Cómo encontrar el software de gestión de eventos adecuado para sus necesidades

Encontrar el software de gestión de eventos adecuado puede ser complicado con tantas opciones disponibles.

Buenas noticias, sin embargo: no necesita pasar horas mirando a Google. Hemos recopilado esta sencilla guía sobre cómo encontrar la aplicación adecuada para sus necesidades.

Preguntas para hacerse en primer lugar.

Antes de comenzar a mirar las diferentes opciones disponibles, querrá hacerse estas preguntas:

1. ¿Qué desea que haga el software de gestión de eventos?

Es 2019, por lo que ciertamente no hay escasez de herramientas de gestión de eventos geniales por ahí.

Tener una idea clara de lo que quiere que haga su software antes de comenzar a buscar le ayudará a reducir sus opciones.

Aquí hay algunas ideas para comenzar:

• Venta de entradas: ¿Quiere vender entradas online y ver análisis de ventas actualizados?
• Gestión de proyectos: Algunos programas ofrecen una solución de extremo a extremo para gestionar todos los aspectos de su evento en una sola herramienta.
• Registro online para eventos: Los participantes pueden registrarse online, y la información se registra directamente en su base de datos.
• Gestión de la base de datos: ¿Necesita un sistema de CRM que lebrinde una vista detallada de los participantes y le permita interactuar con ellos?
• Herramientas de marketing:Cree landing pages para el registro online y realice campañas de marketing por correo electrónico y redes sociales.
• Coordinación de equipo o personal: Seguimiento de quién está haciendo qué.
• Informes: Ejecute análisis de datos demográficos como la venta de entradas, los canales de comercialización más efectivos y los gastos.
• Encuestas: Encueste a los clientes para averiguar qué hicieron y qué no les gustó del evento, para ayudarlo con la planificación futura.
• Gestión del presupuesto: Realizar un seguimiento de todos sus fondos y supervise los gastos. Obtenga un ROI preciso en todo momento.

Es posible que desee hacer una lista de sus necesidades y deseos: ¿Qué necesita absolutamente que haga el software (funciones obligatorias) y cuáles son los que más le gustan? Esto lo ayudará a priorizar el software de gestión de eventos según sus necesidades específicas.

Si aún no está completamente seguro de esto, no se preocupe.

A medida que comience a investigar diferentes aplicaciones, tendrá una idea de las diferentes funciones disponibles. Tal vez encuentre algo que ni siquiera sabía que existía.

2. ¿Cuánto quiere gastar?

No hay una respuesta coherente cuando se trata del precio «correcto» del software de gestión de eventos. Es una buena idea calcular cuánto está dispuesto a pagar antes de comenzar a analizar sus opciones.

Algunas herramientas de software para la gestión de eventos están basadas en suscripciones, mientras que otras utilizan un modelo de pago por registrante. Los precios de estas pueden variar mucho. Las herramientas más caras generalmente ofrecen más en términos de características y facilidades de uso.

Si solo está buscando un software gratuito de gestión de eventos, hay muchas herramientas para mantenerlo ocupado. Estos pueden ayudarlo a administrar las cosas hasta que esté listo para cambiarse a un modelo pago.

Consejo: Aquí hay una vista detallada de los diferentes tipos de opciones de pago.

3. ¿Cuántas personas utilizarán el software de gestión de eventos?

Si usted es una empresa individual o pequeña, es posible que no tenga sentido utilizar un software que se adapte a una gran empresa con muchas partes móviles.

De manera similar, si su software va a incluir registros de clientes o entradas, deberá manejar el volumen adecuado de personas.

Consejo: Aquí hay una fantástica guía que repasa las preguntas más importantes que debe hacer al elegir la herramienta de gestión de eventos adecuada.

Cómo descubrir rápidamente el software de gestión de eventos.

Internet es algo maravilloso, ¿verdad?

Por ahora, olvídese de hacer una búsqueda en Google.

Diríjase directamente a la página «Administración de eventos» en SoftwareAdvice. Aquí encontrará una lista completa de docenas de herramientas de software de gestión de eventos. ¡De nada!

Para cada herramienta, puede encontrar la siguiente información sin tener que hacer clic en más:

• Un breve fragmento del software.
• Una idea de su rango de precios (calificados en signos de dólar).
• Las plataformas con las que es compatible.
• Para qué tamaño de negocio es adecuado (pequeño / mediano / grande).
• Clasificación por estrellas con un enlace a las reseñas.

Desde aquí, puede hacer una de dos cosas:

1. Leer todos los diferentes listados y tomar nota de cualquiera que se destaque. (Había 75 listas en el momento de escribir, por lo que puede llevar algún tiempo revisarlas todas).
2. Use los prácticos filtros en la parte superior para eliminar todo el software de gestión de eventos que definitivamente no será adecuado para sus necesidades. Puede filtrar por precio, calificación, tamaño e industria.

Por supuesto, SoftwareAdvice no es el único lugar para encontrar una lista de búsqueda de software de gestión de eventos. Aquí hay algunos otros que puede probar:

• Capterra
• EventMB
• GetApp
• G2 Crowd

Todos estos ofrecen una buena manera de descubrir, clasificar y filtrar software relevante.

Cómo evaluar el software de gestión de eventos.

Finalmente, terminará con una lista corta de software que se ajuste a sus requisitos básicos. Pero, ¿cómo reducir esto aún más? Al mirar:

Mezcla de características.

El software de gestión de eventos puede variar mucho en términos de las características que ofrece. El software gratuito de gestión de eventos probablemente tendrá más funciones limitadas que algo por lo que pagará una buena cantidad de dinero en efectivo.

Debe mantener su lista de «debe tener» a mano para evaluar objetivamente qué software es el mejor ajuste. ¿Realmente necesita todas las campanas y silbidos que podría estar ofreciendo?

A pesar de que una pieza de software puede sonar realmente genial, no tiene sentido pagar por cosas que realmente no usará.

Consejo:Consulte esta guía para ayudarlo a evaluar qué características podrían ser útiles.

Reputación.

No reservaría un hotel sin leer algunas reseñas. Lo mismo ocurre con la compra de software de gestión de eventos.

Solo porque algo se ve bien en el papel, no significa necesariamente que lo sea. Descubra qué experiencias han tenido otros planificadores de eventos.

De fácil uso.

No tiene sentido invertir dinero en algo que va a ser un dolor, ya sabe donde, para usar.

Desea que su software de gestión de eventos sea fácil de entender para todos en su equipo. Esto significa que su software elegido debe ser:

• Intuitivo para averiguar.
• Fácil de navegar.
• Cargar rápidamente (por ejemplo, al cambiar de menú).
• Presentar datos y estadísticas en una vista fácilmente digerible.
• …y así sucesivamente.

Leer algunas de las experiencias de otros usuarios (ver «Reputación») a menudo le dará una idea clara de lo fácil que es usarlo.

Afortunadamente, hay muchas publicaciones de comparación para facilitarle la vida.

Consejo: Eche un vistazo a esta gran comparación de las 10 mejores herramientas de gestión de eventos.

¿Hay una versión de prueba gratuita?

Algunas compañías, como Cvent y EventMobi, le ofrecen una prueba gratuita para que pueda experimentar su software de gestión de eventos online antes de comprometerse.

Esta es una excelente opción, especialmente si tiene problemas para decidir entre algunas herramientas. Por lo general, una prueba durará solo de 2 a 4 semanas, así que asegúrese de aprovecharla al máximo.

Consejo: Aprenda más sobre los factores clave a los que debe prestar atención.

¿Encuentra lo que busca?

Esperamos que esta guía lo haya dado una pequeña ayuda cuando se trata de buscar el software de gestión de eventos adecuado.

Puede tomar un poco de prueba y error antes de encontrar la aplicación perfecta. Pero una vez que lo haga, la ejecución de eventos será mucho más fácil y mucho más placentera.

¡Buena suerte!