Cómo hacer un ensayo previo a un evento (+ Lista de verificación)

Solo tiene una oportunidad, no pierda la oportunidad de volar, esta oportunidad se presenta una vez en la vida…

– Eminem, «Lose Yourself»

Como intérprete en vivo, Eminem entiende el valor de los ensayos. No hay nada más embarazoso que asfixiarse frente a una multitud emocionada (y crítica).

Como organizador de eventos, debe valorar los ensayos tanto como Eminem. Aunque sus ocupaciones son diferentes, el resultado de un evento fallido es el mismo: la gente abucheará. Y tirará cosas.

Así que echemos un vistazo a los ensayos para eventos, por qué son importantes, y cómo hacerlos.

Siga leyendo para descubrir…

• ¿Qué es un ensayo?
• ¿Por qué debería hacer uno para su evento?
• ¿Cómo hacer una ensayo exitoso?
• Los diferentes tipos de ensayos.
• ¿Para qué eventos es más adecuado un ensayo?
• Una lista de verificación de ensayos para eventos.

La verdad es que no solo tiene una oportunidad de organizar un evento exitoso. Al menos no si la ensaya bien.

¿Qué es un ensayo para eventos?

Aquellos de ustedes que estén familiarizados con el mundo del teatro conocerán el término «ensayo general». Es donde los actores recorren toda la obra como si el público estuviera presente.

No se permiten descansos, comentarios o cambios durante un ensayo general. Es un ejercicio brillante sobre lo que sucederá el día del evento y cómo todos manejarán los errores cometidos.

Un ensayo para su evento debe ser similar a un ensayo general. Es una forma de verificar si usted y su personal están preparados adecuadamente para lo que vendrá una vez que lleguen los invitados reales.

Piense en ello como un simulacro de incendio. No pretende causar estrés adicional, sino reducirlo porque todos ya sepan exactamente qué hacer.

¿Por qué debe hacer un ensayo para su evento?

Hace algún tiempo, la limusina de Barack Obama, apodada «La Bestia», se atascó en un lomo de toro. (O no, dependiendo de a quién le pregunte). A la mayoría de la gente le pareció un escenario hilarante, y algo patético a los ojos de sus críticos.

Imagínese el auto más seguro del mundo atrapado con la guardia baja por un pequeño lomo de toro. Este escenario enfatiza la importancia de los ensayos para el éxito de un evento.

Cómo realizar un exitoso ensayo de un evento.

Cubra todos los aspectos de su evento para asegurarse de que la respuesta de usted, y desu equipo, sea la que usted desea que sea. El equipo de Obama probablemente había realizado varios ensayos.

Sin embargo, eso fue antes de la fatídica visita a Irlanda. Dejaron algo fuera ese día, y el resultado ahora está en todas partes en Internet para que la gente lo vea.

Los ensayos de eventos exponen esas pequeñas grietas en la armadura que pueden no ser evidentes durante el proceso de planificación. No aparecerán hasta que empiece el evento real.

Para saber cómo realizar un exitoso ensayo de un evento, es importante que comprenda los diferentes tipos de ensayos de eventos, así como a qué eventos son más adecuados.

Los diferentes tipos de ensayos de eventos.

El tipo de ensayo que harás para su evento dependerá en gran medida del tipo de evento que esté organizando. Pero como regla general, existen dos tipos de ensayos.

Ensayo técnico.

Aquí, se prueba todo el equipo técnico que planea usar durante el evento principal. Eso incluye sonido, iluminación, efectos especiales y automatización.

En el teatro, por ejemplo, los diseñadores harán un ensayo especial para ver cómo la luz afectará el color de los accesorios y el vestuario para poder así realizar los cambios necesarios.

El equipo técnico también tendrá la oportunidad de familiarizarse con el flujo del evento y de solucionar cualquier problema, como el encuadre, los niveles de brillo de la luz, la posición y los ángulos.

Ensayo logístico.

Un ensayo logístico es donde su equipo tendrá la oportunidad de practicar a través de todos los movimientos del evento.

Eso incluye preparar el menú, configurar los arreglos y la decoración de las mesas, mezclar los cócteles, colocar letreros y revisar todos los planes del evento.

Este tipo de ensayo se debe hacer lo más cerca posible del evento real, para que nadie se olvide de lo que debe hacer antes de que tenga que hacerlo.

Tipos de eventos donde los ensayos son más relevantes.

Todo tipo de eventos puede beneficiarse de un ensayo, aunque algunos son definitivamente más propensos a necesitar uno que otros. Revisemos los cuatro tipos de eventos que obtendrán el máximo provecho al realizar un ensayo.

Demostraciones en vivo.

Evetos tales como una demostración de productos en vivo por parte de una empresa, deberían dejar al público lleno de expectación y entusiasmo por el nuevo producto o servicio.

Nada es más embarazoso que intentar mostrar un nuevo producto solo para que falle frente a la audiencia a la que espera venderlo. No sea como Apple aquí abajo:

Representaciones teatrales.

Como se mencionó anteriormente, los teatros están muy bien versados en ensayos y pruebas de vestuario. Eso es porque, en caso de salir mal, romperá el suspenso y incredulidad del público.

Incluso «La obra en la que todo sale mal», que se basa en el concepto de que todo se desmorona, se planifica meticulosamente. (Principalmente para que no haya objetos que golpeen a los actores en la cabeza)

Conciertos de musica.

Al igual que con las representaciones teatrales, el público asiste a un concierto de música con la expectativa de que todos sepan lo que están haciendo, especialmente los músicos.

Si el cantante principal se olvida la letra, el baterista está fuera de tiempo, y el guitarrista arruina su solo, eso deletrea «crítica negativa» en mayúsculas.

https://www.youtube.com/watch?v=FKGYLC3a-Tk

Presentationes.

Muchas cosas pueden salir mal durante una presentación. Ninguno tal vez tan desafortunado como el incidente en el que un maestro de escuela reprodujo accidentalmente un video de “pájaros y abejas” en un proyector frente a una clase atontada.

No sea como el. Especialmente no si su presentación es sobre algo serio que quiere que la gente compre o apoye con una donación.

Lista de verificación para ensayos de eventos.

Ahora que está familiarizado con los ensayos, la importancia de ellos y cómo aplicarlos, es hora de ver el conocimiento práctico de los ensayos para eventos.

Aquí hay una lista de cosas que puede hacer antes del evento como parte de su ensayo:

• Encender las luces y asegurarse de que apunten al lugar correcto.
• Probar los micrófonos y pedir comentarios.
• Organizar las mesas y los asientos.
• Asegurarse de que todos puedan ver lo que está sucediendo, sin importar dónde se sienten.
• Poner la decoración del local.
• Verificar todos los documentos, diapositivas y archivos.
• Comprobar la velocidad de la conexión Wi-Fi.
• Realizar el espectáculo con todos los actores y accesorios.

Consejo: Puede leer más sobre cada uno de estos elementos en este artículo que incluye una lista de verificación para la ejecución del ensayo de un evento.

No lo deje al azar.

Debido a la sensación de estar atado por dinero en efectivo, tiempo o ambos, algunos organizadores del evento pueden optar por renunciar a realizar un ensayo del evento antes del evento principal.

Eso puede convertirse en un asunto costoso en una fracción de segundo. Corre el riesgo de recibir comentarios negativos en las redes sociales, desmoralizar a su equipo y perder patrocinadores y donantes.

Por lo tanto, incluya un ensayo en su presupuesto. Simplemente podría ahorrarle dinero.