Es genial escuchar comentarios sobre su evento mientras habla con los invitados. ¿Pero recordará todo lo que dicen una vez que todo haya terminado? ¿Las personas serán totalmente honestas cuando hablen cara a cara?
Utilizar un formulario de comentarios de eventos para su evento es una forma mucho mejor de capturar la información que necesita.
¿Cuál es el propósito de un formulario de comentarios de evento?
Un formulario de comentarios de evento, le permite reunir las opiniones y comentarios de los invitados sobre lo que salió bien y lo que salió mal.
La información que reciba lo ayudará a mejorar su planificación para el próximo evento y garantizará un mayor nivel de satisfacción del cliente.
Un formulario de comentarios podría tener preguntas relacionadas con:
- Lugar.
- Entretenimiento.
- Comidas y bebidas.
- Seguridad.
- Sonido y aspecto.
- Atmósfera.
- Facilidad de compra de entradas.
- Procesos de entrada y salida.
- Baños.
- Instalaciones.
- Personal.
- Experiencia general del evento.
- …y así sucesivamente.
No existe una única solución para todos cuando se trata de un formulario de evaluación de eventos. Tendrá que adaptar el formulario, con preguntas relevantes, según su el tipo de evento que organice.
Consejo:Consulte nuestra guía para evaluar eventos en busca de más contexto.
¿Cómo debe verse el formulario?
Hay diferentes maneras de pedirle a sus invitados que califiquen las preguntas en el formulario de evaluación de su evento.
La gente, por lo general, no está emocionada por llenar formularios y escribir comentarios. Necesita hacer el proceso lo más fácil posible. Es mejor usar las casillas de verificación en lugar de hacer demasiadas preguntas abiertas.
Puede elegir, si lo desea, que el invitado ingrese su nombre y detalles de contacto o dejar los comentarios estrictamente en el anonimato. Tenga en cuenta que pedirle a los invitados que completen sus datos de contacto es una buena manera de recopilar correos electrónicos para futuros fines de marketing.
Escala de valoración.
Puede usar una escala de valoración ]con casillas de verificación donde los invitados puedan marcar de acuerdo con el enunciado o la pregunta.
Esta es una buena opción para usar si desea obtener una evaluación por parte de la gente sobre cosas como el lugar, el entretenimiento, la comida, la seguridad, etc. Funciona bien si está haciendo preguntas como «¿Qué tan satisfecho estuvo con [un aspecto del evento]?»
Aquí hay un ejemplo de comentarios de evento donde se les pide a los invitados que califiquen diferentes aspectos en una escala del 1 al 5.
Alternativamente, puede usar clasificaciones de «pobre» a «excelente», «insatisfactorio» a «satisfactorio» o «insatisfecho» a «muy satisfecho». Así como así, este formulario de evento:
Tiene un es perfecto cuando quiere una evaluación general. Pero no lo ayudará a entender por qué las personas se sentían como lo hacían con respecto a las cosas.
Preguntas de final abierto.
Las preguntas abiertas incitan a las personas a dejar un comentario. No pueden responderse con un simple «sí» o «no» y no son adecuadas para una escala de valoración. Por lo general, comienzan con qué, cómo, por qué, dónde, quién o cuándo.
Ejemplos de preguntas abiertas incluyen:
- ¿Cuál fue su parte favorita del evento?
- Si pudiera hacer algún cambio en nuestra alineación de eventos, ¿cuál sería?
- ¿Cuánto tiempo le tomó pasar la seguridad para entrar?
Si va a hacer preguntas de final abierto, le sugerimos que limite la cantidad de caracteres que una persona puede usar para responder. Si bien desea escuchar lo que piensa la gente, tampoco quiere tener que leer una novela. Las preguntas de final abierto son excelentes para obtener una visión más profunda, pero tenga en cuenta que a algunas personas no les molestarán en absoluto.
Preguntas «si» / «no».
Las preguntas con «Sí» o «No» son probablemente las más fáciles de responder. La persona puede simplemente marcar o rodear con un círculo la opción «sí» / «no» junto a la pregunta. Este tipo de preguntas suelen comenzar con lo hizo, eran, era, son.
Ejemplos de preguntas «sí» / «no»:
- ¿Pudo encontrar los baños?
- ¿Disfrutó el entretenimiento?
- ¿Fue la comida de un nivel aceptable?
Un formulario de comentarios sobre el evento se llenará rápidamente si solo tiene preguntas de «sí» / «no». Sin embargo, no obtendrá una visión detallada de lo que realmente pensaron sus invitados.
Consejo:Para tener una mirada más completa, consulte esta descripción detallada de los tipos de preguntas de encuesta que puede hacer.
Poner todo junto.
Su formulario de evaluación del evento no tiene que usar el mismo estilo de preguntas, por supuesto. A menudo terminará usando una mezcla.
Sin embargo, la forma que le de a su formulario afectará los tipos de preguntas que puede hacer. Si pregunta «¿Volvería a asistir a uno de nuestros eventos?», no tendría sentido incluir una escala de calificación.
Cuando le pida a los invitados que califiquen ciertos aspectos de su evento, asegúrese de que esté perfectamente claro como deben hacerlo en el formulario. Si no está claro o es demasiado complicado, las personas se darán por vencidas y no perderán su tiempo.
Consejo:Eche un vistazo a este artículo con muchas ideas geniales para preguntas y formatos para usar en su formulario de evaluación de eventos.
¿Qué preguntas debo incluir en el formulario de comentarios del evento?
Las preguntas exactas a utilizar variarán según el tipo de evento.
Algunas preguntas genéricas que siempre querrá incluir son:
«¿Qué tan satisfecho estuvo con el evento?»
Puede dejar esto como una calificación general o usar subpreguntas separadas para la comida, el lugar, el entretenimiento, el proceso de compra de entradas, etc.
«¿Qué tan probable es que asista a otro de nuestros eventos?»
Es bueno tener una idea de cuánta gente estará interesada en su próximo evento. Esto mostrará que quedaron contentos con el evento al que asistieron.
«¿Qué tan probable es que recomiende nuestros eventos a sus amigos y familiares?»
Nuevamente, esto le da una buena indicación de si su evento anduvo bien.
«¿Qué es lo que más le gustó del evento?»
Las respuestas a esta pregunta siempre son agradables de leer para un organizador de eventos. Puede sentirse bien por todo lo que salio bien.
«¿Qué es lo que menos le gustó del evento?»
Aunque esta sección será más difícil de leer, lo ayudará a mejorar los eventos futuros. Puede parecer que todo funcionó bien, pero es bueno saber qué aspectos no fueron del agrado de los invitados.
«¿Tiene alguna sugerencia sobre cómo podemos mejorar para la próxima vez?»
Probablemente encontrará que hay respuestas similares a la pregunta anterior. Es una excelente manera de descubrir todo lo que no estuvo a la altura de las expectativas de un invitado.
Recuerde que sus preguntas deben estar en un formato que tenga sentido para la calificación. No olvide incluir espacio suficiente para preguntas abiertas.
Consejo: A continuación, le presentamos un buen vistazo a las preguntas que puede incluir en su formulario de comentarios.
¿Cómo puedo empezar?
Nadie espera que usted sea un genio del diseño y que cree el formulario desde cero.
Hay muchas herramientas online gratuitas que puede utilizar para crear el formulario de comentarios de su evento.
Aquí hay algunos para que eche un vistazo.
1. Plantillas de Word y Excel.
Las plantillas de Word y Excel tienen formularios de comentarios de eventos que puede personalizar. Son ideales para personas familiarizadas con la configuración de Word. Puede enviarlas por correo electrónico a sus invitados y pedirles que las completen y las devuelvan.
2. Formularios de Google.
Con Google Forms, puede diseñar cualquier tipo de formulario de evaluación de eventos. No solo es de uso gratuito, sino que también es fácil e intuitivo.
3. Survey Monkey
Si tiene un evento más pequeño, con hasta 100 invitados, y solo quiere hacer 10 preguntas, Survey Monkey tiene una gran versión gratuita que puede probar. De lo contrario, puede obtener la versión paga y hacer todas las preguntas que desee.
Consejo: Para obtener más opciones, consulte nuestra guía de herramientas gratuitas para encuestas de eventos.
¿Cómo puedo hacer que más personas llenen el formulario de comentarios del evento?
Puede hacer una de dos cosas para aumentar las posibilidades de que las personas completen el formulario.
1. Capturar comentarios directamente en el evento.
Es bueno obtener comentarios sobre el evento tan pronto como sea posible. Algunos planificadores, incluso, tendrán formularios listos al final del evento para que los invitados los completen antes de irse.
Lo que puede hacer es imprimir copias de uno de sus formularios personalizados desde plantillas de Word y Excel. Asegúrese de tener suficientes bolígrafos y una mesa que la gente pueda usar para completar los formularios.
2. Brindar incentivos para aumentar la tasa de respuesta.
Las personas estarán más dispuestas a hacer algo por usted si reciben algo a cambio. Utilizar incentivos para su formulario de comentariosdebería ayudar a mejorar la tasa de respuesta. Pero tendrá que pensar en un incentivo que sea valioso para sus invitados. Algunas ideas incluyen:
- Entradas a precio reducido para futuros eventos.
- Descuentos en mercancía.
- Artículos de marca.
Consejo: Para una mirada en profundidad, eche un vistazo a esta guía detallada de incentivos de encuesta.
¿Listo para crear su formulario de comentarios del evento?
Una vez que aprenda a crear, dar forma y enviar un formulario de comentarios sobre el evento será muy fácil.
Use las herramientas online gratuitas para comenzar, y pídales a sus colegas que le den su opinión sobre qué preguntas deben formular.
