¿Cuánto cuesta organizar un festival de música? 18 gastos para planificar.

¿Cuánto cuesta organizar festivales? Intentaremos responder a esa pregunta en este artículo, en caso de que esté jugando con la idea de organizar un festival de música.

Sigue leyendo para aprender…

• El coste promedio de organizar un festival de música.
• Cómo determinar el costo de su propio festival.
• Diferentes formas de cubrir los gastos.

¿Cuál es el costo promedio de organizar un festival de música?

Es tan difícil de calcular como la longitud de un trozo de cuerda. Los festivales de música van desde pequeños festivales locales hasta gigantescos eventos como Glastonbury.

También hay unos pocos preciosos presupuestos de festivales de música disponibles online, de hecho ninguno, pero afortunadamente algunos organizadores han proporcionado algo de información.

En 2014, Glastonbury vio reducirse los ingresos de £ 37.3 millones a solo £ 86,000 en ganancias. No hace falta decir que organizar un festival de música no es un plan para hacerse rico rápidamente.

Cómo determinar el costo de organizar su propio festival de música.

Ahora que tenemos una cifra aproximada de lo que cuesta el festival de música promedio, probablemente esté interesado en un desglose del presupuesto del festival de música. Veamos en detalle los gastos del festival de música.

1. Intérpretes.

El costo de reservar a los intérpretes de su festival será el que más varíe. Esta agencia de reservas enumera sus tarifas de reserva que van desde £ 300 – £ 2000 por banda. Pero los actos famosos pueden costarle un monto mucho mayor.

2. Alquiler del lugar.

A menos que pueda llegar a un buen acuerdo con una granja local, tendrá que contratar un lugar para el festival. Estos pueden costarle alrededor de £ 100 por persona por día, o alrededor de £ 5000 por día a precio fijo.

3. Escenario.

¿Cuánto cuesta un escenario para un festival? Los escenarios pequeños pueden contratarse por £ 700, los medianos le costarán alrededor de £ 1,500 – £ 3,000, mientras que los más grandes pueden costar tanto como £ 20,000. Aquí hay algunos proveedores de escenarios para considerar:

• Soundstage One.
• Staging Services.
• OutdoorStages.

4. Servicios.

Espere gastar £ 60,000 – £ 100,000 solo en electricidad para un festival de 10,000 personas. Si bien no tiene que dar agua gratis, también debe pagar por el inodoro y la ducha.

5. Desecho de residuos.

El mismo festival con 10,000 asistentes también producirá una gran cantidad de basura que usted deberá limpiar. Guarde otras £ 30,000 solo para limpiar el medio ambiente después de las festividades.

6. Impresión y señalización.

La señalización, pancartas y otros materiales impresos son sorprendentemente baratos en comparación con todos los demás gastos. Llamémoslo £ 1,000 para nuestro festival de música con 10,000 asistentes.

7. Marketing.

La mayoría de las empresas B2C gastan alrededor del 16% de sus ingresos brutos anuales en marketing. Dado que Glastonbury tiene un ingreso de alrededor de £ 37 millones, han de haber gastado alrededor de £ 5,5 millones en marketing.

8. Tecnología.

Necesitará una aplicación de venta de entradas para ayudarlo a administrar la venta de entradas y recopilar las perspectivas de los asistentes. Pero también querrá invertir en herramientas de administración para su equipo, así que reserve otras £ 1,000 para eso.

9. Alquiler de equipos.

Puede obtener un paquete de PA para el festival que contratar por aproximadamente £ 850, pero eso solo cubre una etapa. Multiplique esa cantidad por la cantidad de etapas que planea configurar su festival de música.

10. Seguros.

Usted pensaría que las primas de seguros se dispararían con la cantidad de personas que asisten a un festival de música. Pero, de hecho, puede obtener un seguro por tan solo £ 62 para un festival de hasta 20,000 asistentes.

11. Permisos y licencias.

Si desea realizar un festival en el Reino Unido, deberá solicitar una licencia de PRS y PPL. El gobierno también quiere un pedazo del pastel, pero el costo dependerá de su festival de música.

12. Infraestructura.

La infraestructura es algo que se tiene en cuenta en festivales de interior. Es posible que los festivales al aire libre requieran que construya caminos y estacionamientos, lo que puede costarle £ 250,000 para su festival de 10,000 personas.

13. Seguridad.

Como era de esperar, 10.000 espectadores borrachos en un festival representan un grave riesgo para la seguridad. El festival de la Isla de Wight gastó £ 1 millón en policías y seguridad privada, por lo que puede ser costoso rápidamente..

14. Fotografía y videos.

Habrá muchos momentos Kodak en su festival, por lo que debe asegurarse de capturarlos. Cada camarógrafo le costará alrededor de £ 750 por día, así que multiplique eso por días y personal.

15. Personal.

La gente no puede simplemente correr por el lugar sin supervisión, por lo que necesitará personal para mantenerlos bajo control. Si bien hay compañías que especializadas en contratar personal para festivales, también puede reclutar voluntarios.

Uf, eso debería cubrirlo…

… pero espere, hay mas.

16. IVA.

Antes de comenzar a calcular el precio de las entradas para el festival de música, debe recordar que el gobierno quiere su 20% de IVA. Eso tiene que ser agregado al precio de la entrada.

17. Derechos de Autor.

PRS (anteriormente «Performing Right Society») quiere algo de dinero (además de las licencias que le vendieron), así que guarde otro 3% de sus ingresos de venta de entradas para pagarles.

18. Clima.

¿Recuerda el verano de 2012? No menos de 57 festivales de música fueron cancelados debido al mal clima. Eso fue después de que pagaran todos los costos que acabamos de describir. Hableme de un anticlímax.

7 fuentes de ingresos para un festival de música que debe usar.

Ahora que hemos repasado las enormes y deprimentes sumas que tendría que pagar por el amor a la música, es hora de ver algunas formas en que puede recuperar esas inversiones.

1. Entradas.

La venta de entradas es el flujo de ingresos obvio, pero no es tan lucrativo como puede imaginarse. Wychwood solo cubre el 60% de sus gastos a través de las entradas a pesar de su alto precio.

2. Glampers.

El barro, el sudor y las lágrimas no son para todos. Cada vez más personas están felices de pagar por las instalaciones de «glamping», que incluyen carpas con aire acondicionado, camas cómodas y baños privados.

3. Patrocinio.

Puede cobrar a los patrocinadores del festival desde unos pocos cientos de libras hasta £ 20.000 por un paquete de patrocinio principal. Aún necesitará bastantes patrocinadores principales para que funcione.

4. Mercancías.

Los actos musicales sin duda venderán su mercancía de marca después de su actuación. Debería seguir su ejemplo. Cree su propia mercancía del festival de música y venda todo lo que pueda.

5. Comerciantes.

También puede permitir que empresas externas vendan sus mercancías en su festival. Los asistentes apreciarán tener recuerdos para comprar, y usted puede cobrarles a los comerciantes entre £ 300 y 400 por puesto de venta.

6. Catering.

La comida es una necesidad, por lo que puede obtener un ingreso decente si vende la suya en el festival. Pero también puede contratar a una empresa de catering externa y cobrarles el alquiler por la venta de sus alimentos.

7. Bares.

El Booze es el ingrediente especial que hace que un festival de música sea mágico. Asegúrese de instalar algunos bares para poder acomodar a los sedientos asistentes a los festivales cuando se quedan sin sus propios suministros.

Herramientas para ayudarlo a calcular el presupuesto de un festival.

Todos estos gastos y flujos de ingresos pueden ser difíciles de controlar. Hemos incluido algunas herramientas para ayudarlo a calcular el costo de su festival de música.

Aquí hay algunas plantillas de presupuesto para festivales que puede usar para ayudarse:

• Guidebook: Una lista de varias plantillas de presupuesto para eventos.
• Concert Promotions: Una hoja de costos para el festival.
• Creative & Cultural Skills: Un presupuesto de muestra de producción de música en vivo.

Consejo: También puede consultar nuestra guía sobre cómo administrar presupuestos de eventos para obtener orientación adicional.

¿Listo para las vibraciones del verano?

Como puede ver, organizar un festival de música no es un baile de rosas. Es muy difícil simplemente salir hecho y es casi imposible obtener un beneficio.

¿Conoce a alguien que haya organizado su propio festival de música y haya obtenido ganancias? Háganos saber en la sección de comentarios.