6 “Datos” sobre la planificación de eventos corporativos (y lo que debe hacer en su lugar)

La planificación de eventos no es una disciplina nueva.

De hecho, es casi tan antigua como las pirámides egipcias. ¿Sabía que la planificadora de eventos conocido fue Cleopatra? Sus lujosos eventos no habrían sido posibles sin un sin fin de sirvientes listos. (En su caso, criados y esclavos.) Y de alguna manera se las arreglaron sin ninguna de nuestras modernas tecnologías.

La planificación de eventos corporativos requiere mucho trabajo. No permita que nadie le diga lo contrario. Ya sea que esté organizando el lanzamiento de un producto, una conferencia o un evento de hospitalidad para clientes, obtener todos los detalles correctos (a tiempo y dentro del presupuesto) llevará mucho esfuerzo.

Por eso es totalmente inútil que se nos cuenten verdades dudosas sobre la planificación de eventos. Estas no solo son incorrectas, sino que también pueden obstaculizar su progreso y, en última instancia, el éxito de su evento.

Aquí hay 6 tales «datos» y cómo evitarlos.

1. Se necesita una persona para organizar un evento.

Es muy poco probable que una sola persona sea capaz de manejar todos los elementos que intervienen en la planificación de un evento corporativo. De hecho, cuanto más grande, largo y complejo sea el evento, más ayuda necesitará para unir perfectamente en el día todo lo que necesita.

Claro, un planificador de eventos puede coordinar los esfuerzos de todos y tomar todas las decisiones importantes. Pero necesitará asistentes especializados, ya sea internos o externos, para tratar aspectos individuales como:

• Encontrar el lugar apropiado.
• organizar el catering.
• Reservar el entretenimiento.
• Planificar el programa del evento.
• Comercializar la marca.
• Logística.
• …y mucho más.

2. Los eventos corporativos son asuntos formales.

Las oficinas tienen la reputación de ser congestionados lugares para trabajar. Así que no es de extrañar que la misma cortesía se extienda a los eventos corporativos fuera de ellas.

En décadas pasadas, grandes reuniones formales de conferencias pueden haber sido la norma. Ese ya no es el caso en elsiglo 21.

Si bien es de esperar que su evento sea profesional, no hay ninguna razón para que el formato no sea casual. Tal vez incluso un poco peculiar y — shock, horror — agradable. ¿Qué tal una carpa de fiesta suntuosamente decorada en lugar de una sala de reuniones de hotel estándar?

3. No es necesario programar el evento con precisión militar.

Nuevamente incorrecto.

Un calendario claro planificado con la máxima precisión es exactamente lo que se requiere. Muchos organizadores de eventos intentan correr el día sin preocuparse demasiado por los horarios de las sesiones o los descansos. El resultado inevitable es el caos, ya que los delegados no saben dónde se supone que deben estar en un momento dado, mientras que los oradores no están seguros de cuánto tiempo tienen disponible.

Un enfoque mucho más profesional es trazar un itinerario estricto con un calendario de eventos, incluyendo la hora del almuerzo, los recreos y los eventos nocturnos cuando sea necesario.

4. El lugar realmente no importa.

Este es quizás uno de los mitos más grandes que existen.

De hecho, lo contrario es absolutamente cierto. Obtener el lugar adecuado puede ser el secreto para un evento empresarial exitoso y memorable.

Comienza con la ubicación:

• ¿Pueden todos llegar y volver fácilmente?
• ¿Hay WiFi rápido y confiable?
• ¿El ambiente brinda el tono correcto?

El lugar es la base de todo lo que sucederá allí. Sin embargo, también debe ser capaz de satisfacer todas sus necesidades. Ya sea que elija un club nocturno de lujo, un lugar con un jardín privado o un palacio histórico, no escatime en la investigación y asegúrese de sorprender a sus delegados e invitados.

5. No necesita un plan B.

Confiar en nada más que su plan original es un enfoque peligroso. ¿Recuerda la Ley de Murphy que dice «todo lo que puede salir mal, saldrá mal»?

Aunque, por supuesto, debe asegurarse de haber revisado y vuelto a verificar cada elemento en su lista de planificación de eventos, nunca hay una garantía.

Incluso los eventos más hábilmente planificados pueden salir mal cuando menos se lo espere: Ha habido una tormenta anormal y su lugar se queda sin energía. Su orador principal cancela con poca antelación debido a una laringitis. La imprenta se retrasa en entregar los productos de marketing.

Sea lo que sea, debe tener un plan alternativo, por si acaso.

6. No hay nada más que hacer al final del evento.

Sería encantador pensar que puede relajarse luego de un día de conferencia o capacitación.

Pero lejos de eso: su trabajo no ha terminado todavía.

Una vez que haya finalizado y haya establecido el lugar, hay tareas importantes posteriores al evento que pueden tomar días o semanas. De los cuestionarios de retroalimentación a otras mediciones de rendimiento. Desde correos electrónicos de seguimiento hasta tareas de informes.

Hay mucho trabajo por hacer para asegurarse de que su evento haya alcanzado sus objetivos.

Autor: Dakota Murphey proporciona contenido para una pequeña selección de sitios de la industria de eventos, incluido Billetto.