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Checklist para organizar eventos

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Ya tengas una fiesta en casa o una conferencia en mente, tienes que planear tu evento al detalle para que la gente se lo pase bien. Hemos creado una lista modelo que podrás ajustar al tamaño de tu evento. Lo más importante es común a cualquier evento: planea con tiempo y así tendrás que preocuparte de menos cosas durante el evento.


Antes de que empiece el evento


    Fecha: asegúrate de que no coincide con algo importante.


    Ubicación: pensando en el número de invitados.


    Invitados: identifica a tu público. Esto te ayudará con algunas de las decisiones que tendrás que tomar.


    Comida/Bebida: consigue presupuestos por escrito para un número de invitados aproximado al real.


    Equipo: pueden ser tus amigos o voluntarios.


    Funciones del equipo: decide quien se encarga de cada tarea antes y durante el evento.


    Ponentes/artistas: confirma su disponibilidad para la fecha que has escogido.


    Patrocinadores/socios: haz una lista de posibles patrocinadores y asigna a un miembro del equipo para que los contacte.


    Plan de promoción: crea un plan y delega.


    Precio de entradas: ponle precio a las entradas y al merchandise.



Unas semanas antes


    Evento: crea una página para tu evento.


    Entradas: tus entradas tienen que ser fáciles de encontrar y de comprar.


    Promoción: envía emails, comparte el evento en grupos, pide que tu equipo y amigos lo compartan.


    Media: confirma a un fotógrafo. Deja que prensa se apunte al evento.


    Local: confirma qué material técnico necesitas en el local.


    Logística: asegúrate de que tus invitados y participantes saben llegar al evento.


    Programa: crea un programa y un orden del evento.


    Lista: haz una lista y revisala con tu equipo para saber que tu plan es sólido.



En el día del evento


    Local: comprueba que funciona el Wifi, que el equipo técnico está bien, pruebas de sonido y la decoración.


    Material: ten copias de las listas de invitados, el equipo, los sitios de los invitados,etc.


    Equipo: vuelve a revisar paso a paso el plan con tu equipo para ver si todo está yendo como esperado.


    Contacto: todo el mundo tiene que dar/tener un número de contacto en caso de emergencia.


    Participantes: cual va a ser el orden del día, contactos y resuelve cualquier otra duda.


    Media: asegúrate de que todo el mundo tiene sus pases.


    Promoción: consigue material fotográfico, anécdotas, videos, etc.


    Invitados: informa a tus invitados del programa y las facilidades del local.



Una vez haya terminado el evento


    Finanzas: consigue todas tus facturas, revisa tu presupuesto y recibe todos los pagos.


    Promoción: envía notas de agradecimiento, comparte el material del evento en redes sociales.


    Encuesta: envía una pequeña encuesta para saber qué opinaros los invitados de tu evento.


    Análisis: revisa cuantas entradas fueron vendidas para poder calcular para tu próximo evento.



Crea y planea tu evento con Billetto

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Crea una página para tu evento en menos de 10 minutos - añade entradas (gratuitas o pagadas) a tu evento

Promocionar & compartir

Comparte tu evento en redes sociales o usa la widget de Billetto para vender entradas directamente en tu web

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Podrás ver las estadísiticas a tiempo real de tus ventas diarias y conocer de dónde vienen

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Evita las colas

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Usa la lista de invitados

Exporta la lista de invitados de tu evento para poder usar esta información en futuros eventos

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