El dinero es un factor importante cuando se trata de organizar un evento. Usted sabe eso, nosotros lo sabemos, y las empresas lo saben, ¡por eso aprovechan la oportunidad de patrocinar eventos!
En este artículo, cubriremos…
- Las preguntas básicas que debe hacerse antes de acercarse a un patrocinador.
- Cómo investigar posibles patrocinadores de eventos.
- Cómo acercarse a ellos una vez que tenga una lista.
- Los elementos básicos y la estructura de una propuesta de patrocinio de evento.
¿Está listo para conseguir ese dinero? ¡Hagámoslo!
Definir su marca de evento y objetivos.
Antes de que pueda redactar una propuesta de patrocinio de un evento (o contactar a patrocinadores potenciales en primer lugar), debe tener una definición clara de usted, su evento y sus objetivos.
Esto no solo lo ayudará a reducir su lista de posibles patrocinadores, sino que también lo ayudará a entender lo que puede ofrecer a cambio de su patrocinio.
A continuación le proponemos algunas preguntas clave que puede hacerse para ayudar a definir su marca y sus objetivos. Eso ayudará a que los patrocinadores del evento se sientan cómodos cuando envíe su propuesta.
1. Marca del evento.
¿Qué tipo de evento está organizando? ¿Cuáles son sus objetivos, sus valores y su filosofía empresarial? Tenga una definición clara de su marca personal como organizador de eventos.
2. Público objetivo.
¿A quién están dirigidos sus eventos? ¿Son profesionales con trajes que gustan de los eventos de redes y conferencias? ¿O son rockeros que tocan la guitarra de aire en festivales?
3. Experiencia profesional.
¿Cuál es su experiencia profesional?? ¿Tiene un historial de exitosos eventos en el pasado? ¿Ha trabajado en un campo que le ha dado habilidades transferibles?
4. Puntos de venta únicos.
¿Qué lo distingue de todos los demás organizadores de eventos que quieren que alguien invierta dinero en sus proyectos? ¿Tiene usted algunos puntos de venta únicos que lo hacen, bueno, único?
5. Beneficios de la asociación.
¿Qué suele hacer la gente al asociarse con usted? ¿Consiguen más ventas? ¿Su personal se siente inspirado? ¿Las compañías se verán bien si son mencionadas junto a su nombre?
¿Cómo investiga potenciales patrocinadores de eventos?
Una vez que tenga una definición clara de su marca, público objetivo y puntos de venta únicos, podrá comenzar a investigar y acercarse a posibles patrocinadores.
Aquí hay algunas maneras en que puede buscar patrocinadores de eventos:
- Encontrar empresas que hayan patrocinado eventos similares. (Es probable que vuelvan a patrocinar).
- Hacer una lista de los competidores de esas empresas. (No quieren quedarse fuera).
- Preguntar a los asistentes anteriores qué marcas utilizan. (Esas marcas quieren llegar a su público).
- Investigar a su público objetivo para descubrir sus gustos. (Las marcas que usen serán buenas candidatas para acercarse).
- Usar Sponsor My Event para buscar compañías que estén listas y dispuestas a patrocinar eventos.
¿Cómo se acerca a los posibles patrocinadores de eventos?
Ahora debería tener una lista de posibles patrocinadores a los que puede acercarse. Pero espere, ¿cómo puede acercarse a ellos sin una propuesta de patrocinio de eventos?
Calma.
Lo que va a hacer es hacer llamadas de ventas y enviar correos electrónicos de ventas. A nadie le gusta eso. (Hasta que compran, y en ese momento lo amarán). Pero todavía usted no ha llegado a ese punto.
Primero, debe averiguar quién es la persona adecuada para hablar. La «persona adecuada» es la que sostiene las cuerdas del bolso, y son notoriamente difíciles de conseguir.
Antes de llegar a esa persona, le llevará algo de tiempo consultar varios artículos online y perfiles de LinkedIn, así como llamar a los porteros y colegas por correo electrónico.
Afortunadamente, hemos reunido una excelente guía sobre cómo hacer precisamente eso. (Abra ese enlace en otra pestaña y vuelva aquí para averiguar cómo escribir su propuesta).
Cómo escribir su propuesta de patrocinio de evento.
Ahora estamos a punto de llegar al meollo del asunto. Una propuesta de patrocinio, también llamada «plataforma de lanzamiento», es una presentación de ventas por escrito. Como tal, no existen reglas duras y rápidas sobre cómo escribirla.
Solo tiene que vender su evento.
Una vez que haya pasado el control de acceso y alcanzado a la persona adecuada en la empresa, le pedirán que envíe una propuesta o que establezca una reunión con ellos.
Si se le ha pedido que envíe una propuesta por adelantado, un simple documento de Word o PDF servirá.
Si se le ha pedido que se reúna con ellos en persona, debe preparar un PowerPoint.
Veamos cómo escribir una propuesta de patrocinio de un evento.
1. Describir el evento en pocas palabras.
El evento es la carne de la deliciosa comida que se servirá a los posibles patrocinadores a medida que los corteje para que inviertan.
Asegúrese de que esta primera parte incluya todos los detalles relevantes que puedan interesar a los patrocinadores:
- Nombre del evento.
- Día y hora.
- Oradores y artistas.
- Catering y proveedores.
- Lugar y ubicación.
- Lo que hace que su evento sea especial (es decir, los PUV)
Sus potenciales patrocinadores también podrían estar interesados en la historia o los antecedentes del evento (si ha organizado un evento similar anteriormente).
Finalmente, estarán interesados en por qué usted hace lo que hace. ¿Cuál es el propósito del evento y cuál es su misión como organizador del mismo?
2. Presentar su público objetivo.
El tipo de evento que organice indicará a quién está dirigido. La segunda sección de su propuesta es donde puede demostrar exactamente quién es su público objetivo.
Estos son algunos de los detalles que debe incluir (cuantos más, mejor):
- Rango de edad.
- Género.
- Intereses.
- Ocupación.
- Nivel de ingresos.
- Conocimientos técnicos.
Dado que el elemento visual de su propuesta de patrocinio también desempeñará un papel en la forma en que se recibe, debe considerar armar una infografía para su público objetivo.
Consejo: Lea nuestra guía sobre cómo identificar a su público objetivo para que sepa exactamente qué incluir.
3. Demostrar su historial.
¿Recuerda cuando anteriormente hablamos de su historial profesional? Ahora es el momento de mostrar lo que ha logrado y los resultados que ha producido en el pasado.
Está muy bien que tenga una excelente idea para un evento. También es genial que su público objetivo se superponga con el de ellos. Pero, ¿por qué deberían confiarle su dinero?
Su historial profesional demuestra que sabe lo que está haciendo. Si quiere que la gente invierta en su evento, necesita demostrar un nivel apropiado de credibilidad.
Consejo: Eche un vistazo a cómo crear un currículum vitae de planificador de eventos para que pueda demostrar su historial.
4. Describir su proceso.
Ha explicado el concepto del evento, a quién va dirigido y por qué es la mejor persona para organizarlo. Usted ha hecho la parte reveladora, y ahora necesita mostrar.
Describa exactamente cómo ejecutará su plan paso a paso. Eso permitirá a sus patrocinadores ver si realmente sabe de qué está hablando y si está siendo realista.
Imagine que está escribiendo un plan de negocios que desea utilizar para solicitar un préstamo en el banco. Es el mismo principio si está pidiendo dinero al banco o tratando de obtener patrocinios.
Finalmente, la línea de tiempo también debe incluir sus esfuerzos de marketing. Esto le permite a los patrocinadores ver cuánta exposición al público objetivo, tan codiciado, les dará como parte del trato.
Consejo:Utilice esta guía para planificar el programas de eventos como marco para su propio programa.
5. Sugerir algunos paquetes de patrocinio.
Una vez que haya presentado un caso convincente para su evento, el público objetivo y su historial, es hora de mostrar a sus potenciales patrocinadores cómo pueden participar en la acción.
Debe armar paquetes de patrocinio que ayuden a exponer su marca y traerles más negocios.
Sus paquetes podrían incluir cosas como (haga clic en cada opción para ver un ejemplo):
- Banners de sitio web.
- Transmisión en vivo.
- Bebidas y catering.
- Bolsas de regalos y folletos.
- Características de la aplicación de eventos.
Consejo:Lea nuestra guía sobre ideas de patrocinio de eventos para encontrar algo de inspiración para su propuesta.
Plantilla de propuesta de patrocinio del evento.
Si está abrumado por toda la información que necesita incluir en su propuesta de patrocinio del evento, no se preocupe: no hay necesidad de reinventar la rueda.
Hay una serie de plantillas de propuestas de patrocinio de eventos listas disponibles, y, lo que es más importante, son gratuitas, que puede utilizar y modificar para adaptarlas a su evento.
Better Proposals es un gran ejemplo de una plantilla elegante y profesional que puede usar. También puede dirigirse a template.net y encontrar más de 13 plantillas de propuestas de patrocinio de eventos con las cuales trabajar.
¿Está listo para cortejar a los inversionistas?
Enhorabuena, está en camino de obtener fondos para su próximo evento. Recuerde personalizar cada propuesta. A todos les gusta un toque personal.
¿Tiene alguna experiencia con el envío de propuestas de patrocinio? ¡Compártalas con nosotros en los comentarios a continuación!
