Es fácil planificar eventos cuando el dinero no es un problema. Pero en realidad, el presupuesto siempre es un factor importante en la planificación de eventos.
Hemos elaborado una guía rápida para ayudarlo a comprender cómo conseguir patrocinadores para un evento. Lo ayudará con los aspectos de búsqueda y comunicación de la adquisición de fondos.
En ella, pasaremos por…
- Por qué las empresas patrocinan eventos.
- Cómo encontrar patrocinadores para su evento.
- Cómo presentarles su evento.
- Los diferentes tipos de patrocinio de eventos.
Luego de leer esto, sabrá exactamente cómo conseguir patrocinadores para un evento.
Por qué las empresas patrocinan eventos.
Es importante entender por qué las empresas patrocinan eventos. De esa manera, sabrá cómo venderles el evento para que se sumen a él.
Los patrocinadores, típicamente patrocinan un evento por una de las siguientes razones:
- Marketing y conciencia de marca.
- Alcanzar nuevos públicos.
- Generación de leads y desarrollo empresarial.
- Responsabilidad social corporativa.
Independientemente de la razón para patrocinar su evento, querrán un retorno medible de su inversión. Depende de usted mostrarles cómo se beneficiarán al patrocinar su evento.
Cómo encontrar patrocinadores para su evento.
Los posibles patrocinadores a los que debe acercarse dependerán tanto de su evento y de su público. Debe ser un buen partido para los tres a fin de que funcione.
Lo más importante es que debe ofrecer a los patrocinadores algo único. A continuación, se detallan algunos de los pasos que debe tomar para asegurar un patrocinador del evento.
1. Buscar potenciales patrocinadores de eventos.
Realizar una búsqueda a fondo sobre los posibles patrocinadores hará que todos los pasos subsiguientes sean más fáciles. Comience con compañías dentro de su nicho y vea si ya patrocinan eventos.
También puede hacer ingeniería inversa. Busque eventos similares a los suyos y vea qué compañías los patrocinaron. Es probable que patrocinen eventos del mismo tipo en el futuro.
Consejo: SponsorMyEvent es un gran recurso para encontrar posibles patrocinadores de eventos.
2. Crear una propuesta de patrocinio para el evento.
Una vez que haya seleccionado a los posibles patrocinadores, es hora de crear una propuesta sólida. Su propuesta de patrocinio debe adaptarse individualmente a cada empresa.
Su propuesta debe incluir lo siguiente:
- Quién es usted y por qué es alguien creíble.
- De que se trata el evento.
- Qué tipo de público atraerá.
- Oradores y patrocinadores destacados.
- Lo que la empresa obtendrá del patrocinio.
- Cifras claves (número de asistentes, estadísticas de redes sociales, etc.).
Su propuesta no debe ser lo primero que lance a posibles patrocinadores. Primero querrá endulzarlos un poco.
Consejo: Utilice esta plantilla de propuesta de patrocinio gratuita de PandaDoc para comenzar.
3. Averiguar con quién debe hablar.
Una vez que haya reunido una propuesta sólida, es hora de acercarse al posible patrocinador.
Es una práctica estándar enviar un correo electrónico … pero las empresas están inundadas de correos electrónicos. Entonces, ¿cómo se asegura de que su correo electrónico no se pierda en la pila?
En primer lugar, evite las direcciones de correo electrónico «info@» como la plaga. Es el lugar donde mueren todos los correos electrónicos de ventas.
En segundo lugar, nunca llame a la empresa y pregunte por el departamento de marketing. Será etiquetado como un telemarketer novato y lo dirigirán a la dirección de correo electrónico «info@».
En su lugar, recorra LinkedIn y vea si puede averiguar quién se ocupa de los patrocinios de eventos. Normalmente será alguien del departamento de marketing.
Reúna algunos nombres prometedores y llame por teléfono.
Pida hablar con uno de los nombres en la lista y si no están presentes solicite una dirección de correo electrónico. No se moleste en dejar un mensaje de voz, ya que rara vez funciona.
La mayoría de las empresas evitan tener correos electrónicos personales en su sitio web para evitar el spam. Sin embargo los encargados de marketing, a menudo, suelen contactarse mediante medios de comunicación online y sus correos electrónicos aparecerán en sus sitios web.
De otra manera, puede intentar adivinar la dirección de correo electrónico correcta. A veces, es tan fácil como el nombre.apellido@empresa.com. Otras veces suelen ser sus iniciales.
4. Redactar un email de presentación.
En este punto, es posible que todavía no esté 100% seguro de quién es la persona adecuada. Es por eso que redactará un simple correo electrónico de presentación:
“Hola [nombre de la persona a quien estás enviando el correo electrónico], espero que se encuentre bien. Estoy buscando a la persona que se ocupa del patrocinio de eventos y esperaba que pudiera orientarme en la dirección correcta. Un cordial saludo, (usted) «.
Envíe esto a todas las personas en su lista. Es probable que uno de ellos le diga a quién enviar un correo electrónico.
Consejo Nro. 1: Recuerde reemplazar «[nombre de la persona a quien está enviando un correo electrónico]» en su correo electrónico con el nombre real de la persona.
Consejo Nro. 2: Asegúrese de entender las reglas de cumplimiento de GDPR antes de enviar correos electrónicos en frío.
5. Escribir el correo electrónico real.
Ahora que sabe a quién dirigirse, ya está muy por encima de otros vendedores.
Todavía necesita escribir unas convincentes líneas sobre el asunto. Pero la posibilidad de que su correo electrónico se abra es significativamente mayor.
Tiene su primer nombre, así que abra su presentación con eso. No tenga miedo de poner el nombre del colega que lo refirió.
Haga que sea corto y atractivo. Demuestre que respeta el tiempo de la persona a la que le escribe.
Destaque por qué se está comunicando con ellos específicamente, y qué harán con su participación. Luego adjunte su propuesta de patrocinio para el evento.
6. Realizar un seguimiento.
Es probable que no reciba respuesta de inmediato. Eso está bien, la persona probablemente esté ocupada. Dale una semana y luego siga.
Cómo hacer un seguimiento es cuestión de gustos. Un segundo correo electrónico servirá, pero a menudo una llamada rápida puede ser más efectiva.
No debe tomarle más de un minuto de su tiempo. Simplemente diga:
«Hola, espero que esté bien. Le envié un correo electrónico la semana pasada y quería saber si había tenido tiempo de leerlo. Adiós gracias.»
Solo eso. No sea una molestia.
Si no se comunican con usted dentro de un período de tiempo razonable, pase al siguiente patrocinador potencial. Enjuague y repita.
Los diferentes tipos de patrocinio de eventos.
Un patrocinio justo no siempre significa solo una suma de dinero. Una empresa puede patrocinar su evento de otras maneras diferentes.
1. Patrocinio financiero.
El patrocinio financiero es el tipo más común de patrocinio de eventos. Por lo general, la compañía obtendrá una colocación de logotipo en el sitio web de su evento y en el evento en sí.
2. Patrocinio con productos o servicios.
En lugar de pagarle en efectivo, una empresa puede ofrecerle productos o servicios. Estos pueden incluir bebidas, comida, o incluso el lugar del evento en sí.
3. Patrocinio con publicidad.
La publicidad en los medios puede ser costosa, por lo que el patrocinio con publicidad es valioso. La compañía puede ofrecer pagar por ello a cambio de ser mencionada en relación con el evento.
4. Patrocinio de Influencers.
El patrocinio de Influencers es similar al patrocinio con publicidad. En este caso, sin embargo, el patrocinador es el medio de comunicación en lugar de alguien que lo paga. Los influencers incluyen bloggers, celebridades o personalidades de las redes sociales.
Depende de usted…
Hay mucho más en el patrocinio de eventos, pero ahora entiende lo básico. Haga una búsqueda adecuada, arme una propuesta de valor y acérquelo a la persona correcta.
Tenga en cuenta que no siempre funcionará. Es un juego de números. Hay muchos factores que influyen en si una compañía puede o no patrocinar su evento.
Pero siga estos pasos y ya habrá aumentado muchas veces sus posibilidades de asegurar a los patrocinadores.
¡Buena cacería!