hora amateur como imágenes pixeladas en su evento colateral. Asegúrese de saber qué dimensiones necesita para las imágenes se vean bien en el programa.
4. Ser conciso.
Incluso si ha optado por un folleto, recuerde que el programa del evento no es una novela. Mantenga toda la información concisa y al punto, para que la agenda se pueda usar como una referencia rápida.
5. Referir el sitio web del evento.
Si tiene que explicar ciertos puntos, siempre puede recomendar a las personas el sitio web del evento. Eso incluye información sobre el lugar, los oradores, los patrocinadores y cualquier organización benéfica que esté apoyando.
6. Utilizar jerarquías visuales.
El diseño de su programa de eventos debe centrarse en los elementos más importantes. Utilice cuadros, círculos, colores fuertes y texto en negrita para crear una jerarquía visual que los resalte.
7. Ejecutar controles de calidad.
Haga lo que haga, no envíe su programa de eventos a imprimir antes de realizar algunos controles de calidad. Revise la copia, verifique la calidad de la imagen y revise el formato.
Herramientas para ayudarlo a diseñar su programa de eventos.
Hay algunas maneras en que puede usar para diseñar su programa de eventos. Puede contratar a un diseñador profesional, diseñarlo usted mismo o modificar algunas plantillas de programas de eventos existentes.
1. Contratar un diseñador.
Un diseñador probablemente producirá los mejores resultados, pero también será la opción más cara. Si aún no tiene un diseñador interno, puede usar sitios web independientes para encontrar uno.
Estos son algunos de los sitios web independientes más populares:
Consejo:Lea esta guía sobre cómo contratar a un diseñador independiente para aprender cómo evaluarlos por su calidad.
2. Diseñarlo usted mismo.
Si está familiarizado con Adobe Photoshop, Illustrator o InDesign, puede ahorrarse algo de dinero diseñando su programa de eventos usted mismo. También es posible usar Microsoft Word en un apuro.
Aquí hay un video que muestra cómo crear un programa de eventos usando InDesign:
3. Usar una plantilla.
La opción más barata, y que consume menos tiempo, es utilizar una plantilla de programa de eventos. Hay muchas gratuitas disponibles online, y puede personalizarlas para que se adapten a su evento y marca.
Aquí hay algunos sitios web que ofrecen plantillas gratuitas de programas de eventos, que puede descargar, editar e imprimir:
Conclusión.
No es ciencia espacial estructurar y diseñar un programa de eventos, pero puede ser un activo increíblemente valioso para su evento.
Asegúrese de que sus asistentes no se pierdan nada entregándoles una agenda cuando asistan a las festividades.
¿Tiene alguna herramienta para diseñar un programa de eventos que nos hayamos perdido? ¡Compártalas en la sección de comentarios a continuación!